Office组件间数据的导入与导出(1)

一、将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人

　　应用目标：实际工作中，工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。

　　操作所需文件下载：Excel“客户通讯录”工作薄

　　操作方法：

　　（一）在Excel中指定“区域名称”

　　对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。

　　1. 启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标定位于“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图 1)，这个区域名称可以根据自己的需要更改。

　　2. 输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G5”单元格区域就被选中，这表明“区域名称”的指定成功。

　　(二)将Excel数据导入到Outlook联系人中

　　1. 启动Outlook 2003，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“文件→导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的数据导入到Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮(图 2)。

　　2. 进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“Microsoft Excel”，单击“下一步”按钮(图 3)。

　　3. 接着单击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，定位到存放“客户通讯录.xls”Excel工作薄文件的位置，选中它并确定，单击“下一步”按钮(图 4)。

　　4. 选择导入的目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮(图 5)。

　　5. 这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框(图 6)。

　　6. 通过该对话框可以看到，如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图 7)。没有自动建立映射的，就需要我们手动建立，否则导入的数据就不完全。

　　7. 自定义映射的方法为：在左边的列表框中选中一个字段如“手机”，按住鼠标左键不放，拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边，“手机”字段应该拖动到“移动电话”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段，完成后的效果如下图(图 8)。

　　8. 检查一下，确定无误之后，依次单击“确定”按钮和“完成”按钮，立即出现导入数据的进度提示，一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡，可以看到Excel“客户通讯数据”已经成功导入Outlook联系人(图 9)，以后就可以方便地使用它们和客户进行联系了。