BI让一切尽在掌控之中

生产厂商Newell Rubbermaid正试图应用商业智能（Business Intelligence，BI）技术更准确的进行物流规划，以降低库存水平和仓储成本。Newell Rubbermaid主要生产和销售派克钢笔，Little Tikes玩具等名牌家居用品、工具、家用设备以及办公产品。1999年，Newell Rubbermaid开始选用Cognos公司的BI产品。公司最初采用这一软件是为了满足Movex企业资源规划（Enterprise Resourse Planning，ERP）系统报告所提出的需求，后来又进一步增加了一些工具用来分析欧洲市场的业务数据。

Newell Rubbermaid公司欧洲信息服务部BI经理John Calvey说：“我们拥有1000家用户，但不希望一套桌面解决方案出现好几个版本。Cognos公司的BI产品能够对大量交易数据进行归纳和总结，甚至对某些客户交易的细节进行统计。过去我们的报告对生产环节关注较多，而很少进行总结分析。现在销售、客服和财务部门十分关注总结分析的结果，并将其运用到生产环节中，从而促进新产品的开发。Cognos技术生成的标有时间的每月库存表已经代替大量Excel表格。通过这个记录可以将库存与销售进行准确联动，并建立预测系统。反馈回Movex软件的信息可用于采购计划的制订。公司现在已经能够对未来12个月的库存进行提前规划。库存的每件商品都具有价值，我们能够提前12个月对其进行估价。我们已经彻底颠覆了应该保有多少库存的传统想法。财务部门在进行预算时可以直接向我们询问库存价值。库存成本最终得以降低。如果我们过早的采购进价值数百万镑的商品，那简直就是把现金摆在货架上”。

“我们从历史性和前瞻性的角度来看问题，通过提前计算降低了库存水平。在以前，这些工作需要专门的库管部门进行大量的Excel操作，不仅占用人力，而且数据也往往不准确”。公司的销售部门通过使用BI也有所获益，他们每天收到的电子邮件使他们能够清楚了解销售和当前订单的情况。它使得我们清楚的知道整个欧洲，澳大利亚和新西兰地区实际业务情况与预算的差距”。

对于客户服务，报告工具经过调整以使关键性能指标更符合业务需求。由于BI系统如此重要，它已被列入公司灾难恢复策略的关键列表。Calvey说：“如果BI系统得不到恢复，公司业务就无法运行”。

案例分析——Kingspan Insulation
Kingspan Insulation是一家建筑材料生产厂商，目前正采用BI软件来提高其销售部门生产能力，并改进战略规划。Kingspan在六年多以前发现Excel表格存在的问题以后，就采用了Cogons软件。

Kingspan公司业务系统经理Peter Smith说：“过去人们使用Excel作报告，但是收集的信息来自不同时间。业务决策完全通过这些非单一认证的数据资源而得出的”。公司于是决定使用安装了BI软件的SQL服务器建立数据库。Smith介绍说：“员工用每天晚上收集的实时数据作报告，因此人们所使用的是真实的同源数据。使用者无需等待IT部门的服务就可以自行快速获得所需数据，也就是说，他们的生产效率得以提高”。Smith认为BI工具能够更加高效的为员工提供完成工作所需信息。他说：“我们不希望他们在数据方面遇到什么麻烦。我们希望他们能够获得集中精力进行销售工作所需要的信息”。Smith还计划推动BI在采购部门的应用。

BI软件的好处之一在于人们能够切实看到整合系统提供有价值的信息所带来的优势。例如，报告能够提供过去六个月以来生产所需原材料的情况。运输成本的增加可被用于货物分发成本的计算。Smith说：“公司通过这些信息可以决定是否要在本地生产体积庞大的产品。关于运输成本的BI软件能够帮助公司决定工厂的选址并节省资金”。业务系统部包括IT系统培训人员和开发人员，共同帮助员工更好的使用软件。

Smith说：“每个业务领域都需要有人来书写和创建自己的报告并保存，也就是说，两年之内我们需要大量的工作来创建数据库”。他希望每个业务部门能够指定代表来控制数据的创建和访问。他说：“如果没有必要的控制，就有可能发生重复进行不必要的工作”。Smith对于BI工具在未来的应用有着美好的期望。他说：“我们希望能够为路途中使用手持电脑的人们提供度身订制的信息，例如将销售人员即将拜访的客户的情况通过电子邮件发送给路上的销售人员”。（责任编辑：王海旭）