专家详细解析BI系统选型前的准备工作

ZDNet至顶网软件频道消息 BI系统可以说是企业信息化管理中末端产品。为此在上BI项目之前，企业需要先梳理一下企业的现状，做好相关的准备工作。只有如此才能够提高系统的成功率和效果。那么具体需要做哪些准备工作呢?且听笔者一一道来。

一、电子文档数据的整理

BI项目的主要功能就是数据的分析与挖掘。巧妇难为无米之炊。如果没有充足的数据，那么即使再好的BI系统也无用武之地。为此企业在做BI系统之前，比较关键的一个步骤就是电子文档数据的整理，特别是如果企业有多种格式的电子文档数据，如有Excel表格、又有数据库系统的，此时需要进行一一梳理。如果以前还有书面的数据，如一些检验单据等等，那么最好也需要先转化为电子文档的数据。

在这里不少企业会有一个误区。认为这些数据等到BI项目开始时再整理也来得及。其实这是不对的。因为对于BI项目来说，时间就是金钱。现在不少BI实施顾问都是按时间来进行收费的。如果让实施顾问来帮助企业整理这些基础数据，那么企业BI项目的实施成本会像夏季的温度一样，很快的往上涨。为此这些基本型的基础数据的整理，最好还是在BI项目开始之前就做好。

BI项目开始时，实施顾问只需要检验这些数据的合理性。然后对不合理的地方进行调整即可。也就是说，这个基础数据的整理，不能够占据过多的项目时间。当然这并不是否认基础数据的重要性。这些基础数据对于BI系统来说，就好像是血液。没有他们，BI系统将无用武之地。但是这里需要强调的是，基础数据的整理相对来说是比较简单的，企业一般可以自主的完成。如果让实施顾问将时间花在这个上面，有点不值。

二、分析结果的梳理

在上BI系统之前，企业还应该对需要得到的分析结果进行确认。简单的说，就是让BI系统能够产生哪些分析结果。如存货周转率分析、交货及时率分析、不良品率分析等等。在系统上线之前，将这些需要的分析结果梳理出来，有很多好处。

1、便于整理电子文档的数据

这些结果都不是凭空而来的，而是需要基础数据的支持。如需要分析存货周转率，那么可能还需要上一年的数据。因为前后两年指标的对比，才可以发现背后的问题。总之只要涉及到前后数据的对比，那么企业准备的就不只是本年的数据，对于上一年的基础数据也需要进行整理。如果前后两年的数据格式不一致，还需要进行调整等等。笔者再次强调一次，巧妇难为无米之炊。在上BI项目之前，需要先确认目标。然后根据目标来整理所需要的基础数据。这同时也可以缩小基础数据的整理范围。

2、便于后续软件选型

什么样的软件适合企业的情况呢?或者说哪个系统能够基本上实现企业的现有需求，而不需要进行过多的二次开发呢?要回答这个问题，企业必须先对自己的需要有一个清晰的认识。简单的说，就是对自己需要得到的结果有一个明确的判断。然后在后续系统选型时，就可以将这些问题抛给BI系统的售前咨询顾问，看看他们能否结果。从减少项目成本与降低项目风险的角度讲，在后续项目实施时应该尽可能的减少系统的二次开发的数量。而要达到这个目标的话，最好就是要在选型时尽量选择哪些具有现成分析模型的系统。

3、便于对项目组与供应商进行考核

是否软件顺利上线，便是项目的成功呢?笔者认为不能够这么片面的认识。BI系统的成功，需要看预计的结果有没有实现。因为很多企业虽然BI系统已经上线了，但是很多预期想要得到的结果仍然很难从BI系统中准确的得到。在这种情况下，能够说这个BI项目成功了吗?恐怕不能。那么在后续的项目中，企业管理者如何对项目小组以及供应商实施团队进行考核呢?这就需要企业有预期的目标。后续考核时，只要将这些目标进行一一核对即可。