用PowerPoint在互联网上开会

PowerPoint提供了强大的网络功能，能够帮助我们轻轻松松地召开网络会议，生动又有效率。

这需要用到Microsoft NetMeeting。这个程序和Microsoft Office的紧密结合给我们开联机会议提供了相当大的便利。只要在PowerPoint中打开“工具→联机协作→现在开会”命令，在出现的窗口中输入你的姓、名、电子邮件、位置和服务器名称，NetMeeting就会在后台自动启动，如果你要找的人都在线上，并且对你的提议感兴趣，同意参加，那么联机会议就可以立即开始了!

联机会议开始时，尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有会议主持人才是演示文稿的唯一控制人。打开协作功能可允许参加者修改演示文稿，但也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后，其他参加者就不能继续进行修改，但他们可以观察到会议主持人的工作。

协作功能打开时，联机会议的参加者就可轮流地编辑和控制演示文稿。当其他人控制演示文稿时，会议主持人将不能使用光标(不仅是在演示文稿中，其他情况也不行)。控制演示文稿的参加者姓名的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过程中，主持人忽然想到遗漏了一个VIP，进程还没有进入紧要阶段，那么这个时候可以邀请其他人加入正在进行的联机会议。不过被邀请参加即席联机会议的人必须在其计算机上已运行了NetMeeting，否则将不能收到联机会议邀请。

如果想把会议开得很成功，我们可以提前做一个会议通知。单击“工具→联机协作→安排会议”，Outlook就会自动启动，弹出一个非常详尽的界面，我们只要按照实际情况改几个数据，就可以很轻松地完成会议通知。

PowerPoint中的很多功能帮助我们在网络会议中仍然能够自由地交流。例如“Web讨论”功能使得用户可以向演示文稿中插入评语。讨论是线程化的，也就是说，对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下，就像BBS上的文字。可以同主题阅读，不用一篇篇翻看。另外，允许同时存在多个主题讨论。通过使用“讨论”工具栏，任何正在审阅演示文稿的用户都可以查看并答复任何讨论。用户可以在PowerPoint中审阅讨论，并根据收到的反馈信息合并对演示文稿所做的更改。

当用户开始讨论时，将出现讨论窗格，该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主题、还可以查阅向讨论中插入评语的各个用户的名称和讨论的内容。

我们在审阅演示文稿时，也可以像平时审阅文字稿件一样，直接在幻灯片上插入批注。打开要添加批注的幻灯片，单击“插入→批注”命令。其他用户所添加的任何隐藏批注都会出现在黄色的批注方框内。这时你也可以在框内键入自己的批注，然后在黄色批注方框外面单击。我们可以按照自己的需要随意对文本和批注方框进行移动、调整大小以及重置格式等操作，与处理其他对象一样。此外，还可以传送演示文稿，让其他用户也能查看和添加批注。如果你不希望幻灯片放映时显示批注，可以将批注隐藏。批注不会出现在大纲窗格或者母版视图中。

PowerPoint通过网络进行演示的一个很强大的功能就是“广播”。使用广播可以在Web上广播演示文稿(包括视频和音频)。如果观众人数较多或观众位于远程位置，则此时广播将特别有用。通过使用Outlook或其他电子邮件程序，用户可以像安排其他会议一样安排广播。演示文稿的保存格式为Html，因此观众要查看演示文稿的唯一需要就是浏览器。如果有些观众错过了广播或需要将广播存档，则可以录制广播并将其保存到Web服务器上，以便可以在任何时候重新播放。进行广播操作的方法如下：

打开要广播的演示文稿。单击“幻灯片放映→联机广播→安排实况广播”，选择“建立与安排一次新广播”"，然后在选项卡上填写相关的信息。只需设置一次选项，以后所有的广播都将使用这些设置。