Office2007终极防护技巧全接触(下)

如何用IRM保护Outlook中的电子邮件

要对Outlook 2007中的电子邮件应用IRM权限，请按以下步骤操作：

1、在Outlook中创建出电子邮件。
2、在邮件窗口的左上角，点击Office按钮。
3、选择“权限>不可转发”，如图1所示。
4、像平时一样发送邮件。

图1 你可以在Outlook 2007中对电子邮件设置权限

在权限设置完毕之后，一个提示信息就会出现在邮件顶部的消息栏中，告诉你接收者无法将其转发、打印或是拷贝邮件中的内容，如图2所示。

图2 权限设置应用之后，在邮件顶部就会出现提示

如果你将Word、Excel或是PowerPoint 2007的文件作为附件添加到邮件中，它们也会应用你对邮件本身所设置的权限，除非这些文件在那些Office程序中创建时就已经设置过IRM许可。在这种情况下，它就会保留它之前所设置的权限设置。

如何用IRM保护Word、Excel或PowerPoint的文件

要用IRM来保护Word文档、Excel工作表或是PowerPoint的文件，可按照以下操作步骤进行：

1、将文件保存。
2、点击Office按钮。
3、点击“准备>设置权限”，接着选择“限制访问”，如图3所示。

图3 你可以使用“准备”菜单将IRM权限设置应用到Word文档中

4、在“权限”对话框中，将“限制对此文档的权限”钩选框钩选中，如图4所示。
   

图4 钩选中限制权限对话框并输入可对你的文档阅读和修改的用户邮件地址

5、在“读取”和“更改”区域，你可以输入你分别允许对这个文档读取和更改的用户的电子邮件地址。
   
6、点击“其他选项”按钮。
   
如图5所示，你可以对一些附加的权限进行选择，包括文档的到期日期、打印内容是否允许具有读取权限的用户复制内容以及是否允许以编程方式访问内容。另外，你还可以提供你的电子邮件地址，中央用户就可以向你请求附加的权限或者是通过连线验证用户权限。你可以将这些限制权限设置为所有文档、表格、幻灯片的设置默认值。你还可以通过点击用户名旁的“访问级别”下拉菜单来为每个不同用户进行权限选择，分别有读取、更改和完全控制。

图5 你可以选择更多选项，例如设置到期日期或是允许用户复制或打印内容

7、要应用这些设置，则点击“确定”按钮。一旦你设置了权限，一个提示就会出现在文档顶部的消息栏中，告诉你此文档的访问受到了限制，如图6所示。

图6 权限设置应用之后，会有提示出现在消息栏中