在线协作服务支持咨询公司快速成长

位于阿拉斯加Anchorage的Staser Consulting Group（SCG）聚合了在商业智能领域各个方面的专业人士，帮助企业基于事实做出更好的角色。为了应对公司最近的高速增长，SCG需要一个企业级的通信和协作软件，但是采购一套系统部署在公司内部的做法从经济角度来说并不可行，而且考虑到SCG的虚拟商业模式，这种做法更不可行。作为一家提供知识的公司，SCG在Arctic Information Technology公司——微软的一家金牌认证伙伴——介绍微软Online Services中的Business Productivity Online Suite的时候，找到了解决方案。这个解决方案用在线服务的方式提供了SCG需要的功能。这个解决方案让SCG极为分散的团队成员能够有效地工作在一起，并且查看最新的文档和合同信息。

背景情况介绍

位于阿拉斯加的Anchorage的Staser Consulting Group（SCG）公司提供专有信息质量（IQ）分析工具，个性化的商业智能（BI）支持系统，生命周期数据管理和兼容性咨询服务，帮助它的客户聚合不同的信息需求，以更有效的方式运转，在市场上进行更有效的竞争。该公司的目标市场是企业客户，从小型的夫妻店到负责科迪亚克岛空港、阿拉斯加天然气管道的大型公司都是该公司的客户。阿拉斯加的天然气管道项目是北美历史上最大的项目。

SCG公司有八个顾问的核心团队以及超过42个工作地点。该公司的顾问们总是在外工作——事实上，SCG没有正式的企业办公室。虽然这种做法让SCG公司能够同自己的客户紧密配合，协同工作，但也对SCG公司自己提出了挑战。

SCG公司的创始人及主要负责人Jeff Staser表示，"我们面临的一个重大的挑战是让公司的专家团队能够像一个团队一样协作和沟通。"Jeff Staser还表示，"我们是一家真正意义上的虚拟公司——但是我们和其他任何一家企业一样，也需要沟通和协作。"

过去，这样的通信和协作需求比企业级的需求更特别。SCG公司的顾问们会在Anchorage的咖啡馆碰头，利用咖啡馆的WIFI网络，交换信息，下载最新的文件。SCG的行政经理Jennifer Boyd表示，"这真是一场噩梦。"

在2007年，这场噩梦变得更加可怕，那一年，SCG公司开始了高速增长。Staser相信SCG公司甚至可以增长得更快，因为有着旺盛的欲求，但是该公司的团队的生产效率和有效性因为缺乏一个企业级的通信和协作解决方案，始终不能满足公司增长的需要。

为了解决这个问题，SCG公司联系了微软公司的一家金牌认证合作伙伴，位于Anchorage的Arctic IT公司，寻求通信和协作解决方案。Boyd表示，"我们知道我们希望使用微软的解决方案，但是我们无法承担前期费用，以及部署相关的费用。""没有物理基础架构，员工在遥远的阿拉斯加以及南方的48个州工作，部署自己的系统不是件简单的事。我们该把服务器放在哪里呢？难道放在什么人的车库里吗？谁负责管理那些备份磁带？如果这个人在休假，而服务器当机了的话，我们怎么才能到他们房间里把备份数据取出来呢？"

这些都是事实，阿拉斯加的电信基础设施还无法支持SCG公司这种复杂分散的应用需求。但两个重要的改变让SCG的世界变得不同，使他们具备了通信和协作的能力。在2007年，阿拉斯加升级了通信基础设施，开始使用光纤通信。而且，Arctic IT公司带来了微软Online Services中的Business Productivity Online Suite。这正是SCG梦寐以求的方案，在偶然的一个机会中，它自己跳了出来。

解决方案

微软Online Services 中的Business Productivity Online Suite是托管在微软数据中心中的通信和协作软件，包括微软Exchange Online、Office Live Meeting、微软Office Communications Online和微软的SharePoint  Online。微软的提供服务器托管，并管理这些服务器，同时提供支持，而Arctic IT公司之类的合作伙伴则负责提供本地支持和增值服务。因为微软维护这些服务器——服务受到服务水平协议的约束，服务水平协议会有商务上的规定，确保了服务的高可用性和可靠性——SCG这样的客户无需在硬件上进行投资，也无需自己做支持。相反，他们只需要每个月为每个用户支付很少的费用，就可以得到全套的服务。"

Staser表示，"为了赶上公司在阿拉斯加快速增长的脚步——特别是有了天然气管道和科迪亚克岛项目之后——我们需要工具，帮助我们满足工作中的需求。微软的Online Services就是这样一款工具。"

支持复杂的信息需求

SCG公司是支持阿拉斯加管道天然气建设项目的支持方之一，这个项目是北美历史上最大的城市工程项目。SCG公司帮助这个项目集中不同来源的信息，用这些信息满足不同用户群组的需求，例如法律法规、环保和工程。SCG公司收集了这些数据，并设计了"如果......，会怎样......"的虚拟场景，以找到成本效用最高的方法铺设管道。Staser表示，"这也许是这个世界上最复杂的信息管理问题。"

Staser表示，"我们的顾问分散在各地，从阿拉斯加到亚特兰大、乔治亚州，彼此之间最多相隔5个时区。"Staser还表示，"他们彼此之间的联系和通信是非常必要的，微软的Online Services让他们能够用一种我们之前无法实现的方式进行通信和协作。"

今天,SCG公司现在将Exchange Online作为公司的电子邮件和日历系统，用SharePoint Online进行文档管理和协作，用微软的Office Live Meeting进行远程会议和协作。Boyd表示，"在SharePoint Online中，我们只要点几下鼠标，就可以获得最新的信息。"Boyd还表示，"无论我们在哪里工作，我们都可以同时获得一致、可靠的最新信息——这对我们来说至关重要。"

Staser表示，"有了微软的Online Services，我们拥有了这款强大的协作工具提供的种种价值，而且几乎没有花费任何费用。"

Arctic IT公司部署新的在线解决方案的速度给SCG留下了深刻的印象。Boyd表示，"迁移，非常方便。"Boyd还表示，"迁移只用了不到一天就完成了，我们没有遇到任何问题。一切都是无缝连接的，我们没有遭遇任何痛苦——我无法尽述Arctic IT公司做了多么伟大的工作。如果我们遇到任何问题，只要一个电话，就可以得到所有的答案。"

收益

微软的Online Services让SCG公司可以用上企业级的消息及协作解决方案，而且不需要该公司安排任何资源对这个系统进行支持。这个解决方案为该公司带来了很多价值。

提高效率和生产能力

Staser认为SharePoint Online最大的价值在于它能够反映出任何项目中都存在的三大要素：成本、范围和进程。

Staser对SharePoint Online的协作能力留下了深刻的印象，希望建议他的客户也用这个解决方案来解决变更批准的问题。Staser表示，"我们的一个客户用了120天的时间才批准了一项变更。如果我们能够理顺流程，我们就能够把这个时间缩短到20天。而有了SharePoint之后，我们只需要花1天的时间就能够完成同样的工作了。"

从管理的角度看，Exchange Online提供的共享日历也造成了巨大的影响。Boyd表示，"以前，我必须自己尝试安排会议的时间，然后联系所有的人，看看他们在那个时间是否有空，然后进行调整，反复多次，才能够最后找到一个对所有人都合适的时间。现在，我同步比较大家的工作日历，就可以安排会议了，这就把我的管理时间减少了50%。"

和自己建设系统相比，只需要花很小一部分费用就可以获得的企业软件

Staser谈到了自己建设系统和新的在线服务这两种方案在成本上的不同。Staser表示，"Arctic IT介绍的第一个方案是一个CS结构的解决方案，无法满足我们的需求。"Staser还表示，"当他们再次找到我们，带来了微软的Online Services方案之后，我们立刻有一种找到了家的感觉。"最初的解决方案价格为13000美元到15000美元，而购买微软Online Services只需要每个月为每个用户付费，价格要低很多。作为一名商人，我必须控制成本和运营预算。微软Online Services在费用上并不高，但是却大幅度地提高了我们的能力。我们还有一个优势，就是我们没有历史遗留下来的大量设备，因此没有这方面的顾虑。绝大部分的公司都必须等待遗留设备报废。我们则从一开始就获得了想要的解决方案。"

差旅费用下降了70%

对于Boyd来说，微软的Live Meeting能够大幅度地降低成本——无论是对SCG公司，还是对该公司的客户来说，都是如此。"不用负担高昂的差旅费用对于公司来说有着非常重要的意义。当管道项目全面铺开的时候，我们的8到42名专家可能每周都需要开会。我估计Live Meeting Online能够将我们每年的差旅费用减少70%。"

让SCG能够始终站在新技术的前沿

作为一家咨询顾问公司，具有革命性的通信和协作工具对于SCG来说非常重要。Boyd表示，"未来，因为Arctic IT是微软的金牌认证合作伙伴，我们知道他们会帮助我们不断更新系统，让我们始终能够使用微软最新版本的软件。"他还表示，"为了赢得新的项目，并且更有效地服务于我们的客户，我们有必要站在新技术的前沿。"

规模不断扩大满足公司动态成长需求

对于SCG公司来说，微软Online Services和Business Productivity Online Suite的另一个显著的优点就是它的可扩展性。SCG选择的任何解决方案都要足够灵活，才能够适应公司的变化动态。Staser表示，"如果我们在成长，我们的IT解决方案也必须成长。"Staser还表示，"如果我们的业务要求我们进行小规模的收缩，我们的系统应该能够做出相应的反应。我们的IT架构必须可进可退，简单灵活。我们不希望购买任何不需要的服务，也不希望采购一大堆设施设备。这样我们的服务就可以更具竞争力。"

Boyd表示，"微软的Online Services可以让我们按月付费。"Boyd还表示，"如果我们需要支持150人，我们就可以购买150个人的服务。"

Staser表示，"微软的Online Services让我们能够更好地应对竞争，拓展我们的业务。"Staser还表示，"去年，我们实现了高速增长，我们正在寻求在未来六个月里，将增长速度提高一倍。"

微软Online Services

微软Online Services是一套企业级的通信和协作软件，该软件托管在微软的机房中以服务的方式通过微软的合作伙伴进行销售。这种服务能够帮助客户快速地得到最新的技术，而且价格相对低廉。这些技术可以快速部署，为客户提供了流畅的通信、简单的管理功能，并达到了企业级应用要求的可靠性和安全性。

对于IT员工来说，微软的Online Services减轻了他们的工作负担，让他们不需要在完成一些日常的管理工作，例如安装、配置、持续维护、安装补丁、升级和更新等工作，这样就让他们可以把更多的时间放在那些能够推动公司业务的工作上。这些服务都有非常详细的服务水平协议，确保服务的质量能够满足企业用户的合规性和可靠性要求。在技术层面上，这项服务突出宣传了自己的复杂性和可靠性，并用微软作为品牌保证，该公司在数据中心上投资力度非常大，确保了对这些服务的支持。