Microsoft Office软件界面的发展历程(4)

　　Office 97是一个里程碑式的产品，增加了很多新的功能，但随之也给用户界面增加了复杂性，使人开始觉得Office是“雍肿的”。实际上，应用程序本身并不是“雍肿的”，至少，用户所需求的大量功能表明人们希望UI团队在这个空间做更多的事情。然而，菜单和工具栏开始显得与产品的丰富功能不太相称，这使用户界面开始感到雍肿。这样，在Office 2000中引入了新的UI机制来减少这种“雍肿的”感觉，这也标志着最终在Office 2007中重新设计新UI的开始。

　　Office 2000中的“自适应菜单”试图通过首先显示最常用的菜单项使顶级菜单更短，当用户使用菜单时，经常使用的菜单项将创建在“短”菜单中，而很少使用的菜单项会创建在“长”菜单中，如下图14所示。

图14 自适应菜单

　　然而，自适应菜单是不成功的，实际上给界面添加了复杂性。首先，默认的“短”菜单中包含的菜单项是建立在“每个人在Office中仅仅使用同样的一些功能”假设的基础上的，但事实是，用户使用一个很广范围内的功能，而不仅仅限于“短”菜单中的功能，因此，某人的理想的“短”菜单并不代表着其它人也常常使用这样的“短”菜单。

　　其次，如果用户不能在默认的“短”菜单中找到所需的功能，则必须浏览整个菜单，而这个过程需要先浏览“短”菜单，再单击下方的双向箭头浏览“长”菜单，而在“长”菜单中的菜单项在“短”菜单项之间，因此需要重新浏览，这使得工作效率降低。再次，自动定制的功能(即上次使用的菜单项将会出现在默认的“短”菜单中)也使得菜单项更混乱，因为开始时某菜单项在某个位置，之后某个时候它又不在那里了。

　　因此，即使在Office 2007中的一些应用程序(例如Publisher、Project和Visio)仍使用老的用户界面样式，但已关闭了默认的“自适应菜单”。

　　Office 2000中“压缩的工具栏”(如图15所示)也是为了减少“雍肿的”感觉，但与“自适应菜单”一样，也给用户界面添加了复杂性。命令的顺序不再固定，浏览功能也变得低效。

图15 压缩工具栏

　　因此，大多数用户，特别是公司用户，关闭了这两项功能。

　　Office XP和Office 2003中的任务窗格也有一些缺点。增加了任务窗格后，所有的菜单和工具栏仍然必须存在，这样，任务窗格占用了空间而没有取代任何现有的用户界面(UI)。并且，Office中现在有“短”菜单、“长”菜单、层级菜单、可视的工具栏、工具栏列表，还有任务窗格，这使得用户仍然要在多处查找命令，增加了产品的复杂性。任务窗格的出现，也使得每个设计团队都想将他们的功能作为一个任务窗格，毕竟任务窗格是一个全新且干净的可放置功能的矩形框。这虽然使得设计者方便了，但却给用户带来了不便。一些任务窗格类似带多页的向导，一些事实上是对话框，一些只是带有一串说明文本的命令。没有真正考虑如何使所有的任务窗格协调一致，如何在老的UI中发现相关联的功能，如何一次使用两个功能。实际上，每个单独的功能都需要它自已的矩形框。因此，为减少复杂性，在Office 2003中已将任务窗格作为一个可管理的用户界面(UI)。

　　(4) Microsoft一直努力改进，使产品适合发展的需求

　　正如在前面所看到的，Office界面一直在改进，在向着更方便用户的方向改进。例如，在Office 2000中引入的“自适应菜单”和“压缩的工具栏”，原本是试图改变应用程序给人的“雍肿的”感觉，但适得其反，未获成功。就像整理房间一样，只是把一些自认为不常用的东西藏到了床底下，乍一看是好的，但实际上不是。事后分析，这可能与没预料到计算机硬件和软件的迅速发展有关。

　　还有更重要的一点是，仅考虑到了一个非常“窄”的范围的用户的需求，并且Office也是“保守的”，这点可从在1989年以来其顶级菜单结构从未发生过变化看出来。但这对一些用户来说也是好事，因为节省了他们需要重新培训所付出的代价。

　　但是，无论怎样改变，如果用户界面的结构没有发生变化，所有的功能扩充都处在矛盾之中，换句话说，考虑到了这方面，可能会造成另一方面的不便。这样，给人“雍肿的”感觉仍然会存在。而且每次添加一个新的UI机制时，它都会被塞满，因为我们仅仅是添加，而从没有重新组织和移除它们，所以每个版本的复杂性都在持续增加。