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易选型深度剖析:易快报助力企业数字化,报销和费控走到线上的关键点在哪?

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正和岛副总裁、悦聚信息科技CEO王昆鹏,邀请易快报创始人兼CEO马春荃,为大家剖析“互联网时代的费用管控:从报销制度到数字平台”。

来源:至顶网软件频道2017-12-19 14:28:46

关键字: 易快报

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数字化时代的到来,让一切线下流程搬到了线上去完成。在提高原有效率的同时,也将员工报销变得更精准化,透明化。

易选型【选型直播】第5期,正和岛副总裁、悦聚信息科技CEO王昆鹏(以下简称王),邀请易快报创始人兼CEO马春荃(以下简称马),为大家剖析“互联网时代的费用管控:从报销制度到数字平台”。

易选型丨来 源
易快报创始人兼CEO 马春荃丨嘉 宾
悦聚科技CEO、正和岛副总裁 王昆鹏丨主持人

王:易快报为什么要在这个时代做报销和费用管控平台?

马:易快报成立于2014年,创建初期看到企业在低效率的费用报销方面有着巨大的困扰,这些困扰给企业的支付平台以及消费平台都带来了负面的影响。如果把这些数据流到企业内部,可以让员工的效率大大提高。

不光是效率提升或是管理利益的加强,让数据透明和合规性管控发生在事前,最后使得面向于业务和业绩考核的计算变得实时,这样一来对于企业而言把一件看上去是内耗的事情变成一个面向业务有价值的东西。

易选型深度剖析:易快报助力企业数字化,报销和费控走到线上的关键点在哪?

马春荃(右):毕业于北大的软件工程硕士,在2014年创造了报销费控的的第一品牌——易快报,曾在上市公司任客户服务事业部总经理,率先提出了云服务理念,推动了用友互联网转型,在国内管理企业变革和服务转型领域具有非常丰富的实战经验。

王:过去几年,企业在“报销”这项工作上有了哪些变化?

马:先来说一下过去,所有企业报销还在采用纸质与誊抄数据的过程中,以至于财务不能很及时的发现报销金额已超出整体预算。随着数字化、移动化的发展,订机票、酒店、买办公用品全都可以通过线上平台购买。与此同时,当业务采用移动化部署的时候,老板审批、员工签到等行为均可以通过智能手机完成。

当数字贯通,财务人员誊抄的过程就解脱了。那么再说预算管控,就可以在事前消费、事中审批和事后预算中得到提醒控制甚至报警。

王:在线费控平台,对目前还处于线下运营管理方式为主的企业,能够解决哪些方面的问题?

马:线上管理平台有以下几大优势:

第一,效率。各种对接,各种打通,从订购到报销到支付到记帐。可节省报销环节当中的75%,这就是一个巨大无效成本的降低,所以说效率在各个环节上都有所降低。

第二,透明。把钱花在该花的地方,让消费产生后的报销更加真实化。通过联通外部的消费平台、支付平台使数据信息无法被篡改,企业负责人可以调取员工任何时候的报销记录。

第三,利用实时的预算消费标准的管理,让预警发生在事前,这个也是让管理在事前做到管控到位。

王:易快报是通过哪些产品和技术方式,来实现在线费控平台的这些特点的?

马:第一,在线费控平台拥有八个大的模块,其中申请借款报销为核心模块。它是一个用户自定义高度引擎化的一个平台,企业通过易快报商城可以进行采购。

第二,易快报做了第三方的数据聚合平台。不管员工在任何地方消费,这些数据都可以打通个人授权之后导入。

第三,电子发票。例如去西少爷买肉夹馍打出来的就是二维码,当接到电子化发票这类结构化数据,税额税率都会很快速的核定出来。相比较传统报销流程,企业都是把报销、审批的结果做成Excel,这种导入的方式使得报销的效率很低且容易出错。

易选型深度剖析:易快报助力企业数字化,报销和费控走到线上的关键点在哪?

第四,费用的统计和分析。原来我们统计数据是大口径管理费用、销售费用效应的研发成本,现在企业都在讲人单合一,项目化考核,精细化运营。因此结合现在的情况报销必须是实时的,必须是明细到每一个原始数据,创建Excel的透视表进行列的分析。

第五,财务记帐。最终计入到帐目,还是一个誊抄的过程。

王:对于企业来说财务是特别关键且敏感的一点,财务和费用管控的云平台是如何确保用户财务数据的安全?

马:诚如“安全”是SaaS企业立身的根本,易快报很早就在企业内部打造了内部安全体系,以下几点较为突出。

第一,数据加密。数据库不管是在移动端还是服务器端均进行加密处理,而且中间通信是通过SSL进行加密,内控安全上面获得了ISO27001的认证。数据的全生命周期都是安全可控的,保障企业的数据不被盗取,不被篡改,不被变更。

第二,数据保存的完整性。在2015年产品上线的时候进行了多端云的备份,今天在本地化情况下面会遇到的数据损失、损害的问题在云端会大幅降低。易快报在这方面做了三端的云备份,三个云的中心都是跨越了上千公里,不会一次性一个灾难就把数据弄丢、损毁,这也是易快报在数据安全上面打造的核心。

王:现在随着企业的需求,会支持私有化部署吗?

马:目前使用的技术当需要进行本地化迁移时数据类似集装箱一样,只要调用这个箱子放到数据中心就变成独立的运营体系,从架构上面就可以实现客户的自有化部署,而且自有化部署效率会比原来重新搭建服务器来的更高效更标准。

王:易快报在开放战略上做了什么?只满足企业在费控上的报销流程方面?

马:在开放性战略上易快报最开始的时候就认为应该是有广泛的连接,只有连接了这些第三方消费的平台,才能够去获得高效和透明。

只有能够广泛连接外部,比如云之家、企业微信、朋友圈等这些主流的移动用户,才能让企业用户在使用易快报的时候成本更低。时至今日应该说从公有化到私有化广泛联通各种平台,同时还有各种HR系统,所以广泛连接一直就是核心的产品价值观,也是被业内称为在SaaS圈里面连接最多的独立SaaS平台。

王:现在像钉钉、企业微信、云之家在广泛提供平台业务拓展,易快报怎么看待这个平台和ISV服务商的关系?

马:平台战略、平台思路和专业化路径是不同维度的事情,一旦有了平台基因其实就会规避去做一些专业化细分的这种领域,这首先是一种姿态和战略方向的不同。

当需要做到细分专业的时候,资源的耗用和占用这又是另外一个层面的事情,做平台可能都知道钉钉团队二百多人做一个平台,但是如果说易快报现在八十人,每做一个细分品类的时候就要快速扩张,而且这个扩张的团队要持续迭代才能满足客户的需求。现在这个时代是软件的3.0也好4.0也好,其实已经到了软件工业化阶段。

易选型深度剖析:易快报助力企业数字化,报销和费控走到线上的关键点在哪?

王:针对行业竞争门槛,易快报是拥有了怎样的技术壁垒或者做到了哪些专业领域的深耕?

马:竞争门槛是动态的,今天的门槛到明天可能是行业标准,门槛只是标准的演进而已。但在技术层面,易快报在以下几个技术点上设有较高的门槛。

第一,整个产品架构理念。当要满足从小微企业到大型企业集团丰富的功能需求的时候,就在这一个细分点的功能需求,必须把各种场景和功能抽象。首先要考虑标准化,其次它可以组合形成个性化的场景。那么这样的产品才能够快速响应客户需求,同时又能够快速安装部署,让用户真的能够敏捷的随着市场的变化,企业形态的变化,自己随需而变,所以第一个门槛就是架构理念,产品的业务架构理念和产品设计理念。

第二,由此支撑的IT技术。底层技术必须是能够随需而变的,如果是定死的数据结构,定死的数据链,就会发现每增加一个需求的时候,扩充链对性能效率就是巨大的损失。这个对私有化的系统可能还能够接受。但是如果是云平台,这时必须能够有新的设计架构模式,能够支撑这种个性化和通用化,以及SaaS平台云化的性能不衰减,个性化还能满足。

第三,销售渠道的门槛。要广泛获得客户认可,就需要有广泛的渠道合作。易快报是打造了云之家和企业培训这样的合作,使得客户选择成本非常低,也使合作伙伴的开发部署成本相对较低。

王:易快报在行业当中的竞争优势体现在哪里?

马:大家现在讲敏捷,那敏捷是什么,敏捷就是快速响应变化,产品要变,组织要变,你的考核的维度也要变,也就是说你报销的维度和报销核算的精细度也要随之发生变化。

产品的架构。把每一个细分的东西搭建起来,形成一个碎片的东西。从记录档案到消费的记录层级,再到报销单单序模板层级都是从零开始。如果有新的变动和组织调整时,通过结构化数据报销的标准和预算标准也可以匹配到新的流程,这就是在产品灵活性上的巨大飞越。

从核算分析上。费控已经不仅是省钱,费控是一种投资,费控是一种面向业务的费用支出。所以要看到平台上透视的表格是可以按照不同的从人到项目、到各级的组织、到各种的费用类型、费用层级,进行分组绘图,进行透视表的搭建。你可以行列颠倒,快速的小计、核计。这些数据是基于固定的预算去判断消费,而不是基于业务动态的变化,收入不断的调整去判断预算被控。

王:易快报此前也参加了我们正和岛易选型——年度企业服务案例大赛,获得了企业成功案例大奖。我们特别希望马总能与我们分享一下,为企业在报销和费控管理方面带来的借鉴意义?

马:这种案例很多,这个客户叫仅一科技,它是国内自动化包装领域融合的企业,他整个构想的思路是这样的,他认为过去企业的IT化是大而全的一体的业务体系。面对现在业务的变化他需要每一个业务单元,不仅是IT部分,组织业务单元也要更敏捷的适应市场的动态变化。易快报的模式是可以让他在过程当中平滑的切换,而不是规划三个月,实施半年,然后用了五年,不动了。

易快报本身对接外部第三方系统,使数据明细、打通,也是他提高效率和降低成本费用的核心诉求之一。他需要内部的管理可以高度的货币化,企业老板就可以高度的放权。这样既解脱了员工,也解脱了老板,让它成为一个高效敏捷的内控系统。

王:能不能结合某个场景,对使用易快报的流程做一个描述,可以让我们更加直观地了解到科技给我们带来的变化?

马:对比现在,过去的办公OA报销只是一个员工贴票的过程,并没有预算和报销标准去响应。在使用易快报云平台之后,对接了第三方数据平台,员工不需要再誊抄这些信息,只需要授权绑定这个账户,自己选择性的导入这些打车记录,导入这些差旅的行程记录,导入到云平台里。

去重,重复报销是电子发票到来之后巨大的风险,同样也是对财务非常大的风险,一旦出现重复报销或者是假票入账,就变成了白白支出。而对接消费平台、数据聚合平台,就帮助员工录入的信息真实透明,重复的电子发票报销这一个点上就极大的提升了效率,降低了风险。所以易快报的标语就是帮企业省钱,让员工省事。

王:什么样的企业更加适合易快报这种费控平台产品?

马:报销这个市场,应该是更广阔,每家企业都需要,甚至行政事业单位都是需要的。但核心突出的目标是分两个圈层,两个画像。一个是通过行业来去看,这个行业叫现代服务业,现代服务业是软件厂商、咨询公司、事务所、解决方案提供商,这些厂商报销多,都是白领。所以都会有差旅、外勤、打车等等这些商务活动,所以它报销的频率很高,所以它整个工作负担很重。

还有一个企业画像是依据组织形态,多分公司、多办事处、多门店,三多的企业。它第一点就是不在同一个地方,寄送发票审批不同意再打回来,两个半月的周转周期,它效率很低。

第二,监管失控,只有通过数字化、信息化和云端的方式才能及时监管,这个是从企业形态去看。这两类是在电子发票和电子办公时代最核心的客户群体,他们内化的刚需支撑他们必须有一套能够跨地域、时时、移动化的这样的一键报销服务。

王:企业的个性化需求如何解决?易快报怎样平衡企业的通用需求和个性化需求?

马:易快报做的是组件化,组件化的初心是来自长期做软件的过程中总结出的经验和教训,写死代码和开关肯定是不能的。必须把零件做成标准化零件,螺丝、螺母、板材,课件。当搭建出这些组件的时候,可以看到个性化需求是可以通过组件拼装出来的。现在看到的企业个性化,实际上是通过场景的抽象就可以变成技术组件。这样就解决了至少90%以上的客户痛点。

小微企业我给它预支的能力;中型企业可以快速变更,我让它有变更的可能性;大型企业的时候会分成不同的集团子公司,每一个集团子公司的模板又是不一样的,需要组件的个性化,模板的自定义。如果有外连的企业对接,可以通过对接的接口,如果这个还不够,那就是接入接口。自己如果有SaaS平台的话,有一些业务数据也会对接上,不仅是说搭建一个内部闭环个性化流程,还要有客户自己的业务形态。

王: 怎么样灵动响应客户变化呢?有具体的客户团队来跟进客户在使用过程当中的效果吗?

马:客户服务团队去服务客户,跟客户保持实时的沟通,当客户遇到问题时,响应机制远高于传统厂商。而且优化和调整可以在线实时完成。所以就会更关心我们客户用的好不好,用的到位不到位,有没有新的需求和新的隐患,这个就变成了主动出击,就是主动进行客户调研和回访,来满足客户深层次的、现在没有描述出来的需求和问题。

王:您对于未来在费控以及企业服务市场有什么样的判断?我们展望一下未来。

马:未来SaaS市场一定会走到公有化,细分专业化,整个世界的演进也是这样。企业级的服务未来会走向碎片化。因为你要把原来铁板一块的汽车拆散成零件,碎片化。

第二,专业化。这些零件必须由专业化的厂商来去完成。

第三,标准化。因为到了专业厂商的时候,就会打造出标准的螺丝和螺母。随着标准化的出现,那就是高客流通性,数据流通会形成一个整合,现在很多的信息都是因为竞争导致的。A厂商不能对接B厂商,B厂商不能对接C厂商。(这是一个很痛的点)企业说,现在买家具只能一套全买海尔的,为什么呢?因为它们不能连接。

易快报做费控报销领域,因为易快报一直的初心和价值观就是要能广泛对接企业在费控、消费、支出、核算上的所有平台和场景。然后打造出围绕企业核心、而不是围绕一个机票的OTA厂商,也不是围绕一个餐饮厂商、一个ERP厂商。然后去连接这些场景,连接这些平台。

王:像费控和报销体系能够基本实现在线化和云端化大概还要多长时间?

马:我预计三到五年,短的话应该是三年,因为国家有一个针对电子发票的发文,电子发票一旦普及,企业用电子发票平台是一个效率的极大优化,这是基于电子发票的爆发点。

基于中国的管理升级,就是精细化管理升级,王兴也说,互联网已经到了下半场,下半场是什么,就是拣枣核吃,就是肉已经不多了,所以需要学会省钱。第二个学会花钱,花钱花在有意义的地方。所以费控报销,不仅是报销流程的效率工具,而且它是一个支出管理的绩效解决方案。

王:公司在增收提效上,也在不断对既有成本进行优化,如何看待这些优化出来的成本?

马:它是一种投资,费控是一种投资,同样的钱投到哪一个项目上,投到哪一个团队上是不一样的,跟投资人是一样的。投资人并不是说不投这个钱,投在有价值的像易选型平台上,就获得高额的回报,投到死亡的项目上就不行。那就通过费控再联通你的绩效来看,就能够把你投资回报率和未来投资的方向规划和刻画清楚。

易选型深度剖析:易快报助力企业数字化,报销和费控走到线上的关键点在哪?

王:接下来看一下在交流过程中,在我们直播平台和易选型的用户群当中有什么样的具体问题。

问:如果将报销和其他的比如出差、外勤管理等功能做到一个系统里,可以实现吗?怎么实现?

马:这就是广泛连接和广泛的聚合,首先易快报是从事前的申请、包括差旅申请到事中的定票、机票、酒店预订,到事后的报销是全程打通的。所以你用易快报的话,基本上能够把所有的部分囊括在里面,你事前的申请就可以有预算的控制,事中订购的时候也有差标和规则的体现和控制,事后保障可以对它进行结果的管控。

问:这个系统真正操作起来简单吗?有没有遇到公司的员工比较抵触,不愿意用的情况?

马:说实话会有遇到,为什么会遇到呢?工具始终是被人利用的,系统是高度灵活性的,可以在小的企业里搭建出适合大企业管控的标准。所以一旦出现这个问题的时候,其实是管控过度导致的,就是你的夹板上的太严了,一个初创型公司,不要用预算,用一些标准就可以了。一个成长型公司,更多要进行梳理分析,而不是要为关键业务部门进行费用的管控。但是从产品本身的体验性上,可以做到0.5天到3天的上限,而且员工的体验更好。因为易快报是一个移动优先、体验优先的产品价值观。产品团队是来自腾讯和新浪而不是工业行业。

问:卖多少钱,怎么收费?这是个成本问题。

马:产品分不同的版本,是按照人和年来收费,是从120元每人/每年到260元每人/每年,大概一个人员每天10—20元。还会有私有化和个性化的部分,私有化和个性化的部分就是按照平台加我们的人、天时。其实每人每年在120—260元之间的服务,对于一家100—1000人的公司来说,也就是几万—十几万的费用,我可以给大家透漏一个信息,可以省下人工大概75%。但是我们真实的客户那里直接省掉了四个人头的财务报销。

数字化的到来让企业在财务报销流程当中的每一个模块进行着一些定制化处理,让所有企业从线下通过在线的方式,从你的订购到报销到最后财务核算变成了在线的数据化流程。企业都会算一笔具体的账,我们投入了一笔成本,为企业节约了更多的费用,这就是一笔投资,这笔投资为我们带来更大的收益。

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