想要高效工作得学会的办公新姿势

ZD至顶网软件频道消息：对于协同办公常用的工具，我们常常会有哪些忧愁甚至是抱怨？

来自员工的抱怨：使用工具众多，数据不集中，文档找起来可要了命； 一个文件，同事间甚至跨部门编辑，来来回回效率低。

来自老板的抱怨：使用第三方协同工具，敏感数据存在安全隐患；开发独立平台，成本太高。

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协同办公除了提高效率更要确保数据的存储安全，说到存储就不得不提到群晖NAS，那如果群晖NAS也能提供常用的协同工具，这样的办公新姿势是不是更炫呢？

办公新姿势——上云端

群晖NAS早已不只是资料保全，文档备份这么简单了。通过DSM 6.1所提供的协同套件，让一个办公室甚至是一家中小企业能够在一个私有云环境进行办公。

DSM 6.1的Synology Office套件支持文档和表格两种格式的文件，除了可以建立新文件外，也可以把微软Office的Word、 Excel文件导入进行编辑。

在线办公说来也不是新奇的技术了，多人同时在线编辑、历史版本还原、成员文档共享、标签归类、评论标注……这些在Synology Office上都能实现，且近似于微软Office的界面，操作也简单易上手，省去培训的时间成本，最重要的是产生的文档数据都在你的NAS上，隐私安全也得到了保障。

Synology Office表格文件支持常用公式和简易图表制作

如果说隐私安全是群晖NAS协同套件的一个优势，那么这些套件间的整合使用是另一个值得称道的亮点。当正在与同事协作编写提案的时候，可以发现DSM 6.1的即时沟通套件“Chat”能够在Synology Office中同框运行，方便在文件编辑的同时进行即时讨论。而反过来在Chat中也能收到来自Synology Office的消息，收到同事的共享文件。省时增效，一目了然。

Chat除了能实现即时沟通的基本功能，其提供的添加主题标签和书签功能可对内容进行分类便于搜索，同时，将内容中上传的文件、发布的链接，甚至是谁@我都能集中在一个界面显示，再也不怕阅后即忘，找寻起来也很便捷。

而不同于其他常用沟通软件的群组概念，Chat中的群组分为公共频道和专用频道，公共频道是可见频道，方便项目组成员自行添加，不用创建者一个个拉进群而漏了谁。而专用频道只有创建者和邀请人员看得到，具有一定的隐私性，也更便于讨论重要话题。

Chat移动端App便于移动办公

如果你具有一定IT知识，还能通过配置的webhook自定义整合外部资源到Chat中，触发关键词后自动弹送相应内容。

比如在接入智能机器人大脑后，可实现智能客服功能，就像和真人一样在进行聊天，体验更丰富的聊天环境。

接入图灵机器人的智能对话

了解群晖NAS的用户应该都知道可以在NAS中搭建邮件服务器，还能接收外部邮箱邮件，这个就是MailPlus套件，但是这次DSM 6.1给这个套件又加持了新的光环，配合使用新套件 Calendar 效果更佳。

Calendar自身是一个日历行程套件，可以为用户记录行程安排并进行提醒，但在NAS里，日历行程就不是普通的添加提醒这么简单了，你可以将添加的事件共享给NAS中的其他用户，不用群发邮件或者私信通知这么麻烦，到点提醒，一键解决。而当配合MailPlus使用时，可以点击邮件中含有日期或时间的字符，直接添加事件到Calendar中，反过来在Calendar中添加事件时可以直接发送邮件提醒事件成员。

另外，上述提到的Chat套件，在MailPlus中也能同框显示，边写邮件边沟通，工作信息传达更快。

针对开头提到员工和老板担心的常见问题，用群晖NAS的一整套协同套件就迎刃而解了。虽然集中存储做到了，那么文件找寻起来不还是很费力吗？不要担心，DSM 6.1提供的Universal Search就是解决这个搜索问题的，通过对共享文件夹添加索引后，使用Universal Search就能实现全内文搜索，也就是通过搜索文档内容中的某个关键字就能搜索到这个文档。

存储、协同以及搜索的一整套解决方案，这个办公新姿势你值得get。