用57款工具打造更强大的Windows(下)(4)

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　　对软件的改造可以使软件变的很好或很坏，其实并不需要另外的工具来完成改造。你只需要了解Office软件的宏，就可以自动完成你的个性设置。

　　我最喜爱的微软Office补充工具是针对Word和Excel的一个简单的自动格式宏。

　　先来介绍Word的自动格式宏。当打开别人的Word文档，第一件事就是把字体和格式改成自己喜欢的设置。这不需要通过一系列菜单更改这些设置，只需要点击一些预先设置的快捷键就能重新格式这个文档。

　　建立文档自动格式宏有以下四个步骤（每个人的Macro和菜单选择可能有所不同）：

　　1．按-A 来选择整个文本。

　　2．点击“编辑”—〉“清除”—〉“格式”来清除文本现存的格式。然后，当你重新输入文本和新行的时候，字体就不会恢复到原先的字体了。

　　3．点击“文件”—〉“页面设置”—〉“边缘”，在“右边缘”的设置中输入2.5使右边缘移动到2.5cm。

　　4．选择“格式”—〉“字体”，在字体列表中点击“Arial”，在大小列表中选择“12”，点击“OK”。

　　如果在Excel中制作自动格式宏，还需要一些额外的步骤：

　　1．按-A 来选择整个表格

　　2．点击“编辑”—〉“清除”—〉“格式”来重新设置表格的格式。

　　3．点击“格式”—〉“单元格”—〉“队列”，检查选中的文本。

　　4．在单元格的格式对话框中选择字体“Arial”，大小“12”。

　　5．选择“边界”选项，选择“轮廓”按钮，点击“OK”。

　　要记录一个宏，打开Word或Excel，点击“工具”—〉“宏”—〉“记录新的宏”。在宏名中输入名字，但是不要使用空格，不要以数字开始。“存储宏”中选择所有文件，可以让宏应用于所有打开的Word和Excel的个人宏工作簿文件中。

　　如果要制作一个宏的工具栏按钮或快捷键，点击“工具栏”，打开“用户设置”对话框。选择“命令”，把命名好的宏拖到工具栏中。给宏加一个图标，它就可以显示出来。点击“修改选择”—〉“改变按钮图像”，选择一个图标。

　　要用快捷键激活宏，点击“键盘”按钮，新的宏要在命令中被选中，点击“按新的快捷键”框。按顺序输入你喜欢的键，选择分配按钮。点击“关闭”两次，设定宏。

　　一个盒式录音带的图标和宏记录器工具栏就出现了，重新操作一遍格式宏的步骤，在结束的时候，在宏记录器工具栏上点击“结束”按钮。这个宏就制作完成并可以使用了，以后点击工具栏上的图标，或按事先设定的快捷键就可以了。

　　在关闭Excel工作表的时候，会被提问是否要保存对个人宏工作表的修改，并运用到下一次打开Excel文件的时候，点击“是”。