Excel和Access间复制、导入和导出数据(2)

在Excel中使用Access数据

　　您可能想在Excel工作簿中使用Access数据，以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些Access中不可用的功能。

　　将Access数据复制到Excel中

　　您可以从Access的数据表视图复制数据，然后将数据粘贴到Excel工作表中。

1. 启动 Access，然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。
2. 在“起始页”选项卡上单击“视图”，然后单击“数据表视图”。
3. 选择要复制的记录。

   如果要选择特定列，请在相邻的列标题之间拖动。

4. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
5. 启动 Excel，然后打开要在其中粘贴数据的工作表。
6. 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。

   若要确保复制的记录不替换现有记录，请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。

7. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。

　　将Access数据导出到 Excel

　　通过使用Access中的“导出向导”，可以将一个Access数据库对象（如表、查询或窗体）或视图中选择的记录导出到Excel工作表中。您在执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制定计划，让导出操作按指定时间间隔自动运行。

　　下面是需要将数据从Access导出到Excel的常见情形：

　　·您的部门或工作组在处理数据时既使用Access也使用 Excel。您在Access数据库中存储数据，但使用Excel来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel，但您想让这个过程更加高效一些。

　　·您多数时间都在使用 Access，但您的经理更愿意在Excel中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到Excel中，但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。

　　有关将数据从Access导出到Excel的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

　　从Excel连接到Access数据

　　若要将可刷新的Access数据装入Excel中，您可以创建一个到Access数据库的连接，这个连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中，并检索表或查询中的所有数据。连接到Access数据的主要好处是：您可以在Excel中定期分析这些数据，而不需要从Access反复复制或导出数据。连接到Access数据后，当原始Access数据库使用新信息更新时，您还可以自动刷新（或更新）包含该数据库中的数据的Excel工作簿。例如，您可能想更新每月分发的Excel预算摘要报表以使其包含当月数据。

1. 单击要存放Access数据库中的数据的单元格。
2. 在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自 Access”。
3. 在“查找范围”列表中，找到并双击要导入的Access数据库。

   在“选取数据源”对话框中，单击要导入的表或查询，然后单击“确定”。

4. 在“导入数据”对话框中，执行以下操作：

   在“选择数据显示方式”下，执行下列操作之一：

5. 若要以表 （表：关于特定主题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储。）的形式查看数据，请选择“表”。
6. 若要以数据透视表 （数据透视表：一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源（包括Excel的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）的形式查看数据，请选择“数据透视表”。
7. 若要以数据透视图 （数据透视图报表：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。）和数据透视表的形式查看数据，请选择“数据透视图和数据透视表”。

8. 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项，然后单击“确定”。
9. 在“数据的放置位置:”下，执行下列操作之一：
10. 若要将数据返回到选择的位置，请单击“现有工作表”。
11. 若要将数据返回到新工作表的左上角，请单击“新建工作表”。

12. 单击“确定”。

    Excel 将外部数据区域放在您指定的位置。