Office 2010：从桌面办公到协作平台

　　【IT168 评论】在微软众多产品线中，Office软件是最为赚钱的产品之一。这些年来，Office从最初的文字处理软件和电子表单不断完善而成为一组办公软件的组合。今天，Office在电脑上是如此普及，以至于我们很难找到一个商务用电脑没有安装微软的Office。

　　而与此同时，Office所要面对的竞争也日渐激烈，开源组织，如OpenOffice.org，已经发布了能满足基本的办公需求的免费办公软件，而Google、Zohu分别推出Web版的办公软件Google Apps、Zoho Office，不仅威胁Office，而且还威胁传统的桌面软件应用模式。

　　不过，微软也没有闲着，Office 2010这个预计在明年推出的Office最新版就是微软发起的反击。在不久前举行的微软合作伙伴大会（Worldwide Partner Conference）上，微软演示了尚处于测试阶段的Office 2010。从演示的情况来看，微软在Office 2007的基础上进行了完善，同时新增了不少新的功能，特别是在网络协同方面。

Office 2010用户界面截图

　　Ribbon统一Office

　　微软在Office 2007中首次对用户界面进行较大的修改，推出Ribbon(Office用户界面的核心被称作Ribbon，也称功能区，是位于屏幕顶部的一个带状区域，包含了用户使用Office应用程序时的功能。使用新用户界面的Office应用程序没有顶级菜单结构，如文件、编辑、视图等，也没有像先前的Office版本一样的工具栏)，当时有不少人欢呼雀跃，认为这是微软的一次革命性的创新，但是，也有不少抱怨说，Ribbon太大也过于笨拙，让适应了微软菜单的人们不得不花时间重新学习如何使用Ribbon。

　　如果你对Ribbon的态度属于后者，你肯定会对Office 2010的界面倍感失望。这一次，Office中的所有成员都已经采用了Ribbon，包括原来Office 2007中没有采用Ribbon的成员（如OneNote、Outlook、Visio）。而对于那些支持Ribbon这种界面设计的人来说，Office所有成员统一采用Ribbon无疑是值得高兴的事情。

　　不过，与Office 2007相比，微软还是对Office 2010中的Ribbon进行了一些小的修改，这可能会让一些原本不喜欢Ribbon的人改变主意。位于屏幕左上部的大大的、圆形的按钮（用于显示或者隐藏文件菜单选项）不见了，取而代之的是一个小的、方形的带有Office Logo的按钮，而且这一次与Ribbon上的标签（Tab）组合在了一起。界面上还专门有一个按钮，点击它可以实现Ribbon的最小化。在Office 2007中双击就可以完成这一功能，但是很多人不知道，所以从来没有试过，这一改进对这部分使用者而言无疑是值得高兴的。

　　点击“Office”按钮，会出现一个微软称为“后台视图（Backstage view）”的界面，在这里使用者可以查找文件、打印或者进行一些协作。它与在Office 2007时的工作方式相似，但是，与Office 2007相比，“后台视图”已经和传统的“文件”菜单越来越远了，甚至我们完全可以把“后台视图”设想成一个新的、提供与文件有关的操作的界面，因为其中有些功能也进行了改进，特别是打印，除了提供文章的实时预览以外，还能对打印的范围进行更多的调整。

　　功能继续丰富

　　不少人对微软不断增加Office的功能其实有着不少批评意见，但是，我们看到，在新版Office中，微软还在继续增加各种各样的功能，有的涉及单个软件，有的涉及多个软件。使用者可以统计一下到底自己使用了Word和Excel所提供的全部功能中的多少功能，根据一些研究结构的统计，虽然80%的使用者只用了这些应用所提供功能中的20%，但是这20%的功能具体到每个人却是很不相同的。因此，尽管大多数人可能根本就不需要这些新增的功能，但是的确很有可能在某个地方、有人对其中某个期待了很久。

　　Office 2010中有不少整体性的改进。其中一个最主要的改进是提供对64位的支持。Access数据库最高可以管理GB级的数据，Excel的数据处理能力也达到了GB级，对有些人来说，Excel几乎就相当于一个数据库了。另一个整体改进是“粘贴预览”，它让使用者可以从预览中选择“粘贴”和“复制”的内容以及完成其他操作（如不再粘贴、撤销、特殊粘贴等）。此外，对数字墨水的支持也有了改进。

　　可以预计，Office 2010中对多媒体应用的改进将受到用户的普遍欢迎。在Office 2010软件包的大多数应用中，使用者可以对图片进行基本的编辑，PowerPoint的动画处理能力也将得到改善，在PowerPoint的幻灯片中甚至可以编辑处理视频。

　　微软对OutLook客户端也进行了修改，如果使用的是Exchange 2010 server，可以接收语音邮件和传真。消息以一种非常简单的对话视图（Conversation View）的形式组织，类似留言板。此外，Outlook 2010的Ribbon中还引入“快捷步骤（Quick Steps）”区，能简化那些步骤比较多的任务，如文件的归档等。

　　另外，在Excel还新增了一些很好玩的功能，如把一些用来显示趋势的小图片插入Excel的单元格（Excel把功能称为“Sparkline”），以及对Pivot Table的改进等。

　　改进的通信和协作能力

　　但是，到目前为止，微软对Office的最大改变是其通过不断的努力把这个原来只是用于桌面办公的软件变成了一个完整的网络沟通和协同的基础平台。沟通和协作成为Office 2010家族中每个成员必不可少的功能。

　　例如，在Excel、OneNote、Word中新增的“合著”功能让使用者可以多人协作来共同发布一篇文章，几个合著者可以同时对一篇文章的不同部分进行编辑，然后通过“check out(检出)”把编辑的这部分内容提交出去。

　　PowerPoint的使用者可以在互联网上播放他们的幻灯片，而在以前如果要在异地播放幻灯片必须先把幻灯片作为邮件附件发送过去。

　　对个人用户而言，这些协作功能（以及其他的协作功能）是通过微软的Windows Live 的在线交换（online hub）实现的。不过，对企业用户而言，SharePoint Server 2010才是Office 2010完成协作的真正枢纽，它负责防火墙后面的工作组之间的所有通信。值得一提的是，Office 2010的Groove客户端已经被更名为SharePoint Workspace，使用者之间的通信既可以以P2P的形式进行也可以通过SharePoint Server进行。

　　提供使用者是否在线等状态信息是微软的办公软件这些年非常关注的，在Office 2010家族中所有成员都具有这一功能。如果使用者使用的是微软的Office Communications Server 2007 R2的话，在“后台视图”中就可以看到这些状态信息。

　　不过，在Office 2010中最值得期待的是在线版的Excel、Word、OneNote、PowerPoint。在WPC大会的技术预览上，人们没能看到在线版本的演示，但是，微软表示在Office 2010最终上市时它们会发布这些应用的Web版。微软声称，Office 2010的在线版与桌面版所提供的文档处理能力非常相似。如果真如微软所言，这将是微软迈出的非常重要的一步。除此之外，微软还表示，到Office 2010正式上市的时候，还会推出面向移动设备的Office版本。

　　值得升级吗？

　　Office是桌面办公软件的霸主，它的很多功能也就是事实上的标准，因此，从某种程度上说，我们来讨论是否需要升级我们Office没有多少意义，对于绝大多数人来说，或迟或早我们都会用上最新版的Office。但是，何时以及如何切换到新版本Office却是值得探讨的。

　　Office 2010代表了微软对用户体验的最新认识，它与Vista配合很协调，工作得也很好，但是Ribbon这种界面对XP来说，就像个外星人，显得那么格格不入。与Office 2007相比，Office 2010对内存的要求并没有增加，但是，如果你使用的还是XP的话，或者没有适应新版Windows的外观和体验的话，对Office 2010也不会喜欢。

　　还有一点非常重要，就是用户被锁定（Lock-in）的问题。Office 2010的协作功能听起来令人激动，但是它们是依赖SharePoint Server、Office Communication Server、Exchange和微软其他一些后台的软件来实现的，到目前为止，还没有其他厂商包括开软软件可以轻易地代替它们。因此，一旦你使用了Office 2010的这些功能，你也许就微软被“锁”住了。

　　总体上说，尽管Office 2010增加了很多新的功能，这些功能对那些需要团队协作的企业用户尤其具有吸引力，但是，很明显，微软的Office 2010已经不仅仅是在办公软件的功能方面进行竞争，而是微软在整体用户体验上一次新的提升。