Microsoft Office软件界面的发展历程(3)

　　正如Jensen Harris先生所说，Office UI开发团队的目的就是帮助用户能够“无缝地”找到和使用Office中的功能。我想，这可能是界面不断改进的一个最主要的原因。

　　(1) 功能越来越多，用途也越来越复杂

　　在Word 2.0中，有不到100个命令，工具栏也是简单有效地复制了在菜单结构中能找到的功能，没有任何其它的功能仅存在于工具栏中，因此，当时的Word开发团队能够较容易地计划理想的菜单结构，并使它们组织得更有意义。在Word 2.0的界面中能直接且快速地浏览菜单，因为大多数菜单少于10项，而且没有子菜单项。

　　而Word 6.0的工具栏数量从原来的2个增加到了6个。

　　在Office 97中，丰富的功能使它变得更复杂。其工具栏的数量迅速达到了18个，在顶级菜单中的命令数几乎增加了双倍。再以Word为例，其顶级菜单已满，虽然一些一直增加的功能仅仅能在工具栏中执行，但是一些功能仍然需要添加到菜单项中，可是已没有空间给它们了，而将命令添加到多级菜单中将为新的命令提供更多的空间，这样也能提供更多的功能，再加上在Excel中的成功应用。因此，在Word 97中也引入了层级菜单。

　　虽然功能越来越多，但用户的需求是无止境的。因此，Office的每个版本都使开发者集中精力开发新的功能，但这些新功能放在哪里呢?每次都很难决定这些新功能的位置。

　　如果仍然按照以前的用户界面结构，则在Office 2007中将有比Office 2003多10倍的任务窗格，而在Word 2007中则将发布约100个任务窗格。如何排列和组织呢?因此，任务窗格是最后一次试图找到调整老样式UI的一种方法。

　　下面的图10和图11演示了从Word 1.0到Word 2003中所包含的顶级菜单项、工具栏和任务窗格的数据对比。

图10 Word各版本中的顶级菜单项数

图11 Word 各版本中的工具栏和任务窗格数

　　可以看出，在每个版本中功能数持续增加。下图 采用饼图来演示Word在过去15年中的成长过程，可以很清楚地对比各版本Word所带有的功能。

图12 Word在每个版本中所添加的功能所占的比例

　　(2) 一些命令难以发现、查找和不方便使用

　　前面提到过，在Word 97中引入了层级菜单，但这也带来了一些不利的方面，即增加了复杂性。层级菜单使得用户难以浏览命令，每次都必须记住已访问过哪层菜单，没有访问过哪层菜单。曾经一个可视化的简单的菜单结构，现在由于带有分支结构而变得更复杂。浏览功能已不像查看商品列表，更像在研究一个复杂的数据结构。这样，对命令不仅难以查找，也不方便使用。

　　在Office 2000中的菜单栏和工具栏实质上都是充满的，这样在其中所添加的额外的项目只是整个结构中的很小的一部分，从一个版本到另一个版本时，用户根据不会注意到新添加的命令，也使得用户难于发现他们曾经要求的已添加到Office中的功能。总之，这种菜单结构使用户难以发现和使用新功能。

　　Office XP引入的任务窗格试图通过在屏幕中增加一个新的矩形框并在其中发现新的功能。任务窗格完全是一个附加物，它不试图改变现有的菜单栏和工具栏结构，大多数传统的功能都在菜单和工具栏中，而在任务窗格中放置新的功能。PowerPoint开发团队在利用任务窗格方面做了大量的工作，一些传统的功能例如幻灯片切换也迁移到了任务窗格中。但增加的任务窗格并未改进用户界面，相反，用户又多了一个要查找功能的地方，给查找某个命令带来了不方便。

图13 任务窗格