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Outlook超级实用技巧两则

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Outlook技巧中常用到是利用规则来实现对邮件归档。其实,这样还显得费事了点,因为用“组织”功能也可以非常方便地用不同颜色清晰标志出来自不同地址的邮件,哪些是上级部门的邮件,哪些是同事的邮件,哪些是朋友的邮件,这样只要浏览一次即可查看。

作者:Pchome 来源:Pchome 2007年11月12日

关键字: 微软 Office 技巧 Outlook

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Outlook技巧中常用到是利用规则来实现对邮件归档。其实,这样还显得费事了点,因为用“组织”功能也可以非常方便地用不同颜色清晰标志出来自不同地址的邮件,哪些是上级部门的邮件,哪些是同事的邮件,哪些是朋友的邮件,这样只要浏览一次即可查看。  

从“工具”菜单下激活“组织”选项,当右侧空格显示“组织***”的界面时,单击“使用颜色”链接,在“发件人”后面的编辑框中输入需要标志的邮箱地址或联系人名称,最后设置好希望显示的颜色,设置完成后单击最右侧的“应用颜色”按钮即可。  

按照同样的方法,我们可以为不同来源的邮件地址设置标志的颜色,以后收到这些邮件时,Outlook会针对不同来源的邮件自动标志相应的颜色。假如你有更高的要求,可以打开“自动设置格式”窗口选择其他高级选项,例如编辑字体、更改规则属性、指定条件等,具体操作这里就不多说了。

对于在办公室工作的朋友来说,突如其来的来访和外出是再经常不过的事情了,有些紧急的邮件因此就得不到处理。这时候与其让不知情的对方焦急等待,不如主动给他留言,告诉对方你在干什么更好。Outlook能帮你实现自动留言的功能。  

虽然Microsoft Outlook的“外出时的助理程序”功能也可以帮你,但只有用户配置文件中包含Exchange Server时才可以使用,比较麻烦,所以在这里我们使用另一种办法。  

第一步:新建纯文本邮件  

新建一个纯文本格式的邮件,请注意不要使用Word作为电子邮件编辑器,在邮件中输入希望自动回复时显示的内容,例如“抱歉,我目前有些事情临时外出,如果有紧急事情,请拨打电话010-12345678”之类的留言,当然不要忘记留下你的签名。  

第二步:保存为模板文件  

从“文件”菜单中选择“另存”命令,将刚才新建的邮件保存为Outlook模板,例如可以命名为“临时外出”。  

第三步:设置规则  

接下来,打开“规则和通知”对话框,新建一个规则,这里选择“从空白规则开始”,当然检查邮件的时间仍然是“邮件到达时检查”,然后在“想要检测何种条件”下选中“只发送给我”复选框,在“如何处理该邮件”下选择“用特定模板答复”,接下来单击“特定模板”下划线,此时会弹出一个对话框,这里默认只显示标准模板,请从“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”,然后定位到已保存的“临时外出模板文件即可。  

提示:选择“用特定模板答复”是有原因的,这样的规则将只向每个发件人发送一次答复,从而避免了Outlook给和你发出多封邮件的同一个发件人发送重复答复,以后,当你临时外出时,Outlook会根据事先定义的模板和规则进行自动答复,你就完全不用操心了。

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