Word长文档的制作技巧(5)

　　通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。

　　所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。

　　所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。

　　很显然，如果手动为长文档制作目录或索引，工作量都是相当大的。而且弊端很多，比如当我们对文档的标题内容更改候，又得再次更改目录或索引。所以学习一下Word的“目录和索引”功能，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。

　　目录的制作

　　使用Word2003为文档创建目录，最好的方法是根据标题样式。具体地说，就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式，然后Word就会识别相应的标题样式，从而完成目录的制作。通过前面“在大纲视图中工作”部分的学习，我们已经知道，在大纲视图中创建好文档的纲目框架时，Word自动为各级标题赋予了样式。在这种情况下，我们完成正文的输入后，就可以直接制作文档目录了。

　　下面的练习我们将提供一个名为“思科乐器销售概要(原始文件)”的原始案例文档，它放在文章末尾的下载链接中，由于操作过程学要用到，所以请大家先去下载好。同时也建议下载最终效果文件，对学习目标有个初步了解之后再进行操作，更利于学习掌握的效果。

　　1. 打开“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档，由于各级标题运用了恰当的标题样式，所以可以直接进入创建目录的步骤了。

　　2. 文档目录通常位于文档名称之后，于是将插入点定位于“思科销售概要”下一段，按下键盘“Ctrl+Enter”插入了一个分页符，然后在“思科销售概要”下方适当位置输入“目录”，设置为“居中对齐”。

　　3. 将插入点放在“目录”下方恰当位置，选择菜单“插入→引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡(图 18)。

图 18

　　4. 在这里我们将设置与创建目录相关的内容。比如可以单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择Word预设置的若干种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式”(图 19)。

图 19

　　5. 单击“显示级别”框的选择按钮，可以设置生成目录的标题级数，Word默认使用三级标题生成目录，这也是通常情况，如果你需要调整，在此设置即可。这里我们操持默认。

　　6. 单击“制表前导符”框的下拉箭头，可以在弹出的列表种选择一种选项，设置目录内容与页号之间的连接符号格式，这里默认的格式为点线。

　　7. 完成与目录格式相关的选项设置之后，单击“确定”按钮，Word即可自动生成目录(图 20)。

图 20

　　8. 目录生成后，也许外观并不符合我们的要求，在这种情况下，我们可以方便地根据自己的要求进行更改。

　　9. 假设我们想把目录中一级标题文字改为“蓝色”，则进行如下操作：用和前面相同的方法进入“索引和目录”对话框，并选择“目录”选项卡，单击“修改”按钮。如果你的“修改”按钮是灰色的，则单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“来自模板”选项(图 21)。

图 21

　　10. 打开“样式”对话框，由于我们要对目录中一级标题文字进行修改，故选中样式列表框中的“目录1”，然后单击“修改”按钮(图 22)，打开“修改样式”对话框。

图 22

　　11. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令(图 23)，显示“字体”对话框。通过改对话框把字体颜色改为蓝色即可，然后依次单击确定，最后会弹出是否替换所选目录的询问，单击“是”后(图 24)，目录中一级标题根据我们的修改变为蓝色。

图 23

图 24

　　12. 如果有其它的修改要求，可以参照上面的操作方法进行。最后，值得注意的是，如果当目录制作完成后又对文档进行了修改，不管是修改了标题或正文内容，为了保证目录的绝对正确，请对目录进行更新。操作方法为：将鼠标移至目录区域单击右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，选择“更新整个目录”单选框，然后单击“确定”即可更新目录(图 25)。

图 25