如果您的项目生成大量的文档，那么文档库的管理可能会需要很多的时间。很多大型项目会产生大量的文档，数量会因为项目的类别有所不同，有时会产生成百上千，甚至成千上万的文档，一个经常被忽视的问题就是对这些文档的组织和管理。越来越多的公司采用了文档管理工具，但是您依然需要员工来负责整个文档的管理过程。
为了解决文档管理问题，第一步就是建立一个文档库，这可能是一个基于工具的资料库或是一个简单的文件夹结构，建立一个优秀的、易于组织、存储和提取的文档库需要大量的工作和努力。这些工作中的大部分可以分配给一个资料库管理员。
资料库管理员的责任是对项目中的文档进行管理，如果您的项目生成了很多文档，那么这一职位就需要付出更多的时间，尤其是在项目开始之前。资料库管理员的任务可以由一个或多个团队成员兼职担任，担当此重任的人员必需是称职的文书人员，当然，最好是一位富有经验的团队成员，资料库管理员的职责包括：
资料库管理员还负责创建资料库的访问规则，这是您的文档管理计划中的重要环节，访问规则确定了谁可以访问、阅读、升级以及在资料库中添加文档。
大部分文档都是可以被整个团队成员阅读的，但是有些文档可能需要更高的安全级别；同时，您还应该清楚地知道哪些文档是团队成员可以进行升级的。总而言之，创建文档的人应该是唯一可以修改文档的人，例如，如果项目经理创建了项目规则，那么他应当是唯一可以修改这个文档的人。
资料库管理员还应当定期对资料库进行检查，并对文档管理流程进行评估，应当确保文档管理流程工作正常而且符合公司、项目组和利益相关方的需求。
通常，文档管理在项目中不是很受重视，而发现其重要性的时候，往往已经太晚了，您的项目已经被毫无希望地埋葬了。因此，我建议项目团队应当退后一步来控制混乱的局面，当然，一位具有前瞻性的项目经理可以预见到这一问题，并且早就创建了适当的文档管理方法。
责任编辑：张琎
