微软Teams十数个新功能陆续上线,解远程办公常态化之“殇”

作者:高玉娴   【原创】   2020-07-13 18:43:14

关键字: 远程办公 微软 微软Teams

我们无法对一个已经出现的新事物进行“一键删除”,但我们可以选择一个更具人性化的工具,创造更有人情味的虚拟工作场景。而这,正是微软Teams此次更新非常核心的目的。

几个月来,我们对远程办公已经慢慢变得轻车熟路。放眼全球,一些企业甚至启动了永久性的远程办公计划,包括Twitter、Facebook、富士通等等。而在中国,虽然经济重启已经有一段时间,大多数上班族也都重返写字楼,但远程会议、在线活动却比往年来得更加频繁。

可以说,无论从心理还是习惯上,我们已然接受了这种“在线”模式,但是,在体验上,目前市场上的很多产品其实并不尽善尽美。比如,最近就有同事不止一次“吐槽”:“远程开会最怕一直‘喂喂喂’……”对于现在的远程会议,大家仍然更习惯于语音接入,在完全看不到彼此的情况下如果掉线,很难第一时间被对方发现,因此,常常出现的尴尬状况就是一段对话多次重复,沟通效率极低。

脱离工具本身再来看这个问题,要用“在线”模式完全取代过去的线下互动也并不现实——原本数字技术的作用是拉近人与人之间的距离,但从目前来看,它却正在让人与人之间的关系日渐疏离。对此,微软CEO萨提亚.纳德拉在5月份接受《纽约时报》采访时就表示,并不支持永久性远程办公因为这“可能会对员工的社交互动和心理健康产生负面影响”。他认为,在实体会议中,参与者会自然地和身边的人进行交谈,而这种体验感很难被复制到虚拟世界中。

因此,在微软看来,远程办公势必会改变现在的职场文化形态,但随着全球抗疫行动的不断深入,全球各地将从“一切远程化”时代切换到一个混合的工作模式中。而为了帮助个人和企业在其中达到平衡,微软还在不遗余力地增加其协作平台的社交和互动体验,尽可能地在虚拟世界创造真实的“体验感”。

创造真实体验,拉近与会者的距离

日前,微软就发布了Teams中的一组新功能,这些功能可以使得虚拟互动更加自然、更加具有互动性且更加人性化。其中,非常值得“cue”一下的就是“Together模式”。

如果经历过一天下来参与5+场的线上会议,那你一定会发现,这种远程交流要比面对面沟通更容易让人产生疲劳感,并且,在这个过程中,你的专注力要比面对面沟通低得多。对此,Teams的“Together模式”利用AI细分技术,通过数字方式把参会者放在一个共享的大背景中,可以让每一个人非常清楚地看到其他人的任何表情和动作,感觉就像是同处一个空间,从而拉近与会者的距离。

据了解,“Together模式”现已推出,并且将在8月份全面上市,最初版本一次最多可以支持49人的会议。目前,它采用的是礼堂观众视野的视图,而随后,还会持续推出更多的视图备选。这种模式非常适合需要多人发言的场合,比如头脑风暴或者圆桌会议。因为我们可以非常清楚地看到并且指出每个人的位置,从而让交谈的内容更容易被理解。

Dynamic view
动态视图

Large gallery view

大型画廊视图

除了分辨每个人的位置,在多人会议中,如何快速叫出每个人的名字也是个问题。对此,Teams即将推出的“演讲者署名和实时字幕与脚本翻译”功能就会非常实用。它不仅能让所有人清楚地知道是谁正在发言,在会议结束后,脚本文件还会自动保存在该会议的聊天选项卡中,供所有人会后作为参考。而据介绍,在今年晚些时候,Teams还会添加实时的字幕翻译功能,让跨语言会议交流也不再有阻碍。

当然,对于参与者更多,并不需要那么多人参与发言的场景,用户仍然可以选择传统的视频会议模式。在这方面,为了提升用户体验,Teams也利用人工智能技术对传统视频会议模式进行了升级,通过一系列名为“动态视图”的功能,使得会议内容和参与者的视频内容可以进行动态优化共享。比如,将共享内容与特定参与者并排显示,使得参与者可以根据自己的喜好和需求来对视图进行个性化处理。

不过,一个现实的问题是,很多人对于在远程会议中“露脸”仍然是拒绝的。比如,有的人会比较介意自己在视频过程中的外观状态,以致于从会议正题上分心。对此,微软的观点是,当与会者能够在会议过程中充分表达和互动,对个人外观的关注度就会大大降低。当然,如果你仍然对这个问题心存疑虑,Teams上还有非常贴心的视频滤镜功能,可以让用户自由调整视频画面效果,比如调整亮度、柔化程度,以及焦距等等。

提升在线互动,让每个人都有“参与感”

另外,针对专注力和情绪的问题,Teams还上线了“实时反应”功能,允许发言人在实时会议过程中,通过表情符号及时观察到与会者的情绪和反应。据了解,这一功能是PowerPoint动态演示(PowerPoint Live Presentations)的一个共享功能,它将允许观众向演示者提供即时反馈,进一步增强观众的参与度。

表情符号是其中的一种方式,另一种方式是比较传统的聊天窗口。在这方面,Teams也有升级。目前,用户如果要在Teams中进行聊天,就必须手动打开一个聊天窗口,而借助于随后推出的“聊天泡泡”功能,会议期间所有的聊天内容都可以清晰地显示在所有参会者的屏幕上,在专注于视频、演示的过程中,也不错过任何重要的聊天信息。

事实上,不只是在实时会议中,在会议之外了解参会者的情绪和感受也相当重要。为此,Teams上线了“情绪反馈扩展功能”,让管理者可以很容易地了解团队的感受,比如,工作与生活的平衡、项目推进的状态、组织内部的变化等等,团队成员都可以使用类似于问卷调查的形式回复相关问题,然后反馈给企业管理者。

而在协作方面,此前Teams中的白板功能就受到了很多用户的青睐,它可以让分享者更形象生动地进行内容表达和思想传递,弱化虚拟世界的“隔膜”。据了解,最近白板功能还会继续更新,包括提供更快的加载速度、便利贴、文本和拖放功能,让那些无法使用触控屏或Surface设备的参会者也能进行白板书写。

如果聚焦个人操作体验,Teams的更新版也有很多亮点可说。比如,通过任务应用(Task app),可以对来自Microsoft To Do、Planner和Outlook等平台的工作任务进行统一处理,并且,无论是使用桌面版、网络版还是移动版都可以很轻松地进行任务整合,并将任务卡作为选项卡添加到对应频道中;比如,通过“智能回复”功能,甚至不需要敲键盘,用户在忙碌状态下就可以很快地根据上下文自动生成一个简短回复;再比如,通过Cortana提供的语音助理功能,还可以帮助用户完成打电话、参加会议、发送聊天信息、共享文件等工作任务。

总的来说,远程办公已经成为一个不可逆的趋势,它能够提高我们的沟通频率,推动工作进度的开展,但与此同时,它也不可避免地会带来一些新的问题。我们无法对一个已经出现的新事物进行“一键删除”,但我们可以选择一个更具人性化的工具,创造更有人情味的虚拟工作场景。而这,正是微软Teams此次更新非常核心的目的。

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