ZDNet至顶网软件频道消息:组织结构越来越复杂,管理费用水涨船高?如何预防失控风险?如何高效形成结算报表?在会计期间内的各项费用使用是否合理、合规?游离于项目成本管理内容之外的各项费用该如何实现规范、透明、可控的集中管控?
2013年,复地预算管理面向下属公司全面推广,复地某区域公司行政部经理老王,也开始体验着协同OA预算管理所带来的改变:公司每年的预算编制工作都是在excel中定稿存档,预算和执行脱节,核算/结算滞后,每项费用发生了多少,直到季度结算的时候才有个清晰的认知,或者是在财务告知某项费用超标才知道。而2014年,老王把预算报表导入协同OA进行审批和执行之后,改变随之而来。
公司虽然没有明确的限定管理费用,但每年会把管理费用支出情况作为绩效考核的指标之一;而由于很多费用都是先用后批,而又缺乏实时的报表,所以很难去把握好。而应用泛微协同OA平台落实费控之后,老王可以实时地了解部门费用支出情况,同时由于费控审批前置,报销环节也做了必要的信息关联,有效遏制了一些不必要的支出,让老王工作起来省心了不少。
实时预算执行报表
费用管控有张有弛
俗话说,计划赶不上变化。在房地产企业现实运作中,并非所有的费用预算都能够做到精准预估,那么,哪些部门、哪些费用是需要严格控制,哪些部分、哪些事项、哪些费用是需要灵活对待的呢?因此,在没有开始使用协同OA系统进行预算管理之前,老王很担心公司在费控上实行一刀切。不过,事实证明,老王的担心是多余的。在协同OA平台,整个复地集团的预算管理策略是针对办公费、业务招待费等六项管理费用实行强管控,一旦支出费用超出了档期的预算余额,费用审批/报销流程都将无法提交,而为了满足特殊情况的需要,用户可以申请“预算追加”;而对于其他的费用则实行弱管控,流程可提交,发挥主管领导对相应费用的把控作用。
费用提交节点预算超支管控
老王还发现,以前行政部门批量购买礼品,费用分摊需要手工记录和核算,而通过协同OA系统的礼品领用流程,诸如此类的费用分摊全面实现了电子化,高效、快捷、准确并且有据可依。这样人性化的设计更加增加了老王对系统的喜爱之情。
复地在全国的开发项目遍及上海、武汉、北京、南京、无锡、天津、重庆、杭州、西安、长春、成都、太原、长沙、大同、三亚、宁波16 个全国重点城市,组织结构复杂程度可想而知。而像老王这样手里掌握各区域、各业务板块财政权同时也承担相应绩效考核的领导们,也同样是泛微协同OA预算管控平台的受益者。不仅仅是管理费用,包括合同费用支付、资金拨付申请等等,都通过协同OA的相关流程进行了落地,而一旦进入协同OA,所有的费用支出都变为可控、实时。
合同类费用申请
当然,从集团领导的协同OA门户上,还可以随时从区域、项目、时间、人员等多个维度查阅相关的费用支出情况,这些报表同时也作为年度、季度甚至月度预算调整的依据,让集团每一分钱都花得到位、花得透明。
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