书写电子邮件应该注意避免哪些问题

电子邮件中的小错误会让你给人留下懒惰、无能、注意力不集中、不值得信任或不专业的印象。

每天，我们都给同事和客户发送电子邮件；但你是否真正想过，你的邮件说明了你的什么特点呢？我不是在谈论你给其他人发送的邮件内容，而是说你的电子邮件形式和格式在无意中传达的信息。通常，遗漏或不小心包含在内的微小细节可能暗示着你是一个懒惰、无能、不专心、不值得信任或不专业的人。

下面指出了一些在电子邮件中应该注意的问题：

• 拼写：每个单词的拼写都正确吗？使用拼写检查器，这应该不费什么事，但你应当仔细读一遍你所写的信件内容。记住，拼写检查器只能检查拼写错误，但不能检查用词错误。
• 语法：信件的语法正确吗？语法并不只是挑剔的英文教师才关心的问题。如果你的信件语法不正确，收信人很有可能会误解你的意思。一般来说，沟通不畅比根本不沟通还要糟糕。
• 签名栏：你的所有电子邮件中都包含一个带有你的联系信息的简短、专业的签名栏吗？如果他们想给你打电话，不要让他们到联系人管理器中去查找你的联系方式。记得把你的联系信息插入到每封电子邮件中。同时，你不必包含你的整个人生经历记录，如你的出生地、最喜欢的颜色和紧急联系人。
• 邮件主题：使用邮件主题来传达有用的信息。让收信人知道你希望他们了解什么内容，以便他们决定如何处理。无用或误导的主题只会令人生厌。
• 格式：你曾经在一个自然段落里写下大量的文本吗？把你的观点分解一下，这样别人会更容易理解。这并不需要很多时间。只要在你想转换思路的地方敲一下回车键。不过也不要分得太细，把文章分成一段一段的。简单地说，就是格式要与内容相符。
• 长度：电子邮件一般都较短。你注意到没有，电子书惨遭失败。部分原因就是因为人们不想在屏幕上看太长的东西。（当然电子邮件时事通讯是个例外。）
• 紧急标志：这是我个人比较厌烦的一项功能。我讨厌人们对明显不重要的电子邮件使用紧急标志。这让人觉得你不重视收件人的时间和注意力，或者你患有某种人格障碍，以致于让自己沉浸在自大的错觉中。无论哪一种都不是个好印象。
• 带宽使用：如果你发送的是一封只有几句话的邮件，就不要加上一个巨大的图形化签名栏。这看起来很浪费，对那些仍然通过电话线接收电子邮件的人来说，这会浪费他们大量的宝贵时间。如果没有必要发送大文件，就不要发送。
• 收信回复：这是另一项我个人不喜欢的功能。除非有人送给我一份非常重要的合同或时间敏感性文件，否则我想私下阅读我的电子邮件。当我看到那个小型弹出框告诉我发件人希望我回复一封非紧急的邮件时，我感觉到他们并不真正信任我。

每次在给别人发送电子邮件之前，我把这封邮件发给自己，看看它在我的Outlook收件箱里是什么样子。结果令我感到惊奇，因为我注意到各种我并不想传达的内容。我鼓励你也这样做。你可能惊奇地发现你的电子邮件也让你陷入沉思！

Paul Glen是获奖图书《驾御极客--如何领导才华横溢的技术怪才》(Jossey Bass Pfeiffer出版社，2003年)的作者，同时也是C2 Consulting咨询公司的负责人。C2 Consulting咨询公司的主要业务是帮助IT管理人员解决人员问题。Paul Glen定期为北美的公司和全国性的协会做演讲。

责任编辑：德东

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