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Access是Office组件的重要成员,其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员,所以大家常常会觉得Access的操作不太方便。比如,在Access的表中,要想在中间插入一条记录就比较困难,而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌;再比如,当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时,就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能,但Access却无能为力。显然,如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流,就能够让这些成员为Access服务,从而达到取长补短、提高工作效率的目的。
在Word中打开Access表查询项
如果想把Access中的表或者查询,转换成为Word中能够读取的文件格式,以便利用Word进行处理,可以采用以下三种方式:
1. 利用剪贴板
在Access中,打开要转换的表或者查询项,将鼠标指针拖过所选记录的行选择器(在窗口的最左端,当鼠标置于其上时,鼠标指针会变成向右方向的箭头),可以选择一组记录;将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器(在窗口的最上端,当鼠标置于其上时,鼠标指针会变成向下方向的箭头),可以选择一组字段;当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时,可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后,再单击工具栏上的“复制”按钮,将所选内容复制到剪贴板中,如图1所示。随后再打开Word,单击工具栏上的“粘贴”按钮,即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果,可以选中该行后,执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令,按下“底纹”标签按钮,选择“无填充色”。
2. 导出为RTF文件
在Access中,打开要转换的表或者查询,执行“文件”菜单下的“导出”命令,将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中,执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮,在随后弹出的“打开”对话框中,单击“文件类型”旁边的下拉列表,将其指定为“RTF格式”,找到前面保存的RTF文件双击即可打开。
3. 直接插入数据库
在Word中,单击“视图”菜单下的“工具栏”,然后将“数据库”一项选中(或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击,在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项)。这时,要在Word中打开Access的表或者查询项,就可以单击新增加出来的“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮,在随后打开的“数据库”对话框中,按下“获取数据”标签按钮,将文件类型指定为“MS Access数据库”,选中一个数据库文件中的表或者查询,再单击“插入数据”标签按钮。
图1 复制表格
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