善用Word制模板(2)

　　使用Word的域，还可以结合“宏”使提示信息“活”起来。所谓的“活”是指当用户使用特定的模板时，Word会弹出一系列的对话窗口，提示用户在窗口中输入指定的信息，然后由Word负责安排到合适的位置，并赋予一定的格式。这种特性对初级用户特别适用。WordPerfect提供了一个非常好的论文模板。用户确定了论文题目后，打开这个模板，会看到一系列对话框，提示输入各种信息。等这些信息都输入完成后，论文的骨架也就搭成了，剩下的工作就是输入论文正文、更新一下目录和索引了。Word也为我们提供了论文模板，但没有这种(提示输入各种信息的)自动功能。但是我们可以通过使用Fillin域做出类似的模板。具体办法如下：

　　1、 用 Ctrl＋F9 组合键插入一对花括号（{}），在花括号之间键入代码，使之成为{Fillin“请键入文稿题目，然后按确定”}(如图3)。

　　2、 对插入的域和代码文字进行必要的格式设置。在域上方单击鼠标右键，并选择“切换域代码”；切换后，域代码会隐藏起来，此时按Ctrl ＋ A，选中整个文本，然后按F9键更新域。

　　3、 此时，会弹出一个窗口，窗口上有提示文字：“请键入文稿题目”，然后按“确定”；完成此窗口的输入后，其他的窗口会依次弹出，直到完成所有Fillin域的更新。

　　至此，这个模板还是不完善的。因为在选用这个模板后，用户必须选中整个文本，并按F9更新域。所以，我们还需要为该模板添加一个可以自动运行的宏，使提示窗口在模板打开后自动弹出。添加宏的办法如下：

　　1、选取菜单命令“工具|宏|录制新宏”，弹出宏对话框。在“宏名”正文框中键入AutoOpen作为宏的名称（开头为Auto的宏在打开文件时能自动运行）；

　　2、在同一对话框中，将宏的保存位置选择为当前文档，按“确定”后进入录制状态；

　　3、按Ctrl＋A 选择整篇文档；按F9以更新文档中所有的域，接着依次可看到数个对话框（与Fillin域的数目相同）。此时，不需填充任何字符，而直接单击“OK”关闭；

　　4、单击宏工具条中的“停止记录”钮，关闭宏记录器，完成宏的记录。最后，保存该模板。

　　让页眉能自动反映文档标题

　　初级的用户一般不知如何编辑页眉，而编制模板的人呢，似乎又没有办法替用户代劳——不然，即使在页眉中插入了提示信息，如果用户不知如何编辑，反而会带来麻烦。那么，有没有办法使页眉自动反映文档的标题呢？有，就是利用宏。这个宏的名称是{ STYLEREF }。

　　我们一般把文档的标题定义为“标题”或“标题一”。如果文档标题的样式名称为“标题”，那么，让页眉自动与标题文字保持同步的办法是：

　　1、使用Ctrl ＋ F9组合键，插入大括号；

　　2、插入域代码：{ STYLEREF “标题"}(如图4)。注意这里引号的使用。当指定对象包含空格时，要使用引号。指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致，包括空格的数目，不然域将返回错误信息。另外使用的引号应该是西文字符。

　　3、定义好页眉的外观，保存对模板的改动。

　　这样，当用户使用该模板编辑文件，键入新的文档标题后，页眉的文字也就会随之而改变了(如图5)。而且，如果用户使用这样的一个模板编辑长篇文档，并且所有章节的主标题都设为“标题”样式，那么，各章节的页眉也会随章节名称而改变，用户会很方便地就获得了具有一定专业水准的外观效果。

　　定制其他选项

　　为了使模板更加完善，我们还可以细心定义其他的细节。

　　首先，一定不要忘记根据模板的性质，设计合适的样式集合。设计的时候要注意命名规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等等问题。想了解样式的奥妙，可以试用一下Word提供的“中文报告”等模板，仔细揣摩一下不同样式之间的关系；

　　其次，用户还可以为模板定义专门的自动图文集，供用户快速插入一些文本和图片。

　　最后，我们还可以根据用户的实际水平和文档性质，重新定义工具栏按钮。这样，当使用特定模板的时候，Word的外观也会相应地起变化，把编辑此类文档最常用的按钮呈现在最合适的位置。

　　另外，做这些工作的时候，最好使这些编辑只对基于该模板的文档有效，所以，用户应该注意不要存入 Normal 模板。