由于商业智能(BI)解决方案逐渐变得对中小企业越来越实用和有用，相关的成本以及这些费用对BI项目最终成败可能的影响已成为了企业用户一个主要的关注问题。因此，CIO和业务经理正在研究BI解决方案新的许可、执行、交付和支持方式。
根据之前部署数据仓库和和许多其它企业应用软件的经验，许多管理人员对于项目的隐性成本非常警惕，并且反复询问BI厂商，期望他们能披露尽可能多的有关BI解决方案成本的相关信息。虽然商业智能在很多企业中受重视的程度正在变得越来越大，不过BI推广仍然面临着很大的挑战，尤其是在中小企业领域 (年收入不超过5亿美元的公司)，因为这些企业往往没有充足的内部IT资源来处理BI部署和支持所涉及的复杂问题。
与这种数据复杂度相关的成本也是中小企业考虑的首要问题之一。市场研究机构Aberdeen的研究结果表明，造成中小企业不断重视BI并关注BI相关费用的主要压力在于改善集成来自多个业务应用数据的需要。至始至终严格计算BI项目成本能够使一流的中小企业真正大大降低成本。
TCO管理战略
管理Bi成本所面临的另一个重大挑战是向更多的最终用户提供分析功能。这种压力是与支持更多最终用户需要的成本，以及用户对于BI技术的接受度有关。为了应对这一挑战，中小企业和大型企业(年收入超过5亿美元的年公司)都正在部署相关的战略，重点在于改善BI部署的前期分析和规划实施。
虽然所有受访者都一致认为，用户需求、数据管理和业务数据定义这三个方面的战略都是至关重要的，不过，更多的一流中小企业将了解最终用户的BI需求作为他们正在采用的最重要的战略行动。这也突出强调了根据用户的需求规划BI部署，并把它作为一个主要成本管理因素的重要性。
如果在前期最终用户的需求没有得到很好的理解，那么就有可能造成大量时间和精力的浪费。在中小企业范围内，了解最终用户的需求以及弄清楚数据来源也许会更加容易，因为中小企业拥有的数据源往往比较少并且关系简单。而且，无论公司的规模如何，传统的将BI作为一个IT项目实施的趋势仍然是一个重要因素。根据Aberdeen的分析，采用用户需求驱动的部署方法会给企业带来更好的效果。
BI成本管理的基本功能
明智的选择BI解决方案是成本控制得一个重要组成部分，但它却不是唯一的一个方面。压低一些正在发生的成本和隐性成本对于企业的程度有很大的影响。毕竟，生命周期成本管理没有一个“灵丹妙药”式的工具可用。
Aberdeen的研究表明，一流的中小企业正在利用一种内部功能相结合的方式，包括进程、组织、知识管理和性能测量，作为他们成本管理战略的基石，并且这种方式非常有效。
中小企业受访者一致指出，产生报表并将它们在合适的时间提供给合适的最终用户所需的时间、精力以及IT资源是一个重要的成本因素。研究结果表明，一流的中小企业比其它企业更有可能具备自动化能力。此外，成功地管理BI TCO在很大程度上依赖于企业对于成本因素总范围的理解，以及它在BI拥有BI的整个生命周期内对于项目成本妥善预算的能力。另外，研究结果还显示，一流的中小型企业比其它中小企业拥有这种能力的可能性要大。
有形的，可实现的成本节约
把时间和精力投入到成本管理中---从衡量和跟踪项目成本，到自动化报表发布并提供员工培训---会给一流的中小企业带来巨大的好处。Aberdeen使用了以下三个关键性能标准来区分一流的中小企业以及行业平均水平中小企业和落后中小企业：
- 按预算完成BI项目：在过去的12个月中，55.6%的一流中小企业在按预算完成BI项目方面得到了改善，相比之下，行业平均水平中小企业和落后中小企业只有15%和8%。
- BI应用的每用户成本：在过去的12个月中，88.9%的一流中小企业的BI应用每用户成本都下降了，相比之下，行业平均水平中小企业和落后中小企业的这一数字只有8%和1%。
- BI项目的完成时间：在过去的12个月中，36%的一流中小企业都实现了BI项目的平均完成时间在7天左右或者更少，相比之下，行业平均水平中小企业和落后中小企业的这一数字只有30%和21%。
由于中小企业试图向更多的用户提供BI功能，并且随着BI数据的容量和复杂性不断增加，TCO的累积效应已成为企业高层管理人员比较关注的一个问题。一流的中小企业，TCO动因的优势源于正在发生的BI支持成本，以及为了满足不断扩大的业务和最终用户的需求而部署的越来越多的BI项目。
通过全方位组合管理战略、功能和技术授权，企业用户可以达到一流的性能，并且没有一个概念或方向可以提供一个降低总成本“银子弹”。为了实现一流的TCO管理性能，企业必须采取正式的方法来授权和部署商业智能技术，以及建立一个支持结构向更多的最终用户提供BI应用，并处理企业各个部门的更多的业务要求。
