Office 2010三大特色解读:强化协作

　  文书处理、电子表格、简报及电子邮件等工具，是现代人最常使用的办公软件，而微软针对这些工具软件也持续改进。自从2006年底推出Office 2007后，历经三年，微软将在2010年6月发布新版的Office软件。

　　协同作业

　　较上一版Office软件而言，在协同合作上，新版Word、Excel、PowerPoint等Office文件皆可通过SharePoint 2010平台，支持同时多人线上编修文件，这样的协同作业方式将更即时，提升文件管理上的效率。由于能够通过SharePoint控管文件浏览、编修权限，因此在分享文件的同时，也能兼顾到安全性。

　　而且，不只是通过SharePoint，现在也可藉由Office Web Applications，让使用者可以直接利用浏览器显示与编辑Office文件内容，而且，不论是使用电脑或手机，都可以通过浏览器来完成这些工作。

　　我们以Word 2010为例，使用者在SharePoint上编辑一个Word文件档，若同时有其他使用者编辑同样的档案，不仅会显示有多少人正在线上编辑，也会显示出其他人正在何处编辑，很方便的是，使用者可同时通过电脑及手机上，即时分享文件与编辑，而共同存取的资料，也会即时出现在文件画面中。如此一来，协同作业可减少等待与汇整的时间。

　　未来，在Windows Live使用者的免费网路存储空间SkyDrive上，微软表示，也会配合Office 2010提供类似企业的文档分享协作。

　　企业搜索

　　在SharePoint 2010中，也特别加强了搜索的分类与面向。在搜索文件时，检索结果可依文件类型、资料来源、关键字、作者等条件分类显示，而且我们还可以直接预览与观看文件内容，而不用再等待下载档案后。例如我们点选PowerPoint分类，可以迅速找到相关PowerPoint档案、即时预览该档案，更可通过浏览器直接开启。同时，搜索结果能够依照搜索者与对方的组织关系列出，并且将摘要内容呈现在搜索结果页面中。

　　由于企业搜索的对象也不单单是文件，人脉也是重点之一，通过上述的平台也能够在搜索页面中找到相关领域的专家，并利用组织树状图与社交功能，让企业资源能够有效共享与利用。

　　在SharePoint 2010中，公司组织以树状形式呈现，更能突显同事关系与检视背景资料。

　　结合社群

　　同时，SharePoint 2010也加入类似Facebook社群网站的工具，让使用者可以很快找到重要联络人及资讯，并且可以加入群组、建立知识库，进一步提升企业内的协同合作渠道。

　　SharePoint除了提供公司制定好的功能页面，它也有个人网站的机制，使用者可以从中看到公司组织图，同时也提供企业内的社群网站，如果使用者想要随时想关注对方的状态，可以通过Outlook上的Outlook Social Connector，连结到SharePoint的个人网站。

　　基本使用介面与Office 2007差异不大，仅强化部分操作面板

　　至于整体Office 2010软件的操作介面上，各个软件基本功能与介面的其实变化不大，比较明显的调整就是取消Office 2007将档案选单功能置于左上角圆型图示的方式，将存储、开启，与一些作用结果不会显示在页面上的功能进一步整合，微软称之为Backstage。其中的常用功能中的列印视窗，就有很明显的变化──点选列印选项后，即可直觉地预览列印画面，而调整文件时，也可以很即时的呈现。

　　Office 2007才开始内建的Ribbon风格工具列介面，新版中也加入可隐藏显示的设计，只要按下工具列右边隐藏按钮，就可以隐藏Ribbon工具列，让文件工作区能够有更大的显示空间;同时，现在的Ribbon配置更弹性，使用者可以自由设定工作列里显示的图示类型。

　　操作上，预览“贴上”的内容也是新增的功能，只要文件内容存储在剪贴簿中，而使用者将滑鼠移至“贴上”键的相关选项时，就可以预先显示将某个物件贴入文件后的样子，减少贴入失败进而执行复原功能的次数。而且，大部分的Office 2010系列软件，都支持这项功能。

　　此外，我们还可以直接编辑文件内插入的图片，例如在图片上面添加效果;而文字应用图片特效，也能使文字的阴影、发光等特效得以实现。

　　其他值得一提的Office 2010新功能还包括：One Note 2010加强了浏览搜索与剪贴功能，使用者可以很方便地将网页上的内容，以及各种Office资料剪贴的内容，直接汇整至OneNote的笔记本中。