office 2010 之Excel篇（2）

自从上篇的介绍之后，您应该会对Excel 2010的“新”有些印象了吧，那我们这期也不多废话，就开门见山，介绍两个可以在生活中用到的实际技能。
大家在实际的表格工作中都会遇到过这样的问题：那就是在表格数据录入过程中难免会出错，一不小心就会录入一些错误的数据，比如重复的ISBN书号，超出范围的无效数据等。其实，只要合理设置数据有效性规则，就可以避免这些错误，减少损失。
实例一：拒绝录入重复数据　　
书籍的ISBN号码、人们各种证件的ID号都是唯一的，不容重复，如果在Excel录入重复的ID，就会给信息的查询和维护带来诸多的不便，我们可以通过设置Excel 2010的数据有效性，将重复数据拒之门外。
运行Excel 2010，切换到“数据”功能区，选中需要录入数据的列，单击“数据有效性”按钮，弹出“数据有效性”窗口。

切换到“设置”选项卡，打下“允许”下拉框，选择“自定义”，在“公式”栏中输入=countif(a:a,a1)=1。　

切换到“出错警告”选项卡，选择出错出错警告信息的样式，填写标题和错误信息，最后单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。
这样，在设置过的这列中输入书籍的ISBN号等信息，当输入的信息重复时，Excel立刻弹出错误警告，提示我们输入有误。

 
这时，只要单击“取消”，关闭提示消息框，重新输入正确的数据，就可以了。
实例二：疾速找出无效数据
何为“无效数据”呢？我们用用Excel处理数据时，在实际应用中有些数据是有范围限制的，比如表示时间的数据，必须是0：00至23：59之间的某个数据，此范围之外的数据均为无效数据，是不合法的。如果运用“人肉搜索”，无异于大海捞针，在这里我推荐使用Excel 2010的“数据有效性”功能，疾速找出表格中的无效数据。
用Excel 2010打开一份需要进行审核的Excel表格，选中需要审核的区域，切换到“数据”功能区，单击数据有效性按钮，弹出数据有效性窗口，切换到“设置”选项卡，打开“允许”下拉框，选择“时间”，打开“数据”下拉框，选择“介于”，最小值设为0：00，最大值设为23：59，然后确定。

　
 
设置好“游戏规则”后，选择“数据工具”区“数据有效性”下拉菜单的的“圈释无效数据”。

 
而后表格中所有无效数据被一个红色的椭圆形圈释出来，错误无处躲藏，一览无遗。

今天通过这两个例子我们熟悉了Excel 2010的两个新功能（其实可以说是一个功能的两个子功能块），希望能对大家的日常工作有所帮助。