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微软Outlook/Lync/SharePoint帮助联想构建高效沟通平台

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2012年5月,旨在提升员工协同办公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace) 项目正式在联想启动。从Outlook到Lync再到SharePoint,微软的三大应用服务帮助联想构建了一个便捷、高效的沟通平台。

来源:ZDNet软件频道 2014年6月19日

关键字: 微软 协作办公 Outlook Lync SharePoint 联想

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ZDNet至顶网软件频道消息:提高工作效率同创新一样是企业管理的永恒主题,员工工作效率对企业效益起决定作用。著名企管专家谭小芳曾说过:“要想打造一流的企业,员工必须要有一流的工作效率。”效率低下将最终成为制约企业发展的致命软肋!对于大企业而言,员工间的相互沟通和协同办公对工作效率有着极大影响,特别是拥有2万多员工,在全球多个国家和地区拥有分支机构的联想集团,员工之间的协同办公尤显重要。

2004年,联想成功收购IBM个人电脑事业部,一跃成为全球第三大PC制造商。之后联想高速发展,超越戴尔和惠普,成为了营业额达340亿美元的全球第一大个人电脑厂商,也是PC+产品领域新晋领导厂商。也正是因为这次收购,联想的办公平台完全基于IBM的Notes、FileNet、Sametime等平台。

伴随联想的快速扩张,员工数量越来越多,对于沟通和协同办公的需求也越来越大。IBM办公平台虽然能够基本满足联想员工的日常工作需求,但是其每年17%的使用费让联想IT基础服务与开发部副总裁张坤生颇为心疼——即使对于联想集团而言,每年17%的使用费也是一笔昂贵的费用。而且联想员工人数在迅速增加,这笔费用也在快速增长。张坤生迫切希望找到一个更加先进,拥有更高性价比的办公平台,能够在保障甚至提高员工办公效率的同时,节省支出成本。

在综合对比了多个办公平台后,张坤生选中了微软的Exchange/Outlook、Lync、SharePoint三大应用服务。因为Outlook拥有最广泛的用户基础,对于很多新员工而言,完全无需学习,就可以直接使用。而且Outlook是最成熟的邮件系统之一,拥有很强的易用性,老员工通过简单的学习,也可以很快的熟悉和使用。而Lync是一款非常优秀的内部沟通及会议系统,功能丰富,包括即时消息、应用分享、音频、视频、PPT、白板、投票、预约及日程、录制、笔记功能等。更为重要的是,相比传统电话会议和Sametime,Lync能够极大节省费用。SharePoint则能够帮助联想员工开发智能门户站点,这个站点能够无缝连接到用户、团队和知识。员工能够更好地利用业务流程中的相关信息,更有效地开展工作。

2012年5月,在张坤生的推动下,旨在提升员工协同办公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace) 项目正式在联想启动。该项目分为三个阶段,第一阶段是Hello Outlook,主要将联想邮件平台从IBM Lotus Notes迁移到微软Exchange/Outlook, 提升邮件服务的便捷性、易用性,同时使用Lync替代原Sametime以满足员工即时消息沟通需求。第二阶段为Hello Unity,在Lync基础上建立起集成语音、会议、视频的统一沟通平台以满足员工更多的沟通需求。第三阶段为Hello Collaboration,基于SharePoint建立起一个虚拟的全球化办公协作平台以满足员工日益迫切的协作需求,它包括个人门户、团队网站、信息搜索及与outlook、Lync更加紧密的集成。

Outlook:更便捷、易用的邮件平台

在Outlook系统建成后,张坤生遇到的最大问题是如何让员工用起来,毕竟联想的老员工一直以来都在用Lotus Notes,而改变用户使用习惯是最困难的。为了让员工使用新平台,张坤生动用了所有资源。“最开始是鼓励大家使用,一段时间后通过行政命令要求大家使用,过渡期后是关闭老账号直接切换。值得欣慰的是,我们的这些政策取得了很好的效果。” 张坤生笑言。

其实,除了各种政策的作用,Outlook这个成熟的平台也让张坤生省心不少。该平台有很强的易用性,员工只需要简单的学习,即可快速上手。而且Outlook拥有非常广泛的用户基础,绝大部分联想的新员工都非常熟悉和欢迎Outlook。此外,Outlook与Word、Excel及PowerPoint软件无缝连接性,以及超强的稳定性和超快的速度也赢得了很多员工的好感。

Lync:更先进、更高性价比的会议平台

如果说Outlook改变了员工的邮件使用习惯,Lync可以说完全改变了电话会议的形式。此前,联想员工使用最多的是传统电话会议,联想集团一年在电话会议上的支出就高达1100万美元。除了昂贵的费用外,电话会议还存在诸多不方便的地方。传统电话会议需要接通电话才能开会,参会者必须拿着电话或者带着耳机才能实现沟通,而电话会议讨论的一般都是方案和课题,这就要求参会者在开会的同时使用电脑,一边打电话一边用电脑将给参会者造成极大的麻烦。

而基于Lync建立起的集成语音、会议、视频的统一沟通平台落成后,员工可以直接通过电脑开启电话会议。现在,在联想集团随处可见这样的情景:某员工通过Lync和外地同事讨论方案,电脑屏幕上显示着他们正在讨论的方案,他们不用带着耳机,不用拿着手机,甚至可以站起来走几步,想想思路,沟通效果已经和现实近距离沟通没有太大区别。

除了传统的电话会议功能外,Lync还有更加先进的功能。比如即时动态功能,用户可以随时升级状态并显示到联系人列表上,让对方一眼就能知道自己是在座位上,还是外出亦或是正在忙一件不能被打断的工作;语音邮件转换功能,语音邮件可以进行实时录制并同步转换成文本;整合地理位置服务,系统会自动检测子网络并判断出用户所处的地理位置,用户也可自定义位置等等。

除了Lync的强悍功能,张坤生看中的还有它那极高的性价比。他透露:“Lync新功能自1月份全球上线以来,目前每月的会议使用量达240万分钟,每月能够为公司节省很大一笔费用,而且这个数字正在随着用户接受度的提高不断攀升。”就在前不久,张坤生还在自己的微博上给Lync点了一个赞:“不得不给Lync点个赞,因为它确实很方便,很好用,还很便宜。”

SharePoint:高效的全球化办公协作平台

作为一个全球化企业,多国员工共同完成一个课题是联想员工经常会遇到的情况。此前,他们一般通过发邮件和打电话来实现沟通协作,但是这种方式的效率较低,因为需要一个人做完后发邮件给另外一个人,这样依次传递下去,直至完成课题。而且由于时区差问题,打电话也很不方便,经常会遇见电话一头是白天上班时间,另一头已经是深夜这种现象。

SharePoint的最大特点就是能够帮助企业用户开发智能门户站点,这个门户站点使得端到端的合作更为容易,实现了个人、团队和信息的整合、组织和搜索,让全球化的办公协作更加方便、有效。

对于SharePoint的协同合作功能,负责SharePoint协同平台的周铄最有发言权,他说:“SharePoint提供了一种全新的协同方式,我们可以在SharePoint里建立一个文档,全球各地员工同时编辑,这样能够在很大程度上减少传递信息的时间,可以明显的提升工作效率。”

SharePoint的强大功能也吸引了很多联想员工“尝鲜“,周铄透露,Hello Collaboration项目在上线后的短短几天内,个人站点已经过万,协作团队站点已近400个。

从Outlook到Lync再到SharePoint,微软的三大应用服务帮助联想构建了一个便捷、高效的沟通平台。张坤生如是强调该平台的重要性:“这将成为联想IT历史上又一座重要里程碑,标志着联想PC+时代办公场所全面起航!基于新平台,员工便捷、高效的工作 — 这将成为我们在PC+时代取得辉煌战绩的法宝。”


 

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