Office 2013：打造传统企业的Modern Office

ZDNet至顶网软件频道消息：Modern Office会是什么样？首先，随时、随地、利用各种终端设备办公是最基本的形态，任何一个地点都可以在需要的时候成为办公室，任何一种终端设备都可以在需要的时候发挥办公电脑的作用，也许是台平板电脑，也许是部智能手机，甚至还可能是一台不具备计算、存储能力的网络终端；其次，无论身处何地，与同事及企业外部合作伙伴的沟通与协作就像面对面一样；最后，所有文档与数据都妥当保存，方便随时查阅与分享。

说到底Modern Office仍然离不开办公最根本的几件事：文档和数据的处理、共享协作、存储与展示。只是在云时代，Office 2013将这几件事的内涵与外延进一步扩展，传统办公与移动计算及云计算的结合，将变得更加自由、灵活、人性化。

在平板电脑上用OneNote手写记录会议笔记，在等地铁时用手机阅读文档，文档存储在云端，团队成员同步编辑文档……无论是出差在外，还是在家、在学校，都不会影响工作的连贯性。这些设想可能在多年之前就已出现，但只有在移动计算和云计算落地后的今天，人们才真正开始享用，如今它们已然成为我们工作和生活的一部分。

文档和数据的处理：随时、随地、利用任何设备

目前拥有18家省级分公司的国华人寿保险股份有限公司（以下简称“国华人寿”），为了增强业务人员的移动办公能力、更好地服务于广大客户，在企业内部署了Office 2013系统，并与其基于SharePoint 2013的私有云相结合，为员工提供了灵活的工作环境，使得办公不再受制于时间、地点和设备的局限，大大增强了企业的快速响应能力。

经常外出工作的业务人员修改公司内部文档相当困难，因为出于安全考虑员工不能将文件拷贝带走。Office 2013恰恰可以将文档保存在云端的SharePoint文档库，外部远程登录即可安全快速地访问企业私有云中的文档，文档打开时还会自动提示上次关闭时的位置，便于员工快速开始工作。

文档可直接存储在云端的SharePoint文档库

业务人员外出工作或开会时，经常需要随时记录备忘或客户需求，因笔记本电脑不便携带，更多的时候是记录在纸上，却又不方便查找。Office 2013支持Windows Phone、iOS、Android等终端系统，业务人员完全可以利用智能手机中的OneNote记录备忘，存储在云笔记中，共享的笔记还可以将手机中记录的业务信息自动汇总到上级主管的桌面。

可以看到，通过Office 2013的部署，国华人寿实现了随时、随地、利用任何终端设备快速开始工作的能力，同样是文档和数据的处理这个最基本的办公功能，在云时代发生了根本性变化。

基于云的内外部协作共享　如面对面沟通

大中型企业内部的有效协作可算是企业健康运转的基石，随着企业业务的增长和规模的扩张，其协作的复杂度也越来越高。多年来一直作为企业协作中流砥柱的电子邮件系统，在云时代到来之际不会消失，并仍将发挥重要作用，但其他协同方式由于新技术的发展与深入变得更加成熟，它们将逐步成为与电子邮件同样重要的协作手段，或许在未来的某一天完全取代电子邮件也未可知。

仍以国华人寿为例，其不同部门员工之间的协作原本都是通过邮件往来，传递不同的文档及其修改版本，多次修改和传递后，多个版本非常容易混淆。同时邮件的时效性较差，一些紧迫的文档修改往往不能及时完成，影响协作效率。

利用Office 2013则可以非常方便地合作编辑文档、填写数据，同时编辑同一个文档也能确保版本正确，文档和数据都可以放到企业内部私有云中共享。外出工作时尤其方便，甚至可以直接在浏览器中打开文档并编辑，还能够实现共同记录笔记、联机演示、答复批注等协作特性。与同事协同工作，就像在办公室面对面一样。

利用OneNote 2013的云笔记，业务人员只需将自己当天的业务情况记录下来，主管在自己的OneNote中，就可以同步查看各个业务人员的业务情况，无需通过邮件或其他方式传递和汇总。

每位业务人员用OneNote 2013记录的业务情况，自动汇总到主管桌面的OneNote中

同样是将Office 2013与SharePoint 2013整合在一起应用的联想集团， 还利用Word 2013直接打开PDF文件，突破了文档兼容性的障碍，高保真还原，修改文字、排版都可以在Word中直接完成，最后还能保存成PDF格式。确保了联想的员工无需专业人员的帮助即可无障碍地使用PDF内容，并方便了他们与全球经销商、业务网点之间大量PDF文档的传递。

作为未来企业协作方式的潜在主力之一，“企业社交”也成为联想集团在全球化过程中的重要手段。为了确保诸多全球项目的高效协作，联想集团通过SharePoint 2013为每个员工设立了自己的工作区，可以随时关注项目相关人员、文档或网站的更新，在第一时间获得项目的最新进展。分派的任务会动态显示给员工，而且任务可以和企业微博集成，方便交流。员工还能在自己的电脑上建立与SharePoint文档库和项目团队成员自动同步的文件夹，并且能够脱机使用。

作为SharePoint 2013的有效补充，Lync 2013则将沟通平台作为一种能力交付给所有员工，简单、便捷、直观。中国广东核电集团在将原有统一沟通平台升级至Lync 2013后，统一的在线状态、丰富的联机提醒、高质量的音频和视频体验，极大革新了人与人之间基于业务的沟通协作，不仅实现了员工的移动办公，并为企业提供了业务连续性。

海量文档的存储与搜索　安全、完整、便利

移动计算与云计算蓬勃发展的同时，也带来各类文档的海量增长，现在每两年数据量就翻倍。而且与早期的结构化数据不同，如今大多数据甚至是完全没有结构的，可以是实时的、也可以是非实时的，可以是流数据，也可以是传感数据，形式越来越多，如何有效管理和使用这些数据将是云时代的主要任务之一。

企业内部海量文档的存储，有些类似传统企业中的档案室。归档文件，首先要确保其完整，其次要保证期安全，最后还要获取便利。在云时代，海量文档库就相当于是一个基于云平台的巨大档案室，任重而道远。

联想集团通过部署SharePoint 2013实现了海量文档的有序分类存储与分享。SharePoint 2013的强大搜索能力，可以进行大规模爬网，而且易于扩展和自定义，搜索结果可以按人员、会话、视频进行分类，还能够根据文档修改时间进行动态调整，方便员工随时找到有价值的内部文档和资源。

自定义的SharePoint 2013搜索按人员、会话、视频进行分类

只有当企业内部不断产生的文档和数据真正沉淀为企业的知识宝库，并有效加以利用，才能让下一代办公平台成为完整的闭环，使得Modern Office名副其实。

文档和数据联机演示　多维度呈现复杂业务

文档和数据的处理、共享协作和存储都有迹可循之后，会发现还有一个重要环节不可忽视，那就是文档和数据的展示，阶段性地展示给内部同事、外部合作伙伴乃至客户，是推动业务有所进展的重要手段。原来在电话会议中难以用语言描述的情况，经过展示，一目了然，大大提高了沟通和协作的效率。

诺亚（中国）控股有限公司在上线Office 2013时，就非常看重其联机演示功能，可以方便地进行远程的在线展示。从而无需顾及对方是否安装Office以及所安装Office的版本问题，只要能够连接互联网，即可通过浏览器实时查看展示的Word、Excel和PPT文档，并跟随演示者查看不同的位置。而且PPT演讲之前只需连接上投影，即自动进入双屏放映模式，演讲者可在幕后查看备注文字、放大缩小幻灯片、进行缩略图跳转等，轻松控制演示过程。

PPT放映时自动进入演示者视图，查看备注，进行幕后演示控制

值得一提的是，Excel 2013全新的数据分析和展示能力，还可以连接不同的业务系统和数据库，将庞大复杂的数据进行层层分析，洞察问题、发现机会、辅助决策。其一系列快速制作报表的新功能，如“推荐的图表”、“推荐的数据透视表”、“图表格式设置”等，无论是新员工还是老员工，都可利用它们快速制作专业报表，提高业务分析能力。联想集团全球应用运维部就充分利用Excel 2013进行全方位的可视化展示，更清晰、直观地从不同角度呈现业务发展变化过程，迅速捕捉到关键点。