如何加强项目计划中可交付项目管理文档的管理

所谓项目计划不是指项目进度表，也不是工作安排。项目计划是项目整个实施过程中所有项目管理文档的汇总。

许多人使用“项目计划”这个词来指项目进度表（或者工作安排）。可实际上，项目计划是项目整个实施过程中所有项目管理档案的汇总。事实上，等到多年之后当你可以亲眼所见那一大捆实际存在的可交付项目管理档案硬拷贝（文档内容属于意识范畴，如果印刷与物理媒体上则为硬拷贝）时，你才会对它有更深刻的体会。在今天，随着你的所有文档资料都开始在线存储，并且其中很多资料可能永远也不会打印出来，这个词汇的意义已经不那么明确了。或许，这个词可以指笼括了所有这些文档的在线文件夹吧。

具体说来，项目计划应该包括：

项目章程（Project Charter）（项目范围陈述）。此文件描述项目目标、范围、估计成本、估计周期、交付物、风险、假设（项目成功可能需要某种外部环境或者某些事件发生才行，或者应该发生，以增加您成功的几率）、项目组织，等等。

项目管理程序（Project Management Procedures）。该文档包括管理时间表、事件、范围变动、风险、质量等的详细步骤。根据需要定制这些个性化的程序，并应该把它们作为组织级（组织级是指适用于整个组织内部的，如一个企业）的指导方针。

角色和责任（Roles and responsibilities）。项目牵涉的每个利益相关人员都应该明确他们的角色和责任。这些人员包括项目经理、发起人、指导委员会、项目小组成员、控制委员会，等等。同样，这些也应该根据你的具体项目在组织级别上创建和定制。

进度计划（Schedule）和工作分解结构（WBS，Work Breakdown Structure）。进度计划是实实在在的项目管理交付资料。如果你还建立了正式的WBS来辅助创建进度计划，那么你也应该把WBS存进项目计划之中。

职员管理计划（Staffing Management Plan）。这个计划表用来描述你项目所需的人事资源、技能要求、人事资源的来源等。

沟通计划（Communications Plan）。该文件列举所有利益相关人员、他们的沟通需求、信息发布方式，以及如何管理他们的期望，等等。你也可以同时拥有一份利益群体分析计划（Stakeholder Analysis Plan），这和沟通计划类似，但所涉范围稍广。

风险管理计划（Risk Management Plan）。这个计划用来描述项目风险、如何为风险分级、如何应付所有的主要风险和意外事故、风险管理工具、项目的风险管理专家，等等。

项目平衡记分卡（Project Balanced Scorecard）。该文件是描述你所采取的各种方法措施，验证项目成功与否。它包括项目成功标准、表征成功的各种度量（metric）、各个度量的目标、如何收集这些度量、如何报告这些度量，等等。

项目审批文件（Project approvals）。各项审批可以和各个文档对应存放，也可把所有审批资料集中存放。

此外还有其它项目管理文件要包括到项目计划中来，但以上是可能要用到的主要文件资料。比起把这些文档零零散散地到处乱扔，把它们放在一处要明智多了。如果你打算这样做，现在就可以给整组文档资料起个名字了——项目计划！

责任编辑：张琎

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