三元食品马满生：协同平台实现集中管控

ZDNet至顶网软件频道消息（文/蒋湘辉）： 在奶源控制方面一直处于国内领先水平的北京三元食品股份有限公司，为应对经营规模扩大，区域覆盖面变广、内部管理成本增加以及业务管控要求越来越高的挑战，2012年通过陆续上线的IBM Lotus Domino等协同办公平台软件，构建了一体化办公平台和即时通信平台，通过与主业务系统集成实现了集团办公平台统一的集约化管控，有效提升了业务管控效率。

北京三元食品股份有限公司协同办公平台项目经理马满生女士在接受ZDNet采访时表示，IBM Lotus Domino等协同办公软件通过流程驱动各项业务的协同与开展，提升了集中管控的能力。“处在竞争激烈的乳品行业，探寻出一条适合自身发展的内功修炼之道，对三元食品业来讲显得尤为重要。搭建一套协同办公平台系统，对生产经营中的方方面面进行规范管理、理顺流程，提高沟通效率，同时加强风险控制、及时发现、规避业务风险，成为其提升企业协同管理水平成为三元食品修炼内功的重中之重。为此，三元食品开始思考如何通过引入先进的信息化技术实现业务升级，为解决企业面临的难题提供有效的解决途径。”

三元食品协同办公平台项目经理马满生（蒋湘辉 摄）

据悉，结合北京证监局《关于做好北京辖区上市公司内控规范实施工作的通知》要求，三元食品为加强和规范公司内部控制，提高经营管理水平和风险防范能力，2012年全面开展了内控规范实施工作。公司成立由总经理、高管、总经理办公室主任及各分、子公司主要负责人组成的内控实施领导小组，设立由各主要职能部门抽调骨干人员组成的内控办公室，计划分五个阶段开展内控规范实施工作。马满生透露，“三元食品的协同办公平台项目也是公司强化经营管控、提高运行质量的重要举措。”

选择IBM Lotus有三大理由

三元食品信息部经理张铁军在接受采访时表示，三元食品需要一个全面、严谨、快速响应、稳定、移动的协同办公平台：全面的平台是指可以支撑全公司所有办公、进行多组织管理的基础平台；严谨的平台是指将制度和流程进行电子化；快速响应的平台指的是可灵活适应制度及业务的变化；稳定则强调了该平台保证公司正常业务的进行的重要性；移动的平台则可保证企业可以远程进行批复。“选择IBM Lotus Domino主要基于三方面的考量结果：其一，它的技术十分成熟；其二，IBM Lotus Domino的易用性和开发性能够满足我们的需求；最后，合作团队须具有丰富的项目经验，而IBM恰好能够符合我们的需求。”

三元食品信息部经理张铁军（蒋湘辉 摄）

在协同办公平台系统的建设中，IBM Lotus Domino 为其打造出了更为智慧的协作平台，并为三元协同办公平台系统保驾护航。IBM Lotus Domino平台无缝整合了即时通信、邮件、办公系统，使员工的日常业务在一个平台上完成，通过与其他应用软件的整合，解决了信息孤岛的难题。随需而变的IBM Lotus Domino平台便于推广，易于员工上手使用，方便企业用户自行开发与维护办公平台。此外，IBM Lotus Domino平台可提供多层级的安全解决方案，为三元食品协同办公平台系统保驾护航，使用起来更为安心。

复杂合同流程审批效率提升170%

据悉，三元食品结合现状将Lotus协同办公平台系统在三元总部、液态奶事业部、技术中心、工业园、送户事业部、干酪事业部、华东事业部等多个组织进行实施，内容涵括企业管理多项业务流程；如个人事务类、行政办公、公文管理、财务流程管控、企业信息发布管理、企业知识管理等。根据实际管理需求，三元食品决定启用公文管理、行政办公、会议管理、参观管理、员工培训管理、合同管理、财务管理、供应链管理、项目管理、促销等市场活动管理、知识档案、报表查询、手机签核等模块，其中对请示、参观、会议、合同管理、财务管理等模块进行重点深入的应用。

目前在三元食品内部，基本的公文流转已经完成了电子化，目前总部所有部门均使用了财务管理模块；预算管控也已初见成效，目前可以进行电子化的内控制度大部分已通过办公平台进行管控。此外，在办公自动化系统使用的这一年多时间内，最复杂的合同申请流程效率提高了170%，目前只需要8天的时间，即可完成合同申请的相关审批，而之前手工审批合同需要14-21天；从财务相关单据效率分析方面看，目前付款申请可以在4-5天内完成，而之前的手工付款一般需要5-7天；从预期处理时间分析方面看，根据目前主要使用的几种表单的效率分析，拟在今后的工作中，进一步提升这些表单的处理效率，预期提升20%-30%左右。

马满生告诉ZDNet记者，“目前我们高层领导都养成了从网上处理文件的习惯，上班一打开电脑就会有闪动的信息框提示该处理哪些文件。”

社交商务强调和业务系统集成

据参与三元食品协同办公平台项目的IBM软件集团大中华区协作解决方案技术经理徐刚透露，“IBM在协作领域已经有多年经验，同时IBM在国内外企业用户实施过程中也学习到很多东西，并反过来提升了理念，如从基础的协同发展到社交商务。而社交商务并不是简单地把互联网上的社交媒体、微博放到到企业里，而是在企业内部相应的规章制度和传统流程之上，而是让更多员工、领导凝聚在一起，加速企业协同运作的手段。”

IBM软件集团大中华区协作解决方案技术经理徐刚

“IBM的社交商务主要强调三点：发现、集成和优化。发现主要指找出企业里人和人之间的关系、人和流程的关系、流程和数据的关系、人和数据的关系，然后把企业员工固化到流程中去。集成主要指任何流程都会有自己特定的业务目标，任何流程都会和特定的业务发生直接的关系，而大多数特定的业务都已经存在于企业的ERP等业务系统中，如果办公协同系统和ERP等业务系统和流程整合在一起可以简明地发挥更高效率。而优化则是社交商务应用的核心，通过整合现代的社交应用进一步优化现有的业务流程。”

北京三元食品年的立体仓库（蒋湘辉 摄）

据悉，三元食品在办公自动化系统之外还有多个业务系统，如ERP、CRM和电子商务管理系统，而产品生命周期管理系统目前正在选型。徐刚表示，IBM和三元的合作不仅仅是简单的办公自动化的应用，而将公司现有的各个信息系统通过协同办公平台进行集成、建立统一的管控平台，在企业整体信息化战略中也发挥着举足轻重的地位。”

北京三元生产车间（蒋湘辉 摄）

北京三元食品简介

北京三元食品股份有限公司，其前身是成立于1956年的北京市牛奶总站，1968年更名为北京市牛奶公司，1997年成立北京三元食品有限公司，2001年公司改制成为北京三元食品股份有限公司。三元食品产品涵盖屋型包装鲜奶系列、超高温灭菌奶系列、酸奶系列、袋装鲜奶系列、奶粉系列、干酪系列以及各种乳饮料、冷食、宫廷乳制品等百余品种，日处理鲜奶达1000余吨，在内蒙古海拉尔市、河北迁安、河北石家庄、天津静海、广西柳州等建立了十六大生产基地，拥有“三元”、“燕山”等著名商标；销售网络覆盖北京各城区、郊县及全国50多个省、市及地区。