大型项目中都会包含很多文档，由此制定规则以有效保存和管理它们是相当有必要的。
大型项目中都会生成很多文档。过去2年期间，我参与的那些项目就生成几百个文档。在每个项目事例中，所有股东都会分享这些文档。为了项目的管理，创建文档储存库相当有必要。这一储存库应能使用软件工具进行处理，或者在一个共享目录里建立简单的“文件夹/文件”结构。
如果要创造储存库，需要制定一些规则去保护被存储文档的完整性。例如，所有组员通常都要对由他们创建的文档拥有完全访问的权限。但是，你必须确定是否每名成员能够更新由其它队员创建的文档。在某些项目中这一权限是可允许的，但在另外项目中却不可允许。
此外，你必须确定是否所有成员都能在你的储存库增加文档，或者更新过程是否由管理员人员处理。或许，你的第一想法是，设立一个管理员角色以控制更新文档储存库就是设立等级制度关系。但是，这一想法只是操作过程的一方面。
在前面提到参与的大型项目中，向储存库增加文档是相当重要的环节。因为这反映项目的可扩展性。我们认为，如果大家都具有增加、删除和修改文档的权限，都会导致储存库的整体质量出现降低的倾向。然而，管理员的建立有利于帮助文档的增加。以下为简单的操作过程：
1、成员在每一阶段的结尾和每个项目结束时必须向管理员递交文档，内容包括：是否可以交付使用、关键词、批准日期、存储位置等。
2、管理员必须确定文档是否符合项目标准。如果文档与储存库不符合，管理员有权拒绝文档的增加。
3、如果文档符合标准，管理员将其放入储存库中适当的文档夹，并更新其它相关的关键词信息。
此外，管理员必须负责文档整理工作。例如，每周的状态情况报告在三个月以后可能就会作废。另一方面，项目合同文档是项目的生命，必须得以很好的保护。在项目期间，管理员需要对各类文档进行归档，并且阶段性地整理文档。
为大型项目选定一位专门的文档管理员，这一点请不要犹豫。管理员没有必要是一个全职，可以只需要员工10%的时间。但是，如果项目涉及到很多文档，必须需要一些特定角色和处理，以此保证文献的完整性。
责任编辑：德东
