先来个举手表决：在你的机构中，你们中有多少人使用以下的方式进行文档合作：
如果你的用户使用了上述任何一种文件协作方式，那他们肯定非常了解这些方式的内在缺点。举例来说，如果使用E-mail互相传递文件，大量不必要的信件充斥了你的邮箱，而且你还无法确定哪些邮件是最新的。而在由某个用户负责最终整合所有的文档并形成最终文件的情况下，不同部分之间可能会存在严重分歧，结果导致那个最终整合文档的可怜虫不得不瞻前顾后，东修西补。最后一种方式——使用“公共文件夹”的模式则有一个潜在的风险，就是未经许可的人将有可能看到此文件，虽然通过使用适当的权限控制，解决这个问题并不算太困难。
那么应该怎么办？为了文件协作，你应该使用Windows共享服务区文件工作室（Windows SharePoint Services Document Workspace）。通过它的文件共享能力、检索功能，存取控制与版本控制功能，你的用户可以在协作完成文档的同时，确保文档的安全性、一致性，以及历史文档可用性。
预备SharePoint
假定你已经安装了Windows Server 2003 R2提供的Windows SharePoint服务，并为网站配置好了SSL，就像我在自己的实验室中所作的那样。如果你想迅速的为你的网站增加SSL能力而又不想去获取证书或建立自己的证书颁发机构，不妨考虑使用IIS 6.0资源工具箱中的Self SSL工具。为了通过SharePoint将Word和你的新Windows服务器集成在一起，你必须事先配置好SSL，所以不要试图跳过这个步骤。
在我的实验室配置中，我在一个命名为“example”域中的一台服务器上运行该服务。在该服务器上我同时还运行了Exchange，Exchange可以很好的增强SharePoint的协作能力，你将在本文中看到这一点。另外，我已经将我的SharePoint服务器加入我工作站的“可信任区”（Trusted Sites）。同样，我配置SharePoint允许被指定作为投稿人（Contributor）与网页设计者（Web Designer）的用户建立子网站和工作区。你可以进入修改网站（Modify Site）与工作区的创建（Workspace Creation）页（即Home | Site Settings |Configure Site and Workspace creation)并选中上述两个网站群的复选框，完成后点击OK，就可完成上述功能。现在，非管理员权限的用户也可以建立新的网站了。你必须自己作出选择，是允许你的用户们自行创立文件工作区，还是统一由你来进行。
在进入本文的Word部分之前，你们应该同样创建一些SharePoint用户，方法是：进入Home | Site Settings | Manage users，然后点击“Add Users”。你可以增加本地用户或域用户。你同样需要决定新用户将被分配为哪个角色。而后点击Next。
在下一个屏幕，除非你已经提供用户的e-mail地址或用户名，否则会要求你提供这些资料。SharePoint同样允许你随意设定欢迎词并向新用户发送。当完成后，点击Finish。
图C：提供用户的e-mail地址，以及随意地设定并发送欢迎词给新用户
这就是到目前为止，我所需进行的服务器配置。下面我将进入相关的Word部分，并在后文的进度中介绍我们会接触到其他可用的SharePoint任务。
使用Outlook进行文件协作
使用SharePoint，有许多办法让你可以与他人合作。最常见的协作方式，一般是从使用Outlook把工作文件E-mail给你想要协作的用户开始。
在将文件保存在本地后，要使用此方式，就需在Word中，选“File | Send To Mail (as Attachment)”。Outlook将打开一发信窗口，并把你的文档作为其中的附件。接着，输入接收者的E-mail地址，并点击“Attachment Options”（附件选项）按钮。随后将打开附件选项的任务区，其中你可以选择建立一个SharePoint文件工作区并共享该文件。如图D所示，你可以看到这个窗口看来像我创造的一个示例文件。注意在"Create Document Workspace at"框中的"https"前缀。一旦你选定了相关选项，点击“Send”（发送）按钮。
图D：当你点击Send（发送）后，你的文件工作区就被建立了，你的合作伙伴将会收到一封信
如果文件工作区创造成功，在你的Outlook收件箱中会收到一封信，提示创建成功。否则，会有一封信告知你失败的原因。
收件人会收到你发出的信件，并告知他可以在本地修改该文件，或直接修改文档的共享拷贝。我将打开收件人的信件，并点击“文件共享拷贝”的链接，这将带我们进入“Test 3”文件工作区，如图E所示。
注意成员列表包含两个用户——发送者与接受者。毫无疑问，你可以发送邀请邮件给成员列表上列出的多名用户。同样注意共享空间名称取决于你在附件中发送的Word文档名称。由于使用该方式，你将无法控制SharePoint分配给共享工作空间的名称。
在我对附加资料库的文档更新之前，我将介绍创建文件工作区的其他方法。
Word的协作功能
要开始使用文件协作，并不见得必须使用Outlook来发送文档。通过使用Word的内置工具，你可以在SharePoint服务器上建立文件工作区。在深入Word的协作功能之前，有个要点必须留意：和使用Outlook进行协作的方式一样，将文档加入到SharePoint服务器的文件工作区之前，你需要在本地保存一个文档副本。然后，当你关闭并重新打开该文档时，Word将自动检查本地的副本文档是否是最新的版本，并根据检查结果进行文件更新。当遇到文件的编辑发生冲突时，SharePoint会询问你保留哪个版本。
Outlook和Word在处理文件工作区创建的方式上存在关键的差异。在Outlook中，文件工作区使用文档自己的名称。而通过Word来建立一个文档工作区时，你可以指定文件工作区的名称，而文档则以原有的名称保存在工作区内。
要使用Word的协作功能，通过“Share Workspace”任务板进行访问——进入菜单“Tools | Shared Workspace”。图F显示当初次打开Shared Workspace任务板时的情形。
在Word内建立一个新文件工作区，并在该文件区中保存你的文档：
一旦你的工作区建立完成，Shared Workspace任务板会产生细微的变化，反映出新工作区的名称以及工作区中的成员。注意Shared Workspace板上有6个选项，图G所示是其中左数第二个。我将在本系列的下一篇文章中解释所有6个选项的用途。
向你的项目增加成员
如图G所示的选项中，注意"Add new members"（增加新成员）链接。你可能已经猜到这个链接的用途是向你的项目增加其他人，特别是当你试图在Outlook 中将你的附件文档发给多个人时，你会希望这么做。点击这个按钮，Word打开增加新成员对话框，通过它你可以通过输入E-mail地址或用户名增加新用户。图形H显示了这个窗口，而图形I显示了资料校验窗口。完成后，点击Finish。
图I：在这个例子中，所有字段都存于Active Directory中，所以我不必额外提供资料
点击Finish之后，Word会向这些新成员分别发送一个e-mail邀请。
观察信件中显示的链接，向用户显示了新的文档工作区。我创建的示例工作区如图K所示。
图K："Testing Stuff "工作区包括一个名为"This is a test"的文件，以及3个成员
向你的项目增加文件
不是每个项目都只有单个的文档。使用Word，你可以向单个工作区添加多个文档。 要做到这点：
图M：当这一切完成后，文件显示在你文件工作区的“共享文件”部分
你同样可以在Word内向工作区添加新文档。我将在我的下一篇文章中介绍该方式。
编辑共享文件——基础篇
我不打算对文档是如何在共享空间中进行操作的过程进行重要说明（我将在我的下一篇文章中进行说明，并解释诸如版本控制等功能）。不过，我将会向你展示，当你在文件库中编辑文档时，将会发生什么。
为了做到这一点，我在另外一台电脑上以“Auser”身份登录，而这个身份我已经事先将其指定为新建文件工作区的用户。如图M所示，简单地在共享文件列表中点击文件名即可将其打开。然后，你可以对文件进行任何你需要进行的修改。但是为了保存修改，你将总是会看到一个“另存为（Save As）”的对话框，默认的保存位置则是你SharePoint服务器上的文件工作区。
图N：编辑一个基于SharePoint文件时的“另存为”对话框
保存完毕之后，“Modified By "（修改者）栏将会变化，变成最后修改该文件的用户姓名（责任编辑：王海旭）
