可口可乐公司选择微软SharePoint Online提升工作效率

可口可乐公司在全球的431家工厂雇佣的员工大约为72,000人。大部分的员工都是移动工作的，该公司拥有55000辆车和240万个冷柜、自动贩卖机和饮料自动售货机。随着市场竞争的不断加剧，可口可乐公司需要一种更有效的方式帮助员工进行协作，提高效率，让信息能够更顺畅地在企业内流动，让销售人员能够有更多的时间面对客户。该公司遍布全球的分布格局要求员工和执行官们每周在路上花费大量的时间，召开各种内部会议。采用了微软公司的Online Services技术之后，可口可乐公司可以使用在线会议工具召开会议，并将其作为一个跨地域、跨时区的协作平台，因而降低了大量差旅成本。

背景情况介绍

可口可乐公司（纽约证券交易所交易代码："CCE"）是全球最大的可乐饮品制造商、销售商和分销商。可口可乐公司的产品线不断丰富，其中包括全世界最大的饮料品牌，这些产品通过行业中最有效率的市场营销销售给消费者。今天，该公司为4.19亿客户提供服务，这些客户遍布北美、美国、维尔京群岛、加勒比群岛、比利时、法国、英国、卢森堡、摩纳哥和荷兰。它的员工数大约为72,000人，拥有431处工厂，55,000辆运输车和240万个冷柜，自动贩卖机和饮料自动售货机。

可口可乐公司面临着其他饮料公司的强有力竞争，因此需要一种能够更有效地同顾客及合作伙伴配合的协作方式。这就要求公司进行创新，找到一种企业内部沟通的新方法。在2008年，可口可乐公司承认公司目前的通信平台不能满足公司内部创新和协作的需要，无法适应该公司将竞争力提升到新台阶的需求，只有竞争力提升才能够适应目前日益严峻的经济形势。

可口可乐公司需要一个集中式的平台来推动公司的各项业务。该公司内部的消息传递绝大部分是通过电子邮件的方式，因此无法覆盖到公司内部大量移动办公的员工。该公司的CEO John Brock和CIO Esat Sezer一致认为，为了推广该公司的文化，改善客户关系，公司的领导团队应该拥有同所有可口可乐公司员工沟通的能力，特别是那些管理特定领域日常运营工作的领导们，更是应该同自己的下属沟通。可口可乐公司的绝大部分的员工都遍布各地。该公司在制造工厂工作的员工受到限制，只能访问企业的网络。该公司那些面对客户的员工是移动办公的，他们处在公司的最前线，在商店里推销可口可乐公司的产品，他们访问公司的内容也非常不方便。而且，可口可乐公司需要按照每个员工在业务中所扮演的角色，为他们提供信息，并提供相应的功能。可口可乐公司的基础架构不支持这样的功能，这就让员工很难及时获得适当的信息。可口可乐公司的应用技术总监Kevin Flowers表示，"我们的CEO John Brock要求我们必须要找到更好的方式，把所有的员工连接在一起。他要求我们创建一种统一的方式，把所有的站点都联系起来，要知道，仅仅在美国，我们的分点就超过400个。SharePoint Online解决了这些问题，并且帮助我们充分利用现有的基础设施建设了一个总体解决方案，这个解决方案能够为我们所有的员工提供更好的商业价值。"

建设企业内部网这样的新项目让人非常激动，但是对于IT资源也带来了极大的考验，尤其是在IT部门的人员同时还要负责很多其他的项目，依靠他们进行系统切换工作，挑战就更为严峻。IT部门考虑利用合作伙伴来解决信息需求，并且希望将这些功能包含到企业内部网建设之中去。因此需要这个解决方案能够同时支持在生产车间使用移动设备的员工和在公司外部移动工作的员工。

解决方案

可口可乐公司内部有很多旧系统，不同的供应商为这家企业提供了大量的沟通和协作解决方案。同微软建立更宽广的合作关系，就能够优化自己的基础设施，可口可乐公司看到了其中蕴藏的机遇。通过使用微软的Online Services，可口可乐公司巩固并优化了自己的IT结构，因而能够更为专注于为业务提供价值。Online Services包含了Microsoft SharePoint® Online、Microsoft Exchange Online、 Microsoft Office Communications Online和Microsoft Office Live Meeting等产品。可口可乐公司在企业内部网上部署了SharePoint Online，并将其作为该公司主要的协作平台，这个平台提供了内容管理、企业搜索、工作流、业务整合以及权限管理功能。

在评估究竟应该升级现有平台还是应该采用托管模式的时候，可口可乐公司调研了好几家大型软件和服务供应商提供的方案。可口可乐公司希望能够找到一个能够利用该公司企业内部软件的合作伙伴，将其与云中的软件服务集成在一起，利用微软公司的环境来达成该公司的目标。这个项目的计划开始于2008年1月中旬，到5月中旬结束。微软在7月份收到了Exchange Online和SharePoint Online的"服务接受函"，双方的用户迁移从9月份开始。到2008年年底，23000名用户已经迁移到了Exchange Online之上，30000名用户迁移到SharePoint Online，10000名用户从IBM的Sametime中迁移到微软的Office Communications Server上，使用该服务器进行即时通信。在2008年4月，可口可乐公司又增加了微软的Office Live Meeting服务，用于网络和视频会议。

安全性

最初，可口可乐公司的首席信息安全官Tim Smith希望微软能够证明自己提供的安全技术能够达到或超过可口可乐公司的严格要求。在参观了Tukwila数据中心之后，Smith对微软提供的虚拟和物理安全解决方案留下了深刻的印象，并对微软为了监控安全状态聘请第三方完成的70份SAS检查报告记忆深刻。可口可乐公司的首席信息安全官Tim Smith表示，"让我最终能够放心地把数据交给微软的第一步就是参观了他们的数据中心。他们让我们理解了微软采用什么样的物理手段，不仅仅保护微软自己的信息，还可以保护可口可乐公司的信息，这让我们感到非常舒服，因为微软已经想到了所有正确的事。"

对于可口可乐公司来说，最根本的转变在于他们对微软通过数据中心提供的服务和能力的看法，他们没有将其当做是外包项目，而是可口可乐公司自己企业网络的一种安全延展。

适当的时间，适当的信息

可口可乐公司决定让微软公司帮助它整合全公司的通信和协作工具。可口可乐公司企业内网门户的重要组成部分是SAP公司的用户角色信息，因此必须把这些信息通过动态目录（Active Directory），进入Microsoft SharePoint Online环境之中。这样可口可乐公司就可以根据SAP系统中描述的角色，为不同的员工提供相应的信息。SharePoint站点通过整合SAP的数据，让可口可乐公司的员工可以通过可识别的微软Office程序访问，让员工可以更方便地找到、共享、更新工作中需要的数据。以前，可口可乐公司没有一个统一的解决方案进行文件管理。需要和同事共享的文件存放在网络驱动器上的共享文件夹中，通过电子邮件传送，或者存放在团队空间里，所有的文件都有访问控制、版本控制和搜索范围控制。

在看到了通信协作工具操作简便，功能强大的协作功用之后，可口可乐公司看到了它对公司的价值，因此能够快速地完成数据迁移。公共事务及沟通经理Lauren Sayeski表示，"我们有一个重大的变革命题，我们当时正在努力改变组织内部的沟通方式。对于这个项目，我们有很多目标，但是两个主要的目标是为我们的员工建立一种更好的沟通渠道，与此同时提高效率和有效性。"SharePoint Online的内容管理功能包括版本管理、工作流管理和权限管理，所有这些功能都可以跨地域、跨时区地无缝实现。通信及协作技术助理总监John Key表示，"有统一的、可信赖的数据来源对于建立一个遍布全球的团队来说是非常重要的。你希望确保自己永远能够获得你正在使用的文档的最新版本。SharePoint Online让这种期望变成现实。"

在可口可乐新的企业内部网建设完成之前，该公司的知识共享和社交网络一直是自上而下的，传递的是该公司执行官们的声音。有了微软SharePoint Online内网解决方案，现在员工有了和领导层对话的沟通渠道，员工彼此之间的沟通也进入了新阶段。Sayeski表示，"我们不仅关注员工们给公司反馈信息的方式，也关注他们彼此之间交流的方式。现在，我们可以在内部网上发表评论，也能够创建团队站点。我们发现员工们开始彼此交谈，使用对方的资源，分享知识。我们在去年推出了我们第一个CEO博客，在博客发布的5分钟内回复就超过了40条。这只是一个开始，我们知道内部网如果发挥作用的话，力量可以有多么强大。"

收益：提高的效率和更好的客户关怀

微软的解决方案让可口可乐公司能够把新技术提供给公司内的每一个员工，为他们提供了他们需要的信息，而且是在他们最需要的时间和地点提供信息。微软的SharePoint Online在可口可乐公司内部收到了员工的广泛欢迎。在允许用户创建团队站点的四周里，商业优先级和面向客户的业务团队申请创建站点的数量就超过800个。美国国家科学院院士Tom Barlow担任着该公司业务转型副总裁，他表示，"从业务转型的角度看，我们有很多项目都是关注与提高收入和降低成本的。通过使用SharePoint Online，我们就能够训练我们的团队去寻找信息，并且在不同的项目之间建立起关联性。SharePoint让我们能够管理信息，这样我们就可以快速获得它们。"

全球协作

可口可乐公司现在有一个强壮的内网门户，能够支持该公司全球范围内的协作和通信策略。Sapient Consulting和Slalom Consulting在微软的SharePoint Online上个性化设计了内网和协作方案。Sapient为基于用户的企业门户工作流做了一个非常吸引人的视觉设计。Slalom按照微软的开发标准和最佳实践设计并开发了个性化的SharePoint功能，并且根据SharePoint Online可以提供的配置和部署选项为可口可乐公司提出相应的建议。Sayeski表示，"当你拥有一个像我们一样的员工团队的时候——整个团队遍布世界各地，规模超过72000人，他们也许可以也许不可以使用某种技术，那么让组织内的信息能够按照你的期望清晰迅速地传递出去就成为了一种挑战。我们特别关注视频的运用，特别是我们的CEO，我们希望我们最重要的信息能够用一种观众立刻能够理解的方式记录下来。所以在内部网络里使用视频的力量让我们能够接触更多更多的人。"

带有强大搜索能力的企业内容管理

企业内部网也成了可口可乐公司HR流程改进和自助服务HR门户的中心，为可口可乐公司内部使用桌面电脑的员工提供通信平台。可口可乐公司还通过门户信息，提高了员工对于企业责任问题的参与度和员工培训质量，从而解决了文化变革的问题。Sayeski表示，"在有些特殊的领域里，我们发现双向对话的方式起到了非常好的作用。一个领域是我们的企业责任和可持续发展工作，员工们积极地分享自己的点子以及方法，告诉大家他们是如何提高能源使用效率的。"

通过内网，可口可乐公司的员工都渴望成为公司方向选择和对话的一份子。协作架构师Brett Kirkland表示，"SharePoint Online搜索引擎比以前好了几十倍。它让信息更容易被发现，让我们能够更容易地管理信息的输入和输出，把我们认为应该上头版的信息呈现在最显眼的地方。SharePoint解决方案也让IT部门能够对发布的信息有更强的管理能力，并且更细致地了解并监管这些信息的等级以及它们的搜索情况。"

Key表示,"微软为我们提供了一个让人难以置信的平台，让我们可以在上面做很多事情，而不仅仅是为我们提供了一个门户。它为我们提供了跨地域、跨时区的工作流管理和团队协作。"

前方的路

在第二个阶段，可口可乐公司将会把42000名没有桌面电脑的员工也转移到微软的解决方案上，这些员工通常是在外工作，或者在销售/分销渠道工作。这些员工没有电脑，他们将在项目的第二个阶段里，通过他们工作地点的电脑工作站，利用微软SharePoint Online访问公司内部网。而且，微软协助开发了公司的销售自动化系统，这个系统可以进一步利用SharePoint Online，让本地商户能够更方便地得到他们在网店或商店需要的东西。可口可乐公司还使用了微软的Office Communications Server进行多用户的桌面语音和视频交互，并且已经添加了超过10000名黑莓手机用户。

Kevin Flowers总结道，"在可口可乐和微软的合作中，充满了巨大的激情和能量。这是可口可乐公司历史上最好的IT合作伙伴项目，在微软公司的帮助下，对于企业长期的IT发展，同微软的合作比我们自己在内部开发更有价值。从IT的角度来说，这个项目已经超出我们的预期，项目的成功充分显示出在一家大公司怎样才能打好基础，转换人们沟通的方式。"