根据2005 ZDNet的调查，60％的企业电脑都安了Microsoft Outlook，这是个巨大的数字，而Outlook作为功能丰富的电子邮件客户端也提供了巨大的好处。除了电子邮件、日历和个人信息管理功能，Outlook的授权访问功能简化了工作组内的协作。你将看到，Outlook的授权访问使用方便，而且特别有用。
授权访问的使用场合
没有有效的交流，工作组成员就不能很好的协调努力和共享项目相关信息，近而项目和任务就很容易举步维艰，动弹不得。当成员各自地理分隔时更是如此。尽管寻呼机和手机可以使小组成员联系到对方，但正参加会议和不在公司的个人还是不太容易联系到。
使用Outlook的授权访问功能可以让组成员查看其它成员的日历。这不仅增强了工作组的效率，也给出了某个组成员不能及时回应的理由。项目可以继续，组成员也不会因为未应答的寻呼和电话而感到被人轻视。
正如你可能想象到的，授权访问功能适用空间很广。被授权的秘书通过访问主管的日历，就可以计划预约时间表和回应会议请求。被授权访问的主管可以容易地确定员工现在工作的项目情况。下属们可以被授权访问他们经理的日历，在产生问题时可以找出源头。Outlook的授权访问功能在这些场合以及许多其它情况下都能使用。
指派授权访问
设置Outlook授权访问功能比较直截了当，只需点几下鼠标就能轻松搞定。首先点击Outlook工具条上的“工具|选项（Tools|Options）”（如图A所示）。在“选项”对话框中，点击”被授权人”选项卡（如图B所示）。
图A
图B
要添加授权的话，点击“添加（Add）”按钮并选择相应的被授权人。你可以从Outlook地址簿中任意选择一个被授权人。添加了被授权人后，点击“确定（OK）”，然后使用下拉列表（如图C所示）选择被授权人的权限许可度。可选许可等级有：
当选择被授权人的权限许可度时，注意许可等级要适当。例如，为了防止混乱，请限制可以修改你的日历的人员数量。点击“确定”返回到“选项”对话框，此时新的被授权人将被列出（如图D所示）。完成这次指派过程只需点击“应用（Apply）”然后点击“确定”就可以。现在，这个新指派的被授权人就可以查看你的日历，或者做你允许他做的事情了。
图D
管理授权访问
更改授权设置和管理被授权人也很简单。要更改被授权人许可度的话，依次点击“工具|选项”，然后点击“选项”对话框里的 ”被授权人”选项卡。现在，选择被授权人点击“许可”按钮打开“授权许可（Delegate's Permissions）”对话框，（如图 E所示），这与我们最初设置被授权人时出现的是同一个对话框。修改后，点击“确定”，然后再点击“应用”应用更新的被授权人设置。点击“确定”后关闭“选项”对话框。
图E
要删除被授权人，打开“选项”对话框的“被授权人”选项卡。选中要删除的被授权人，点击“删除（Remove）”按钮（如图 F所示）。这个被授权人就会被删除，他将不能够查看和修改你的日历。
图F
总结
创建和管理对你日历的授权访问是有用而且简便的过程。该功能提供了显著的好处，特别对于工作组和小组更有帮助。而需要仅仅一小会儿的时间设置一下，Outlook的授权访问功能就可以提高工作组的效率，让你经历的头痛次数大大减少。（责任编辑： 王海旭）
