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在扩展性上对企业电子邮件系统进行规划，会确保企业邮件管理员在这方面少走弯路，而且企业用户今后所经历的系统停机次数会更少。
电子邮件仍然是互联网中真正的“杀手级应用”，绝大部分的商务活动开始依赖于和协同工作人员、客户、供应商、合作伙伴及其他组织之间进行快速、方便和稳定的通信。
许多小型企业开始使用互联网服务提供商（ISP）域名所提供的邮件账号。随着业务的增长，企业很可能需要建立一个Web站点并注册自己的域名。（例如：mybusiness.com）这时，企业将会需要属于自己域名的电子邮件地址，因为这样更好。许多ISP会对企业邮件域名收取一笔额外费用。
这样做的好处是企业不需要指派某个人来掌握足够的技术以管理邮件服务器。而不足之处在于对于邮件服务缺少足够多的控制权。举例说明，ISP可能使用商业上可用的黑名单来过滤垃圾邮件，这通常会过滤掉整个域名一旦域名中的某个用户被识别为垃圾邮件发送者。这可能会让企业不能从该域名中的其他合法用户那里接收邮件。
理想的情况是能够控制自己的过滤列表，能够更改其它的邮件服务器设置（例如是否允许附带附件或者超文本邮件），如果服务器崩溃或者数据丢失的话能够使用自己站点上的用户信箱备份。要完成这些，企业需要建立自己的邮件服务器。但是如何能够在没有花费大笔金钱进行调查的情况下就着手开始，而且仍然为从小型公司到大型企业的增长作好计划呢？
电子邮件系统的组成
发送与接受电子邮件看起来对用户是非常简单的，但这需要许多不同的组件，协同工作。
外发和内收邮件服务器的服务程序可以被安装在两台不同的物理计算机上，也可以安装在同一机器上面。
设置自己的SMTP服务器
如果运行着Windows Server系列操作系统（NT 4.0 Server, Windows 2000 Server 或者 Windows Server 2003），不需要购买额外的软件就可以配置一个SMTP服务器来为企业发送邮件了。可以使用SMTP服务，它是微软Web信息服务（IIS）的一部分，已经包括在服务器操作系统中了。
其他流行的SMTP服务器还包括Sendmail以及Qmail，它们都运行于UNIX平台。
SMTP服务器软件同样可以被安装在工作站上面，可以让其直接发送邮件而不通过ISP的SMTP服务器。这对那些出差中的笔记本用户来说是很有用的。很多免费的SMTP服务器程序都是为这样的目的开发的，例如Softstack的Free SMTP、 QK SMTP Server、 PostCast SMTP Server、来自Axis Research的1st SMTP Server以及其他很多类似程序。
