IT企业提高电子邮件系统的能力 将在线软件成本降低了37%

作为一家中等规模的IT服务企业，Intertec Consulting拥有300名员工，他们工作在公司坐落在世界各地的六个办公地点——彼此之间以及同客户之间的电子邮件沟通非常重要。该公司以前使用的Lotus Notes消息系统无法完成这项使命。频繁的当机和糟糕的性能让员工感到沮丧，也让降低了他们发送消息，进行联系的意愿。Intertec转向了微软的Business Productivity Online Standard Suite，该套件提供了最新的沟通和协作工具，用户可以通过互联网，使用这个部署在微软数据中心的服务。自从使用了个服务之后，电子邮件的可用性就从89%提高到了99.9%，消息成本下降了37%，IT团队工作量减少了30%。员工平均每天节省了1个小时的工作时间，全公司范围内也就是1天节省了300个工作小时，员工可以更好地利用这些时间，为Intertec更加辉煌的成功而努力工作。

背景情况介绍

对于技术顾问来说，这是一个重要的内部业务系统，对于在客户面前树立良好形象以及满足客户需求两个方面都非常重要。位于亚利桑那州凤凰城的Intertec Consulting公司最近对公司内部的电子邮件系统——它的通信生命线——进行了调整，提高了该系统的性能和可用性，既满足了业务目标，同时又降低了成本。

成立于2002年的Intertec公司是一家全球性的企业，在美国的四个办公室和英国的一个办公室一共拥有100名顾问，在哥斯达黎加拥有200名开发人员。该公司针对的客户主要是政府机构，以及航空航天、高科技、零售、金融、采矿和制药行业里的全球1000强企业。

在过去的几年里，Intertec公司已经在着手优化自己内部的技术资产，力图创造一个灵活的基础架构，更好地支撑公司的客户响应。为了维护位于凤凰城公司总部的小型数据中心，这个数据中心里主要运转着该公司的财务系统和微软Office SharePoint Server 2007协作软件，公司在哥斯达黎加有另外一个数据中心，里面运行着开发软件。该公司正在逐步地把电子邮件和协作服务之类的管理服务转变成SAAS模式，把这些应用托管到第三方运营的数据中心之中，或者说，放到"云"之中。

"把应用放到云中的做法降低了成本，也把公司的IT团队从维护现有IT基础架构的工作中解放出来。"该公司的首席信息官及全球交付副总裁Bob Prezkop表示，"作为一家小型的公司，我们希望专注于为客户提供解决方案，而不是维护内部的IT环境。"

不过，按照该公司的经验，它托管的Notes系统速度总是很慢，费用高，而且不可靠。Prezkop表示，"只要你想做一些简单的事，比如增加一个文件夹，都要花上10秒的时间等待。"Prezkop还表示，"我们不确定问题是出在Notes本身还是硬件上，因为我们的托管服务供应商沟通不力，支持力度也不够。对于我们的用户来说，这没有区别；他们只知道他们的工具不好用。"

在Intertec公司里，Notes的当机时间大概能占到10%，系统可用率大概能达到89%。Prezkop表示，"我们业务中很大一部分都需要电子邮件来完成，如果电子邮件系统当机了，我们的业务就会受到严重的影响。"Prezkop表示，"如果我们丢失了电子邮件，我们就丢了生意。"Intertec公司还在Notes的基础上建设了个性化的客户关系管理系统，所以当Notes出问题的时候，客户记录也没有了，这会严重影响公司的日常工作。

Prezkop表示，"我们是一家技术公司，为其他公司提供软件开发和维护服务。如果我们无法让自己的电子邮件系统运转良好的话，这恐怕真是件糟糕的事。"Prezkop表示，"雪上加霜的是，Notes的维护成本非常高。花了这么多钱却不能够良好运行，这真是一件让人尴尬的事。"

解决方案

当Prezkop在2009年5月份加入Intertec公司的时候，他立刻就注意到Notes对公司造成的负面影响，并且提出建议，做出改变。因为Intertec刚刚选择了一套新的CRM系统——MaxHire。这套系统和微软的Exchange Server 2007配合良好，Prezkop决定采购Exchange Server来解决这个问题。

该公司评估了很多家Exchange Server托管服务供应商，并且比较了价格。微软的Business Productivity Online Standard Suite很快就排在了候选服务商的第一名，Business Productivity Online Standard Suite是微软Online Services的一部分。Prezkop表示，"我们希望选择我们能够找到的最便宜的、第一流的供应商。"Prezkop还表示，"有很多非常好的托管公司，但是微软Online Services比最接近的竞争对手的价格低了15%。"

微软的Business Productivity Online Standard Suite是一套通信和协作服务，这些服务托管在微软和微软合作伙伴的数据中心，客户以采购服务的方式购买微软的使用授权。它包括了微软Exchange Online（电子邮件信息、日历和联系人管理）、微软SharePoint Online（基于网络的协作和文档共享服务）、微软的Office Live Meeting（音视频网络会议） 和微软的Office Communications Online （即时信息系统）。

Intertec公司在2009年8月，将Notes信息基础架构迁移到微软的Online Services上。Prezkop表示，"从Notes上迁移非常简单，我们自己就完成了这项工作，没有用到任何合作伙伴的支持。"他的团队使用Quest Notes Migrator for Exchange转移邮箱信息。在一个有三天休息时间的周末，Prezkop和他的团队迁移了所有的300个员工的邮箱——大约总共是90GB的数据——把这些邮箱迁移到微软公司的Exchange Online上。因为员工已经用过微软Office Professional 2003，因此使用Office Outlook 2007消息和协作客户端并没有什么困难。

有了Exchange Online之后，Intertec Consulting公司终于有了一个可靠的电子邮件系统，这个系统一直可用，性能优良，具备各种最新的功能。Office Outlook 2007的界面和公司的MaxHire CRM程序兼容性良好，这让员工可以在两个系统之间自由切换。例如，他们可以在Office Outlook中记录个性化的联系信息，这些信息可以自动地被记录到MaxHire系统之中，反之亦然。或者，他们可以从MaxHire系统中给客户发送电子邮件。

尽管Intertec公司之前有一个SharePoint站点，该软件并没有正确安装，用户使用率也非常低。Intertec公司将SharePoint Online作为该公司的中央文档仓库，并计划把公司的内部网转向在线服务。Prezkop表示，"我们能够更好地利用SharePoint Online，比我们之前使用SharePoint站点的效果要好很多，因为我们获得了更高的服务器可用性，以及更大的存储空间。"全球各地的员工只要能连到互联网上，随时都能够查找客户联系信息、客户服务水平协议、项目文档、建议书、以及其他的业务文件。

Intertec公司之前使用Skype的VoIP的电话服务进行即时通信，但是Prezkop担心免费软件是否能够确保重要的通信。他表示，"使用Office Communications Online可以减少对我们IT环境的危险。"他还表示，"同免费软件相比，它的支持程度更好。我们知道它是安全的，并且会定期地强化，所以受到病毒和其他种类公司的概率就会更低。"

该公司也已经用Office Live Meeting取代了GoToMeeting视频会议软件，员工可以用Office Live Meeting同世界各地的同事或者客户召开个人或团队会议。

收益

通过将电子邮件系统从Lotus Notes迁移微软公司的Online Services，Intertec Consulting公司得以将电子邮件系统的可用性从89%提高到99.9%，降低了37%的成本，通过减少电子邮件系统的当机时间，每天至少为每个员工节省出了1个小时的工作时间。

可用性提高到99.9%

Intertec公司最终解放了，他们有了一个稳固、可靠的邮件系统。Prezkop表示，"将电子邮件系统从Lotus Notes迁移到微软Online Services上之后，我们将电子邮件的正常工作时间比例从89%提升到了99.9%。"Prezkop还表示，"我们的员工得到了保障，电子邮件系统永远可用，而且性能良好，他们可以很方便地利用这个系统给客户以及在彼此之间发电子邮件。人们希望电子邮件系统永远在那，像电灯的开关一样，打开来就能用。现在，我们做到了。使用微软的Online Services还解放了公司IT团队成员。我们不需要再听无休止的抱怨和投诉了。"

信息成本降低了37%

Intertec公司通过切换到微软Online Services，还节省了大量经费。Prezkop表示，"通过从Lotus Notes托管方案切换到微软Online Services方案，我们将信息成本降低了37%"他还表示，"这是一大笔费用，我们可以把这些费用投资到其他地方。"

Intertec公司的切换一方面节省了成本，另一方面解放了公司的IT人员，他们之前要花大量的时间进行Notes系统方面的支持工作，改善了该公司的开发环境，因此Intertec公司的开发人员可以利用这种工具更好地为客户提供服务。Prezkop表示，"我们的IT团队节省了30%的时间，我们可以利用这些时间，为我们的员工或者客户提供更有价值的服务。"Intertec公司每年还节省了花在GoToMeeting 视频会议软件许可证上的1,000美元。

带动了全公司生产效率的提高

有了更可靠，更高性能的电子邮件系统，Prezkop估计员工们每天都能够轻而易举地节省出1个小时的时间，整个公司就是一天节省300个小时。Prezkop表示，"我们能够把以前用来等待Notes系统响应的时间节省出来，把技术团队解决通信问题的时间节省出来，把这些时间用在对企业成功更有价值的地方。"

当Intertec公司将内容都迁移到SharePoint Online上了之后，就会有一个访问起来非常方便的库，包含着最新的政策和流程，记录了以往的项目、联系人、服务水平协议以及其他的业务文档。Prezkop表示，"因为我们是在做生意，流程对我们来说非常重要，必须要确保我们的顾问都能够遵循标准的流程。"Prezkop还表示，"我们还能够改进我们的建议流程，通过存储标准工作成果，大约提高15%的效率，这样员工可以更快地完成建议书，并且确保了他们的建议书中包含了正确的信息。通过减少重复性工作提高了建议书的准确性。"

Intertec公司意识到改用微软Online Services能够带来巨大的商业价值，Prezkop也有自己的感激之情。他表示，"迁移到微软Online Services上，极大地缓解了我的痛苦。"他还表示，"每一次我都习惯走过大厅，人们都会'交换他们对' Notes的观点。现在，没人再对我说关于电子邮件的事了，除非是说新系统有多了不起。"

微软Online Services

微软Online Services是一套企业级的通信和协作软件，该软件托管在微软的机房中以服务的方式通过微软的合作伙伴进行销售。这种服务能够帮助客户快速地得到最新的技术，而且价格相对低廉。这些技术可以快速部署，为客户提供了流畅的通信、简单的管理功能，并达到了企业级应用要求的可靠性和安全性。对于IT员工来说，微软的Online Services服务都有非常详细的服务水平协议，帮助IT员工减轻日常IT管理工作负担，让他们可以把精力集中在更为核心的业务工作上。