Excel和Access间复制、导入和导出数据(3)

　　您可能想在Access数据库中使用Excel数据，以便利用Access的数据管理、安全或多用户功能。Access 中有许多有用的功能，对于使用Excel数据的用户来说其中有两个功能尤为有用：

　　·报表  如果您熟悉Access报表的设计，并且想以此类报表的形式汇总和组织Excel数据，则可创建Access报表。例如，您可以创建更灵活的报表，例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。

　　·窗体  如果您想使用窗体查找或显示Excel中的数据，则可创建Access窗体。例如，您可以创建一个Access窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段，或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。

　　有关使用Access窗体和报表的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

　　将Excel数据复制到Access中

　　您可以在Excel的工作表视图中复制数据，然后将数据粘贴到Access数据表中。

　　注释   如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中，请确保这些列与要复制的数据的顺序匹配。将多个字段中的数据粘贴到一个窗体中时，Access 将数据粘贴到与源字段同名的字段中，无论它们在窗体中的顺序如何。如果您要复制的数据包含目标窗体中不存在的字段，则Access会询问您是否仅粘贴名称匹配的字段。如果不存在名称匹配的字段，则Access会根据目标窗体的选项卡顺序粘贴字段，此顺序可能不是所需的顺序。如果源字段名称与目标字段名称不同，您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中。

1. 启动 Excel，然后打开包含要复制的数据的工作表。
2. 选择要复制的行。
3. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
4. 启动 Access，然后打开要在其中粘贴行的表、查询或窗体。
5. 在“数据表”选项卡上，单击“视图”，然后单击“数据表视图”。
6. 请执行下列操作之一：

   若要替换记录，请选择这些记录，然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。

7. 若要将数据作为新记录追加，请在“起始页”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“编辑”菜单上的“粘贴追加”。

　　将Excel数据导入到 Access

　　若要将Excel中的数据存储到Access数据库中，并且此后在Access中使用和维护这些数据，您可以导入这些数据。导入数据时，Access 会在新表或现有表中存储这些数据，而无需改变Excel中的数据。进行导入操作时，一次只能导入一个工作表。若要导入来自多个工作表的数据，请为每个工作表重复执行导入操作。

　　下面是需要将Excel数据导入Access的常见情形：

　　·您多数时间都在使用 Excel，但以后准备使用Access处理这些数据。您想将Excel工作表的数据移到一个或多个新的Access数据库中。

　　·您所在的部门或工作组使用 Access，但有时您会收到Excel格式的数据，而这些数据又必须合并到Access数据库中。您想在接收到Excel工作表时将它们导入到数据库中。

　　·您使用Access管理数据，但您所在工作组的其他人员发来的周报是Excel工作簿。您想简化导入过程，以确保数据能在每周的特定时间导入到数据库中。

　　有关将数据从Excel导入Access的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

　　从Access链接到Excel数据

　　您可以将Excel区域作为表链接到Access数据库中。如果您计划继续维护Excel中的区域，但又希望可以从Access中访问此区域，则可使用此方法。您应该从Access数据库而不是从Excel创建此类链接。

　　在链接到Excel工作表或命名区域时，Access 会创建一个新表并链接到源单元格。在Excel中对源单元格所做的任何更改都会反映到链接的表中。不过，您不能在Access中编辑对应表的内容。如果要添加、编辑或删除数据，必须在源文件中进行更改。

　　下面是需要从Access中链接到Excel工作表的常见情形：

　　·您想继续在Excel工作表中保留数据，但要能够使用Access强大的查询和报表功能。

　　·您所在的部门或工作组使用 Access，但需要处理的外部源数据位于Excel工作表中。您不想维护外部数据的副本，但要能够在Access中处理这些数据。

　　有关将Access数据链接到Excel的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。