Word 2010实用技巧（二十二）--批量制作客户邀请函

ZDNet至顶网软件频道 在微软的2011全球开发者会议（WPC）中，该公司宣布截止到2011年7月，Office 2010许可证的销量已经突破1亿套。Office 2010 新增的一些更丰富和强大的功能，是其能够畅销的重要原因之一。ZDNet 软件频道在这里陆续向大家详细介绍Office 2010 的实用技巧。

用户可以应用邮件锁定功能，利用Word 2010创建一组内容相似的文档。如果想要向所有用户发放邀请函，而在所有的函件中，除了编号、受邀者的姓名和称谓略有差异之外，其余内容完全相同，就可以应用邮件合并创建相应的文档。

在邮件选项卡中提供了所有与邮件合并相关的功能。如果当前的客户信息存在了Excel工作表中，可以将人员信息与Word应用程序进行整合，并将工作表中指定字段插入到邀请函的指定位置。在进行邮件合并之前，首先选择收件人。在开始邮件合并选项组中单击选择收件人按钮，因为联系人信息存储在Excel工作表中，所以这里选择使用现有位置。

定位到Excel工作表，在选择表格对话框中选择存储了联系人信息的通讯录工作表，此时Excel工作表中列字段的信息便以域的形式整合到了Word应用程序中。

可以以域的形式将Excel工作表中的字段插入到指定的文档位置当中。例如在编号处可以插入编号域，在名称处直接插入姓名域。

为了表示对客户的尊重，希望在姓名字段添上相应的称谓，如先生或女士，虽然Excel并未提供称谓字段，但可以通过邮件合并的规则将性别字段转换为相应的称谓。单击规则按钮，在随机打开的下拉列表中选择如果…那么…否则…。

将域名选择为性别，在比较对象文本框中输入所要比较的信息，在下方的两个文本框中依次输入先生和女士，通过该对话框可以很容易的了解到如果当前人员的性别为男，则在其姓名后方插入文字先生，否则插入文字女士，通过规则的设定，可以非常巧妙的将性别字段转换为称谓，从而满足当前需求。

可以预览结果验证其正确性。在预览结果选项组中单击预览结果，可以看到当前文档将Excel当中的信息融合了进来，邀请函中的编号、姓名以及称谓都已经转换成了指定的人员信息。邀请函件创建完成以后便可以将其打印出来或者通过电子邮件直接传递给自己的客户。