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手把手教你用微软iPad版Office

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历经数年的猜测,微软终于将自己的旗舰企业生产力程序Office放到了iPad平台上。让我们来一起看看iPad版Word、Excel和PowerPoint应用程序的样子吧。

来源:ZDNet软件频道 2014年3月29日

关键字: 微软 iPad版Office Office iPad Word Excel Powerpoint Office 365 OneDrive

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ZDNet至顶网软件频道消息:微软Office的三利器——Word、Excel和PowerPoint——齐齐亮相iPad。每个App可以从App Store单独(兼免费)下载。基本的Word、Excel和PowerPoint应用程序允许用户读取Word文件,处理现有的Excel电子表格和演示PowerPoint幻灯片。

微软iPad版Office尝鲜

Word、Excel和PowerPoint在iPad上亮相

但如果想要创建新的文档或使用全套编辑工具的话,就需登录Office 365帐户。

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登入Office 365帐户激活Word、Excel和PowerPoint

登入Office 365家庭高级版、小型企业或者企业帐户后,所有Office应用程序Word、Excel和PowerPoint就会激活,用户即可使用全方位的编辑功能。

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每个应用程序需要单独下载

iPad版Office的Word、Excel和PowerPoint应用程序需要从App Store单独下载。这些程序不小,Word、Excel和PowerPoint在iPad上各需450 MB的存储空间,OneNote需近600 MB。

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如果木有Office 365 那你就只能看看文档咯

如果没有登录Office 365帐户的话,用户则不能创建新的Word文档、Excel电子表格或PowerPoint文档。用户可以在iPad上或OneDrive上打开现有的Office文件,但不能改动这些文件,除非使用Office 365帐户。

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iPad版Office后台界面

如果上图中打开iPad应用程序的菜单看起来眼熟,也没什么奇怪的。iPad应用程序的菜单基本模式和含有Office 365订阅的Windows桌面应用程序类似。新的文件可以存在iPad上,或是直接从云里打开文件,或是将文件直接储存到云里。

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默认设置为自动保存

用户无需进行保存文档的操作,因为默认设置为自动保存。考虑到带宽因素,用户可以禁用自动保存。用户也可以创建一个副本或是从此菜单中选择恢复以前保存的版本。

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将文件从iPad移动到云里

如果用户最初在iPad里创建一个新文档或保存了一个Office格式的电子邮件附件,他可以通过点击该图标将其移动到云中。文件菜单还可以让用户将文件作为电子邮件的附件共享,或是在OneDrive或商业版OneDrive里创建一个链接分享此文件。

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iPad版Excel一览

在Windows PC或Mac上用过Excel的人,应该很熟悉上面的视图。每个文档标题的五个菜单选项显示一个功能区,敲击可隐藏。选项内容没有PC或Mac版Office那么丰富,但电子表格中的内容,包括图表和格式化,都会完整得到呈现。

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iPad版Excel有自定义键盘

用户在Excel的公式栏上敲击时,一iPad键盘会出现。在Excel里,用户可以使用标准的键盘或点击右上角的123图标显现此自定义键盘。以下的选项更适合输入公式:点击并按住角上带有绿色标志的任意键,就会出现一系列其他相关的字符。

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敲击两次添加图表

Windows版Excel 2013的特色之一是新的制图引擎,iPad版Excel同样具有此特色功能。选好数据范围后,用户可以点击推荐(Recommended)按钮,就可以看到不同的适合所选择数据的图表类型的选择。要注意的是,菜单上的缩略图显示的是使用实际数据的预览。

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更改图表外观

上图显示的是另外一个直接从Windows版Excel 2013借用的特点,图表样式表允许用户利用现成系列的颜色、形状和布局快速更改图表的外观。

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很对不起Excel大师,iPad里用不了数据透视表(PivotTables)

也不是每一个桌面Office程序的功能都在iPad版Office出现。例如,在桌面Excel中可以在数据透视表里查看上一次保存的数据安排,但在iPad里就无法做出更改。

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快速改变单元格的样式和格式

Excel的首页功能区选项包括一般常用的基本文本格式的设置,以及各种数字格式和单元格样式的设置。要注意的是,用户不能在这里创建或编辑自定义格式或样式,这些功能只是在完整的桌面应用程序才有。

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iPad版Word一览

用过Windows版Word的话,再用iPad版Word时不难驾轻就熟。需要注意的是点击和拖动选择在Word文档中显示一个放大镜窗口,而在iPad里情形不一样,在iPad里是一个标准的圆形放大镜。这种微妙的改变在选择多个字符时看得更清楚些。而不是仅仅将指针放在需要编辑位置。

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多样的协作方案

桌面版Word的最强大的功之一是能能够让同事之间相互协作,添加批注和修订同一个文档。审阅选项卡上的显示标记选项(Show Markup)可以让用户控制在iPad屏幕上显示文档中评论的外观。

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修订跟踪进行时

如果选了标记全部(All Markup)选项,用户在当前文档里可以看到每一个插入、删除和注释项,显示出来的几乎和在完整的桌面版Word中看到的相同。对啦,那些红色波浪下划线也在,是为了突出显示有潜在拼写错误的单词。如果用户觉得这会分散注意力,用户可以在查看选项卡里点切换将其关闭。

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Word的插入功能区

插入功能区提供的可供选择的选项有限,包括页面和分节符、表格、图片和形状和超链接,如上图所示。与桌面版Word中的一大堆选项的相比,iPad版Word的选择比较小(但很有用)。用户能感觉到两个版本之间的不同。举个例子:在iPad版Word里,用户通过图片选项只能从照片文件夹中插入图片,不能直接从网上图集里添加图片。

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设置插入图片的样式

用户插入图片时,可以如图中所示利用样式选项改变外观,包括Windows PC版Word 2013里相应的菜单中有的大多数选项。

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开始PowerPoint文稿的新一轮演示

打开PowerPoint中的新(New)选项卡会显示一个演讲主题画廊,但数目小于台式机PowerPoint选项的主题数目。用户选好主题后就不能在iPad版PowerPoint应用程序里改变主题。需要改变主题的话,必须回到桌面。另外值得注意的是:在右上角上有一个微妙的菜单,在那里用户可以选择标准(4:3)或宽屏幕(16:9)演示。

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PowerPoint一览

与桌面版PowerPoint不同,iPad上的PowerPoint只提供一种视图模式:左边是幻灯片列,右边是当前选定的幻灯片。用户可以点击拖动幻灯片改变列表的顺序,或是点选后按住显示一个菜单,包括剪切、复制、删除或复制幻灯片等选项,或是设置隐藏一些演示时无需出现的幻灯片。

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添加新幻灯片

这个功能那些长期用PowerPoint的人都熟悉。点击新建幻灯片,用户可以从标准的布局选择中挑选一种布局,如图中所示。

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添加幻灯片切换

每张幻灯片可用的转换数量之多甚为惊人,用户在多数情况下也可以控制转换效应的程度。不过,其细微程度上就不如桌面PowerPoint那么准确。

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演示时用到的笔和指针

PowerPoint在iPad里的理想用法是将平板电脑的输出送到大屏幕上,然后在iPad上控制演示,如使用敲击和滑动动作等。现场演示时,用户也可以点选后停住显示一个虚拟激光指示光标,或是使用图中所示的笔和涂笔,重点标出幻灯片里的元素。这些标注是绝对临时的,幻灯片播放结束时标注会消失。

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最小数目的选项

位于iPad底部的iPad版Office里每个程序的设置页(如图示)的设置选择数目很小。用户从这里可以清除缓存文件或者完全复位应用程序的设置。用户在Word里可以在这里禁用打字时自动格式功能(AutoFormat As You Type),决于用户的个人喜好,此功能可以用“不可思议”或“令人发狂”来形容。

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