人工智能与自动化在精简采购流程中的应用

我们与多位首席采购官探讨了AI在帮助组织降低成本、应对整体经济疲软方面发挥的作用。

毕马威（KPMG）在2023年上半年的全球经济展望报告中，认为目前商业领域存在严重的不确定性。尽管通胀压力有所缓解，全球经济前景在今年上半年出现了积极转变，但毕马威预测持续的地缘政治紧张局势和各主要市场的国内困境，将会削弱一切推动增长回归正轨的力量。

毕马威国际客户与市场全球主管Regina Mayor认为，恢复可持续的长期增长已经成为全球企业和政治会议当前面对的重大难题。

“去年年底广泛预测的主要通胀担忧，目前已经被一些更直接、更积极的政治行动所缓解，特别是不断上涨的能源价格。也有迹象表明，其他商品和食品的价格也终于开始回落，这对长期面临严重财务紧缩的消费者和企业主来讲肯定是个好消息。”

但不少企业已经开始裁员并提高产品和服务价格，以抵消不断上涨的原材料成本。再加上前段时间持续蔓延的能源危机，导致消费者受到多方面压力、生活成本不断上扬。

关于人工智能（AI）和自动化在2023年内的普及，分析企业Forrester预计经济不确定性将拖慢转型项目的推进速度。相较于全面转型，Forrester认为更多企业将重新关注两大核心业务驱动因素：弹性和效率。

Forrester在《2023年预测：自动化与机器人技术》（https://translate.google.com/website?sl=en&tl=zh-CN&hl=zh-CN&prev=search&u=https://www.forrester.com/report/predictions-2023-automation-and-robotics/RES178243）报告中写道，“自动化的重心将有所调整，以支持新的联合计划并弥合日益扩大的技能缺口。”

他们预计，流程改进项目将侧重于数据驱动类用例，并指出“有魄力主动适应2023年残酷现实的机构将获得回报，并通过全力普及自动化来获得压倒性的竞争优势。”

作为业务中的一大重要领域，采购环节同样可以通过自动化进行优化，帮助组织解决支出问题，从而避免采取裁员或产品提价等更为激进的应对策略。

采购自动化

Ivalua公司首席产品官Pascal Bensoussan表示，这方面改革的第一步应当从为采购数据建立起统一的真实版本开始。

“面对多种ERP系统中运行的不同组织部门逻辑，我们必须找到可行方式，将所有信息规范化、标准化到更统一的系统中去。”

当数据拥有了统一的形式，企业就能利用流程控制实现部分环节的自动化。“我们看到了不少机会，可以通过更强的计算能力自动执行某些规则，从而实现流程自动化。”举例来说，如果采购系统能够识别出订单中的异常或者重复模式，就可以自动据此整理并发出新的调查问卷。

很明显，在数据格式得到统一之后，还要开放访问通道，同时保证各供应商都拥有一份主记录。

北欧地区装置产品分销商Ahlsell的首席采购官Karolina Hagberg Chinell表示，她的公司就一直在努力将采购系统打造成新的记录系统，并将主数据存放于其中。

“要让这样的系统真正发挥作用，就需要单一版本的系统记录综合商店。”这项工作可以从最基本的供应商细节信息起步，随着时间失衡，“需要逐步开放并与其他数据源建立集成。”这样有助于维护主数据并使其保持在最新状态。

“AI能够减少采购流程中存在的一些手动环节。”

Karl Poulson, Hiscox

能够将企业的全部采购活动纳入这样统一的事实记录，意味着经营者能够轻松发现差异，并尽可能调配来自同一供应商的批量采购。另外，主数据记录的意义不仅仅是简化了采购团队的工作。Ivalua新客户、保险公司Hiscox的首席采购官Karl Poulsen表示，当数据转为机器可读的形式并开放访问通道，其中部分任务就有望实现全面自动化。

Poulsen认为，虽然采购行业距离全面自动化、纯AI采购还有很长的路要走，但与手动操作相比，自动化不仅效率更高、也更容易发现订单中的潜在问题。

“AI能够减少采购流程中的一些手动环节。举例来说，标记订单可能与收到的货品间存在差异。这时你可以编写一段代码，表达「我们只订购了10件商品。如果供应商发来了15件，那可能是他们搞错了」这个逻辑。”

根据订单的价值和类型，自动化流程还可以提示供应商收取额外款项；对于定期订购的项目，采购部门也可以借此调整下次采购的数量。Poulsen强调，“我们完全可以在系统中建立逻辑，自动完成这些操作。”

拥抱基于AI的商业软件

微软最近开始将生成式AI方案整合至其Office 365生产力套件当中，ChatGPT开始阅读和总结文档和电子邮件信息，甚至能从Teams视频会议中整理内容要点。

有人认为，AI技术将成为商业软件的未来发展方向，能为人们提供一种将枯燥手动操作批量转化为自动化流程的方法。大家甚至达成了普遍共识，认为部署此类AI系统能够增强人类员工的工作效率。

作为BT Sourced采购部门的负责人，Cyril Pourrat掌管着BT英国电信的采购工作。Pourrat在技术播客中探讨了AI的作用：“希望大家能充分利用AI、机器学习和数字生态来找到不同于其他采购部门的独特定位。我们坚信数字化是一条必经之路，这也是技术重塑采购面貌的主体路径。”

Pourrat认为，企业软件也需要具备“消费级”特征，“一切都可以通过两次点击来轻松实现，最好能支持语音操作。”事实上，他认为将自然语言查询视为企业软件中一种重要的工作简化手段。

除了简化工作流程之外，Gartner分析师Mark Raskino在与Don Scheibenreif合著的书中，还讨论了未来可能出现的自主决策型AI工具。

这本《当机器成为客户》（When machines become customers）畅想了一个由AI而非人类作为客户的新世界。在那里，很多产品已经开始只面向AI进行销售。以办公打印机为例，AI能随时了解油墨不足并自动从供应商处下单。

Raskino认为，这种机器采购体系的大部分技术已经落实到位，目前最大的障碍其实是人们对由技术掌握话语权的抵触情绪。

“采购流程其实并不复杂，首先就是供应商名单，搜索引擎已经可以提供很完善的指引。所以，AI很快就能整理出质量可靠的备选清单，再跟其他选项进行比较。物资采购这事对AI来说不难理解。”

人们就是用这类方式购买保险、选择抵押借款银行和下单日常物资的。“大家都能花点时间做好这些小额交易，但定期搞一遍还是会让人烦心。所以现在会有横向比较网站，借助AI算法代表你进行筛选、选择最好的供应方和最划算的价格。”

虽然用户都知道比价网站会抽取一小部分佣金，但Raskino表示只要有助于节省整体开支，那大家其实并不介意。“这里面蕴含的，其实就是通往智能采购的转变。”

参与讨论的专家们也很清楚，自动化采购的起点必须是清洁可靠的数据存储，由它为供应商提供真实可信的管理素材库。只要数据清洁可靠，就能用于构建简单的自动化脚本，其无需人为干预即可管理异常、及时发现订单和交付之间的差异。

AI还提供了一种需求预测方法，让组织能够享受批量折扣、甚至解决供应链问题。除此之外，Raskino还设想出了更美好的新世界，届时将由机器代表买家做出最明智的采购决策。实现这一目标的许多技术要素已经存在，最大的障碍反而是人类自己。坐在屏幕前的您呢？是否愿意让AI代表自己采购货品？