Microsoft Office软件界面的发展历程(5)

　　菜单和工具栏并不是不好，只是Office已经取得了长足的发展，使得菜单和工具栏不能很好的适应，因此，需要对新版本的Office界面进行重新设计，目标是为这些具备完整功能的高效的应用程序创建一个新标准的用户界面。而今天的Office 2007的用户界面在很大程度上受益于之前的版本，吸取了以前版本对用户界面所作改进的经验和教训。

　　(1) Office 2007改进的思路

　　有几种方式来改进菜单和工具栏不成比例的问题。一种是从产品中裁剪掉一半的功能，剩下的作为用户界面，这实际上要花大量的功夫来重新设计取消的另一半功能命令，但要取消哪一半命令呢?这很难取舍，因为无法想象哪些功能可能是一些人特别喜爱的。

　　另一种方式是将产品分解，例如，Word将会分成8个独立的应用程序：文本编辑器、打印/页面预览程序、表格制作、图片编辑、画图程序、拼写/语法检查器、邮件合并引擎和信封/标签打印机，每一个应用程序都有一个易管理的菜单和工具栏结构。这样，当安装Office时，将会在开始菜单中放置65个图标。但这样做的话，将完全背离了用户的要求。因为用户经常希望UI开发团队能对应用程序做更多更好的整合。

　　因此，Office UI开发团队决定不能够使Office 2007变得更笨重或更“支离破碎”，相反，要使应用程序成为一个整体，并重新创建用户界面以便于在未来十年里能够增加更丰富的功能。这也是为什么诸如上下文相关(contextualization)和图形目录(组，galleries)等概念对新的UI是如此重要的原因，它们将Office的功能分成更多可管理的单元但又维持着其整体性，而使产品更强大。

　　(2) 大量收集和分析数据，为界面设计提供依据和基础

　　在用户安装Office 2003后不久，一个小气球会弹出来询问您是否想“帮助Office做得更好”，如果您单击它，将会登录到Microsoft Office用户体验改进程序(Microsoft Office Customer Experience Improvement Program)中，此后，您如何使用Office的一些数据信息(匿名的)就会间断地传送到Microsoft(注：不必担心，只是收集使用信息，如软件如何被使用、在什么硬件上使用等，您个人的数据信息不会被采集)。这些数据汇集到一个巨大的服务器中，供分析和作出决定。

　　下面是所收集的数据类型：命令的使用频率、经常使用的键盘快捷键、是否定制了工具栏、……等等。简而言之，所收集的只是软件本身的使用，决不会涉及到用户私人的信息。

　　在Office 2003发布后，共收集了大约13亿次会话。在前90天Word中超过3.52亿单击的命令栏。当然，这些数据只是一小部分，不可能保留收集到的所有数据。

　　因此，这些数据也是帮助Office UI开发团队做出明智的决定，即为Office 12开发新的用户界面的最主要的原因之一。

　　当然，数据只是辅助，但从中也可以了解到：用户经常使用哪些命令和不使用哪些命令、哪些命令在其它一些命令之前使用、哪些命令是使用键盘操作而很少使用鼠标、用户的屏幕多大、多少次使Excel最大化、哪些文档仅使用一次、哪些命令从未使用、东亚地区的用户经常使用哪些命令、……等等。

　　(3) Word 2003中最常使用的5个命令

　　经过大量的数据分析和调查，在Word 2003中最常用的5个命令是(依先后顺序列出)：

　　粘贴、保存、复制、撤销、加粗

　　在Word 2003中，使用这5个命令的次数大约占所有使用的命令数的32%，仅“粘贴”就占11%，是“保存”所使用次数的2倍。

　　然而，最常使用的10个命令的统计曲线是相当不平坦的。在使用率排第100位的命令(“接受变化”)和第400位的命令(“重设图片”)之间的命令的使用比例是不同的，但与排在第1位的命令和第11位的命令(“改变字体大小”)之间的命令的使用比例不同大致相同。这表明用户事实上使用Office的幅度的相当大的，这也给创建新的用户界面带来了挑战。