改进IT协作四步骤

那么我们该如何做才能避免付出这些代价呢？从现在的项目开始，按照下面的4个步骤来提高协作能力。

• 当多个团队协作时，要指出他们面临的头号难题.这项工作并不是十分繁重。在你下一次团队会议中，花5-10分钟让大家集体讨论在与其它团队协作时他们可能面临的各种问题。例如，跨时区沟通，缺乏深入行动，不知道与谁联系以及谁是负责人。在列表上不要指出具体的人名，只要指出所面临的挑战即可。（应该注意，这个表可以包括10-20项条目。这些对缓解员工的挫折感是有建设意义的）。接着，让团队指出最让他们感到痛苦和挫折感的前3项难题。一旦你将范围缩小至3项，考虑与每项难题有关的代价，你就能很容易得出团队面临的头项难题。或者直接让团队排序所面临的难题。

• 分析所面临难题的关键是什么，以及导致它的原因。问问自己下面几个问题：
• 这是一个跟踪/报告问题？风险问题，还是改变管理的问题？
• 是否明确定义了让合作者协作的激励措施？
• 这是否只是一个基本的沟通问题（沟通不及时，不充分，沟通目标不明确）？你面临的难题很可能是有多个原因造成的。例如，对于一个项目的不同部分，不知道与谁联系，或者谁是这部分的项目负责人，这个难题就可以看作是沟通问题或者是一个跟踪/报告问题。
• 造成这个难题的根本原因是什么？是否仅仅是团队成员不知道就某事同谁联系？（根本原因就是沟通问题）或者，是因为一些成员没有在与其职责相对的列表上，从而当处理那些会影响到他们的工作的时候，无法通知他们或者与他们进行商议呢？（根本原因就应该是一个跟踪/报告问题。有人可能会认为这里遇到的难题是风险或者管理问题。第2步的关键就是要分析出对于特定的团队来说，造成问题的根本原因是什么，从而在第三步采取适当的解决方案）。

• 选择并执行一个简单的“方案”，减轻头号难题给你带来的困难.

或许你已经有了适当的解决方案，一份30页的需求报告，或是一份详细的工作分类架构。对于每个成员来说，这么做可能有点复杂或者棘手。因为我们处在一个充斥着大量信息的复杂社会。为了更好的对项目目标进行管理和维护，你所做的并不是制定详细的文档和工作流程，而是要指出怎么作才能使得项目参与者觉得信息更加简洁和更容易理解接受。例如，如果你已经确定头号难题是沟通问题，因为所有的团队成员不知道就某事该与谁联系。

这时你要作的就是制作一张联系表格，并将它放在团队的主页上。这张表格应该包括项目各个部分的负责人，以及如何与他们取得联系（电话、手机、e-mail），这部分项目将会提交给谁，以及谁需要这部分的项目。如果你的团队还存在多个不同的办公场所，表格中最好还需要包括这些公共场所的地址。

• 衡量方案是否成功，并随时根据需要对方案进行更改.

指派团队中一名成员在合理的时间范围内（大约一个月左右）深入观察方案的执行情况，并确定难题是否已经被解决了。如果没有，就要分析方案对我们的工作有哪些帮助？决定采取其它什么措施来改进我们的团队工作，并根据需要对方案进行更改。最后，回过头去看看我们在列表上写的前三项难题，将第一个难题标记为“已解决”，按照2-4的步骤重复解决下面的难题。

使用简单方案解决难题的时候，你就会收获团队协作的成果：项目在预算内按时完成，客户的满意度提高，提高了工作效率，品牌认可度和团队士气也得到提高，当然，我们还要接着列出遭遇的难题。

Stacey Dickinson在技术领域有23年的工作经验，从事参与过许多需要不同团队的合作项目，与之协作的项目工作者有着不同的工作准则，并且来自不同的地方。

责任编辑：德东

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