如何创建一个Web 会议平台

在我们关于WEB 会议的系列文章中，我讨论了为什么这种技术能够为信息培训提供一个强大的平台而且我还考察了一个领先的公司Xerox是如何将这个工具集成到它的正式培训架构中去的。在这个系列的第三篇也是最后一篇文章中，我将介绍如何使用Windows 2000 Server, PowerPoint, 和NetMeeting快速建立你自己的WEB 会议架构的步骤。

IT架构的考虑

要建立WEB会议，你必须有一台运行了Internet定位服务（ILS）的服务器。ILS有两个有用的功能。它提供了一个目录，上面列举了当前连接的所有用户，从而使得定位和呼叫用户变得更加容易；而且它把大量的网络通讯放在每个用户和服务器之间--而不是在会议出席者和参与者电脑之间，这能够提高连接的速度。

Windows 2000 和XP服务器都有内建的ILS，叫做Site ILS Server，它能够使得创建WEB 会议架构的过程快速而且容易并没有特别的集成要求。

如果你没有一个Windows 2000的服务器（或者一台运行了Site Server 3.0的NT服务器）而保密性和安全性又不是问题的话，全世界有成千上百种公用的ILS服务器可供使用。可以访问NetMeetingHQ来获得这些服务器的列表。

建立一个WEB 会议平台

平台的另外两个部分包括一个会议工具软件，比方NetMeeting，和一个表示（内容的）程序，比方PowerPoint，我在下面的例子中会使用到这两个东西。

一旦带有ILS的服务器已经就绪，你就可以使用NetMeeting和PowerPoint建立并运行一个WEB会议会话过程了。这个过程包括下面的步骤：

• 开发培训内容。它可以包括一个应用程序演示，一个讨论文档，或者一个文档表示。应该记住任何主要的微软Office产品（名字以Office 2000开头的），比方Word, Excel, 和 PowerPoint都能够在NetMeeting应用程序中被启动。
• 计划好WEB 会议并通知会议参与者开会的日期和时间。在我们的例子中，我将通过PowerPoint计划这个会议。 在PowerPoint里，打开“工具|在线合作|计划会议”。（注意：如果你以前没有在NetMeeting里创建过一个用户账号的话，在访问“计划会议”对话框以前你会被要求先创建一个用户账号。）在“计划会议”对话框里，它会明确的显示现在有一个在线的会议而且你必须选择在哪一个服务器上进行这个会议。
• 如果电子邮件是通过一个Exchange服务器处理而且会议的参与者都使用Outlook的话，你还可以通过Outlook计划一个WEB 会议。如果这两个要求都不满足，那么用户将会收到一个原始的申明会议的日期和时间的消息但是没有了在线会议的信息。但是你可以通过把会议的信息放在提醒邮件的正文里来补救。你还可以通过iCalendar访问额外的计划功能，比方检查用户的空闲/忙的时间安排。
• 你应该在会议召开以前测试NetMeeting应用程序中的配置来为会议做准备。因为在线的培训过程中有时使用语音，你应该通过单击“工具|语音调试向导”然后运行这个向导来测试语音回放和记录功能。