在之前的文章中，我向大家展示了如何使用SharePoint与他人进行Word文档合作。本文，我将对这个文件协作方式进行更深入的揭示。
SharePoint面板
在之前的文章中，你可能发现了Word的SharePoint任务板，如图A所示。当你选择“Tools|Shared Workspace”后，这个任务板就会以Word文档的形式显示，并提供许多状态指示器，允许你直接对SharePoint空间进行修改，而不用专门使用Internet Explorer进行浏览。
注意工作区顶部的六个图标，依次为：
你将在下文中看到这些选项的作用。
在工作区中增加文件
当你与同事协同开发一项重要产品时，你肯定不能受限于仅仅使用单个文档。因此，SharePoint和Word可以让你在同一工作区中增加补充性文件。举例来说，假设你和你的小组成员们正在起草下一财年编制预算及其说明文档。也许每一个执行级别都有对应的预算说明文档，近而你大概就会有一个或者多个的Excel预算表。本文中我并不想讨论Excel，不过使用在本文中所学到的方法，你可以向SharePoint工作区添加Excel工作表。
在之前的文章中，我说明了如何使用SharePoint网站向你的工作区添加补充文件。在本文中，我将说明如何使用Word里的Shared Workspace任务板来向工作区添加文档。
开始之前，点击Shared Workspace任务板的“文件|Documents”部分。
在窗口底部，找到“增加新文件|Add new document”选项并点击它。这时，在打开的文件对话框中，找到需要加入到文件工作区的文件，点击“确定|OK”。
完成后，这个新建文件将显示在文件列表中，而Word同样会显示当前打开的文件是哪个。你肯定也猜想到了，如果工作区中文件很多，情况可能会变得相当复杂。
想使用文件列表的另一个文件，或者右键点击该文档的名字，或者当鼠标滑过该文件名后，出现了一个下拉箭头时，点击该箭头并选择“在Word中打开|Open in Microsoft Word”。
在工作区添加新文件夹
在生活中使用文件柜，与Windows使用文件夹存储文件的道理一样，都是为了方便以后的文件寻找工作。SharePoint提供了相同的自由度，你可以在Word里向工作区添加额外的文件夹，只需在“文件|Documents”栏点击“添加新文件夹|Add New Folder”选项即可。系统会弹出一个窗口，要求你输入新文件夹的名称。名称输入完毕，就会在“文件|Documents”栏中有显示，如图E所示。
打开文件版本控制
你是否碰到过这种情况：处理文件时忽然发现你需要一些以前的资料，但是包含该资料的文件已经被你覆盖掉了。使用SharePoint版本控制，这种难题将迎刃而解。SharePoint版本控制在每次改变文件并保存时，创建该文件的一个独立副本，这样从创建到修正完毕的所有历史版本都会保留下来。
默认情况下，文件工作区禁止了使用版本控制。要想使用这个功能，必须人为的开启它。从Word中的文件工作区，点击“文档信息|Document Information”栏，并选择“历史版本|Version history”选项。
当你点击这个选项时，Word会显示该文档的各个版本列表，如图G所示。
若想启动版本控制，点击“修改文档版本设定|Modify settings for document versions”。系统会打开一个配置网页，让你对存储在SharePoint服务器上的文件工作区的相关设定进行修改。在这页的“文档版本|Document Versions”下面，将选项改为“是|Yes”，如图H所示。完成后，点击“确定|OK”。
完成之后，每当你改动完毕并保存文档时，一个新版本就会加入历史版本纪录。注意新版本并不总是在你点击“保存|Save”之后才创建的。只是当你退出该文档，然后重新打开它，并进行修改之后，才会创建一个新版本。
恢复之前的版本
类似下面的这种事情在我身上已经发生过无数次——我打开一个文件，修改它，却把它弄得面目全非。通过启动版本控制，我立刻回复到一个较早的版本（比起当前的糟糕，还是老版本更好一些）。一个文档的版本控制就是这样轻松。
如图I所示，请注意我已经选定了该文件的第一个版本，激活了“恢复及删除|Restore and Delete”。想恢复到一个选定的版本，则点击“恢复|Restore”。Word会询问你是否确定要替换当前版本。然后，Word会为你恢复文件，没有任何误导的干涉。
分配任务
如同协调者或领导者制定一个特定计划一样，你可能偶尔需要分配特定任务给文档协作团队的其他人员。在Word的Shared Workspace任务板上，点击“任务|Tasks”。要分配一个新任务，点击窗口底部的“增加新任务|Add new task”选项。
点击“添加新任务|Add new task”选项将打开一个新任务窗口，你可以设定关于你所要分配任务的细节。例如任务名称和描述，以便被指派者了解你期望他做什么。其中，标有“分配给|Assigned to”的下拉栏中包含了一系列文件工作区的成员名单。如图K所示，我把任务分配给了我自己。
增加链接
在协作期间，你或团队的其他成员可能会查阅各种网页链接，寻找与你项目相关的有用信息。可以通过Shared Workspace任务板的“链接|Links”添加这些网页链接。
要添加一条链接，在“链接|Links”栏中，点击“增加新链接|Add New Link”选项。
你必须输入一个链接地址，即URL以及对该链接的简单描述。另外，如果你愿意，同样可以添加对该链接的注解。
最终结果
在本文中，我对共享空间添加了许多项目。那么，最后的效果是什么？你已经可以看到反映在Word不同栏目上的变化以及在共享工作空间的主页上的所有变化。
出色 巧妙
本文显示出了Shared Workspace的强大威力。虽然我的例子非常简单，但是你可以想象这些任务拓展后会怎样。项目的所有信息都被良好而巧妙的保存在一个地方。（责任编辑：王海旭）
