用样本目录结构管理项目文档

大型项目往往会生成许多文档。如果不小心处理，这些文档就会变得缺乏组织性，需要项目团队另外花时间查找、保存和管理它们。大型项目经理应提前做好文档组织、保存和恢复计划。

项目文档管理涉及许多方面。你需要定义一个目录或文件夹结构，为处在特殊位置的团队成员提供保存文档方面的指导。

第一步是为文档管理定义一个逻辑视图。逻辑视图意味着你在文件中放置一个草案以方便反馈。一旦就这个视图取得一致意见，就可以在特定的目录结构或工具中执行它。这个结构应该易于理解和使用。我推荐使用由四个区域组成的文档库。

• 项目可交付项：保存所有项目可交付项的目录。这个目录还可以进一步细分为一些子文件夹，为特殊文档的保存位置提供指导。
• 项目管理可交付项：保存所有项目管理可交付项（契约、状态报告、通讯计划等）的目录。这个目录还可以进一步细分为一些子文件夹，为特殊文档的保存位置提供指导。
• 参考：这个目录用来保存用作项目输入的文档，如结构定义、客户组织图表、培训材料、图形等。
• 工作区域：这个区域包括每个团队成员用来建立工作产品的目录。每名团队成员能够以任何对他们有利的方式组织他们的目录。它没有标准的结构。

下面的目录举例说明如何使用上面的四个区域建立一个可以用于所有项目的目录模板。

项目ABC（项目名称）

项目可交付项

收尾工作

草案

进展中的工作

项目管理可交付项

项目定义

通讯

陈述

财务信息

日志

杂项

工作计划

状态

会议摘要

报告

参考

教程

模板

其它参考材料

工作区域

团队成员1

团队成员2

（等…）

责任编辑：德东

查看本文国际来源