RED使用在线文档管理服务减少温室气体排放

每个再生能源开发公司（RED）的项目都包含了复杂的、几百万美元量级的合同，这些合同需要进行谈判，控制，维护，以及仔细地审计。随着时间的流逝，RED意识到它需要一种更好的方式来管理这些文件，但它无力调整内部财务和人力资源结构以支持内部文件管理。微软的金牌认证合作伙伴PointBridge为他们提供了一种更好的方式，利用微软公司的SharePoint  Online——它是Business Productivity Online Suite的一部分。微软Online Services提供了RED需要的功能，而且如其所愿，避免了前期投资费用。

背景情况介绍

再生能源发展（RED）公司一直处于清洁能源的潮头。该公司同行业制造商们合作，生产设备，这些设备能够捕捉浪费掉的能量，并将这些能量进行再循环，让它们转变成干净的电能或者热能，这些循环产生的能源不需要燃烧额外的燃料，也不排放出额外的污染气体。对于那些合作的公司，RED帮助它们减少了能源成本，并且在排放额度方面提供了机会。

每个合作伙伴的设备都带来了全新的挑战。在合作初期，RED会为一个生产场地设计几种方式。RED可能同时和多个伙伴、在多个地点展开工作，这就对该公司的文件管理提出了更复杂的要求。

RED公司的CFO Aaron Walters表示，"所有的合同都需要进行谈判，工程图纸和规范需要存放，跟踪和控制，各种不同的解决方案的所有不同的版本也需要管理——这是非常严峻的挑战。"他还表示，"文件管理能力上的不足造成了严重的财务问题。而且，因为我们在商谈的是延续20年25年的合同，会有很多工作上的联系环节需要跟进，控制、维护以及审查，每个合同都需要如此。"

负责为RED公司使用的微软Dynamics会计系统提供支持的顾问在聆听了Walters介绍了上面这些复杂的业务需求之后，建议Walters和微软的金牌认证合作伙伴PointBridge谈谈，了解一下如何在微软的Office SharePoint Server 2007之上定制一个个性化的文件管理系统。Walters联系了PointBridge公司，他对该公司建议的解决方案感到很兴奋，因为他看到这个方案对于RED公司的价值。

不过，Walters的兴奋非常短暂，当他考虑到这个方案需要花费的费用的时候，兴奋就消失了。采购安装Office SharePoint Server的服务器及其他硬件设备的费用不在他的项目预算范围之内，更不用说他还需要安排人力资源去支持并管理这个解决方案。

不过，PointBridge发现了另一种满足RED公司需求的方式。该公司再次找到Walters，提出了一个建议，他们介绍了一种同样的个性化的文件管理系统——但是该系统运行在微软提供的环境中，使用SharePoint Online提供服务。SharePoint Online是微软公司Online Services 的Business Productivity Online Suite中的一部分。

解决方案

Business Productivity Online Suite包含了微软的Exchange Online, Office Live Meeting、微软Office Communications Online和微软SharePoint Online。Business Productivity Online Suite是一个企业级软件，托管在Online Services，微软通过合作伙伴以服务的方式销售这种服务。这种服务让RED之类的公司可以使用大量企业级的功能——包括桌面和移动电子邮件，日历和联系人管理、即时信息、呈现、音视频会议、共享工作空间和网络会议应用——这些功能的获得完全无需企业自己建设或维护内部应用或服务器设备。微软的应用专家团队负责托管并维护这些服务器。专家团队负责确保这些应用的安全更新和应用升级，因此RED公司总是可以使用到最新的功能，最新版本的软件。可用性和正常使用时间在微软的Online Services服务水平协议（SLA）中做了清楚的约定。

Walters表示，"当PointBridge带着SharePoint在线解决方案回来的时候，这个方案看起来比内部解决方案更为吸引人，因为它的拥有成本更低，但却能提供同样的价值和功能。"

RED公司仍然可以得到PointBridge之前描述的那个成熟强大的文件管理系统——而且无需承担采购硬件设备的成本，只需要每月按照使用情况支付使用费用即可——这个方案对于RED来说更为灵活可行。PointBridge开始为RED开发这个文件管理系统，PointBridge利用微软的Online Services为RED设置企业账户，并提供服务。

价值

对于RED公司来说，同PointBridge以及微软合作，通过微软Online Services采用Business Productivity Online Suite获得了很多价值。PointBridge为RED开发了一个文件管理系统，这个系统完全是针对RED公司面临的文件管理问题设计的。微软的Online Services提供了企业级的基础架构，通过这个基础架构，RED公司可以利用文件管理软件，完全无需自己在硬件设备上进行投资，也不需要自己进行支持。最后，对于RED公司来说，这种做法还带来了环保方面的价值，这让Walters何他的团队成员坚信，他们做出了正确的选择。

企业级的文档管理解决方案

PointBridge公司的总监Todd Golden表示，"我们为RED公司建设的文档管理解决方案让他们能够存储合同，维护版本信息，签入和签出的文档——完全是一个企业级的文件管理系统。"Todd Golden表示，"在系统中，多个员工可以同时编辑一份合同，而不会干扰彼此的工作，所有的变化都被记录在案，这样就可以很容易查找和识别。"

PointBridge为RED公司提供的文档管理解决方案还能够从合同里摘取特定的元数据——报告计划、交付里程碑等等，该系统能够在SharePoint Online中的一个管理工作面板中，提醒RED公司的经理们注意这些项目中需要履行的义务。

Golden表示，"他们甚至不需要走进来看这些文档。""他们可以在工作面板上看到对于他们的客户，公司还负有哪些义务。"

Walters表示，"微软的Online Services和PointBridge的文档管理解决方案在很多方面为RED公司提供了帮助。"Walters还表示，"它帮助我们强化了内部不同部门之间的协作，帮助我们提高了生产效率，并且帮助我们管理相关行业制造公司的商业流程，这些公司是我们的客户。"

低成本的访问

评估规模、配置Office SharePoint服务器以支持PointBridge文档管理解决方案大约花费了几周的时间，费用大约为几千美元。后期维护支持服务器等设备的人力成本会大大增加总体成本。但是RED公司选择了SharePoint Online这种服务方式，就避免了大量的时间和经费的浪费。服务器立时可得，这就意味着PointBridge可以立刻开始着手完成RED公司的文档管理项目，无需等待服务器。

Walters表示，"SharePoint Online对于RED公司来说具有着强大的吸引力，因此决策的过程非常容易。"Walters介绍道，"它提供了很强的灵活性，整个解决方案可以伴随我们企业的成长而扩展。按照每个用户每个月使用许可付费的方式降低了拥有成本。它和我们的业务结合得非常好，我们不断地从微软获得升级，因此我们总是能够用到最新的软件版本。作为一家初创公司，成本约束非常严格，Business Productivity Online Suite的方式在我们的成本控制中起到了很大的作用。"

降低温室气体排放

Walters表示，"我们没有选择采购一套系统的做法，如果是自己的系统的话，那么无论用户是否在使用，我们都必须支付系统运转的电能费用，我们利用微软数据中心力的存储虚拟化和服务器虚拟化技术，提高了服务器的吞吐能力，因此减少了实际消耗的电能。RED公司的业务是建立在减少温室气体排放这个目的之上的，在这个问题上，微软的在线服务解决方案和RED公司自己的哲学不谋而合。"

对于Walters来说，在评估这个强大的解决方案的过程中，这种默契并不是惊喜的全部。Walters表示，"在和PointBridge讨论我们业务的时候，我们很快就发现他们和我们非常合适，而SharePoint Online解决方案。这些值得信赖的顾问为我们提出的建议正是我们想要的——这些建议帮助我们找到合适的方法来满足自身的业务需求和价值追求。"

微软Online Services

微软Online Services是一套企业级的通信和协作软件，该软件托管在微软的机房中以服务的方式通过微软的合作伙伴进行销售。这种服务能够帮助客户快速地得到最新的技术，而且价格相对低廉。这些技术可以快速部署，为客户提供了流畅的通信、简单的管理功能，并达到了企业级应用要求的可靠性和安全性。

对于IT员工来说，微软的Online Services减轻了他们的工作负担，让他们不需要在完成一些日常的管理工作，例如安装、配置、持续维护、安装补丁、升级和更新等工作，这样就让他们可以把更多的时间放在那些能够推动公司业务的工作上。这些服务都有非常详细的服务水平协议，确保服务的质量能够满足企业用户的合规性和可靠性要求。在技术层面上，这项服务突出宣传了自己的复杂性和可靠性，并用微软作为品牌保证，该公司在数据中心上投资力度非常大，确保了对这些服务的支持。